Para garantir o sucesso do seu projeto é preciso acompanhar a performance das ações, só assim será possível identificar o que está ou não funcionando em cada etapa do projeto. Para conseguir fazer esse acompanhamento é preciso lançar mão de indicadores de produtividade fiéis, ou seja, aqueles que melhor se adequam a cada projeto especificamente.

Você deve estar pensando “mas como saber qual é o melhor KPI a ser utilizado?” Calma, não se desespere, nós vamos te ajudar a entender tudo sobre indicadores e como escolhe-los de acordo com cada projeto.

Importância dos indicadores de produtividade

Os KPIs de um projeto fazem parte do processo decisório em diferentes níveis, por isso devem ser escolhidos a partir de um embasamento teórico que faça sentido para toda a equipe envolivida no mesmo. Os indicadores são de extrema importância para os projetos, pois servem para:

Localizar oportunidades e problemas
Estudar comportamento e inter-relações
Monitorar processos para garantir a eficácia das metas e utilização de recursos
Medir a relevância e impacto
Avaliar os resultados alcançados e a efetividade dos trabalhos
Alertar para necessidade de ajustes (avaliação intermediária)
Comunicar os resultados

Tipos de Indicadores

Eficiência (produtividade): medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos.
Eficácia (Qualidade): focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do produto/serviço.
Efetividade (impacto): focam as consequências dos produtos/serviços. Fazer a coisa certa da maneira certa. A efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, a transformação produzida no contexto em geral.

Como escolher o melhor indicador de produtividade?

O KPI – Key Performance Indicator, ou, em português, Indicador-chave de Performance, é usado para medir o desempenho dos processos e se uma ação, projeto ou conjunto de iniciativas estão colaborando para atingir os objetivos da organização.

Existem diversas opções de indicadores a serem medidos, para não se perder no meio do caminho considere as seguintes características de um bom KPI:

Ligação direta com os objetivos do projeto e da organização

Os KPIs estão diretamente relacionados aos objetivos do projeto e/ou da organização, portanto é preciso escolher adequadamente, pois indicadores errados mostram performances erradas.

Antes de escolher os KPIs do seu projeto, tenha os objetivos bem definidos e alinhados com toda a equipe, a partir disso passe a avaliar os indicadores que melhor respondem a esses objetivos. Cada projeto deve possuir indicadores próprios, que reflitam as expectativas, necessidades e realidades de cada projeto.

Possibilidade de mensuração

Não basta ter indicadores corretos, se o gestor não consegue medi-los e acompanha-los. Um KPI pode ser um percentual ou um número que precisa estar disponível para que possa ser medido e analisado da forma correta.

Periodicidade de acompanhamento

Já que o KPI é possível de ser mensurado, é preciso definir a periodicidade de análise dos dados. O acompanhamento constante dos dados é o que permite perceber o que está funcionando ou não no projeto.

Informações que ajudem nas decisões

A partir da mensuração constante dos dados os KPIs devem fornecer as informações corretas para a tomada de decisão. Ao perceber que uma ação não está trazendo os resultados esperados, pode-se muda-la imediatamente para que não traga prejuízos ao resultado final do projeto.

Componentes Básicos de um KPI:

Medida: pode ser qualitativa ou quantitativa e permite classificar os resultados, as características e as consequências dos produtos, processos ou sistemas.
Fórmula: indica como o valor numérico (índice) é obtido.
Índice: é valor de um indicador em determinado momento.
Padrão de comparação: permite uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento.
Metas: índices atribuídos aos indicadores, que devem ser alcançados num determinado período de tempo. Pontos ou posições a serem atingidos no futuro.

Principais tipos de Indicadores de Produtividade

Existe uma vasta possibilidade de escolha de indicadores, podendo inclusive ser construídos pela organização para determinado projeto, porém existem alguns KPIs que são comumente usados por gestores de projetos, são eles:

ROI (return on investment)

O ROI ou Retorno sobre o investimento é um indicador econômico que permite medir os rendimentos alcançados a partir de uma determinada quantia de recursos investidos.

Para se calcular o ROI faz-se a seguinte conta

ROI = (Ganho Final – Investimento Inicial) / Investimento Inicial

CPI (Cost Performance Index)

O CPI é o índice de desempenho de custos em um projeto.

A fórmula usada para calcular o CPI é

CPI = BCWP / ACWP

Onde BCWP significa budgeted cost of work performed e ACWP actual cost of work performed.

SPI (Schedule Performance Index)

Ja o SPI é o índice de desempenho de cronograma no projeto. Seu objetivo será o resultado do projeto e o que foi possível entregar dentro do planejamento.

Para calcular o SPI ao final do projeto usa-se a seguinte fórmula:

SPI = BCWP / BCWS (budgeted cost of work scheduled)

Se for construir o seu próprio indicador lembre-se que a fórmula do indicador deve, sobretudo, ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso, proporcionando a obtenção de um resultado, numérico ou simbólico, facilmente comparável com valores predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisório.

Já as metas de um KPI devem ser desafiadoras, mensuráveis, relevantes, viáveis, relevantes, específicas, temporais e, claro, alcançáveis.

Tenha sempre em mente que um indicador de produtividade serve como um guia do projeto durante a sua execução, mostrando se os caminhos estão ou não levando ao objetivo final. Use-os para tomar decisões inteligentes ao longo do processo e não exite em alterações ações e cronogramas quando os KPIs indicarem que algo está saindo do controle.

Por exemplo, tanto o CPI quanto o SPI têm como padrão de normalidade o número 1,0. Qualquer variação para cima indica que o projeto está melhor que o planejado em termos de custos (CPI) ou em termos de prazos (SPI); porém, se abaixo de 1,0 indicam situação adversa em uma ou em ambas as dimensões citadas.

Agora que você já sabe como escolher seus indicadores de produtividade visite nosso Blog se e aprofunde mais no assunto lendo sobre Indicadores de gestão de projetos.

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