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Gerenciamento de riscos em projetos: 10 dicas para você ter sucesso

Sempre que uma iniciativa é malsucedida, vem alguém e diz: “você sabia dos riscos inerentes ao projeto”. Mas o que muitas pessoas não levam em consideração é que realizar o gerenciamento e análise de riscos em projetos também significa estar atento às oportunidades.

Por exemplo, se você joga na Mega-Sena, corre o risco de não ganhar, mas também corre o risco de ganhar. O que você tem que fazer é gerenciar as variáveis (positivas e negativas) que influenciam seu projeto para que você atinja o objetivo que tanto almeja.

Nesse sentido, o gerenciamento de riscos em projetos é um conjunto de ações que buscam maximizar os riscos positivos e minimizar os negativos. Muitas surpresas podem acontecer durante a execução de um projeto, e é importante se preparar para tomar as decisões adequadas no momento correto.

Para lhe ajudar a ter sucesso nesse trabalho, preparamos dez dicas infalíveis. Veja a seguir!

1. Saiba os benefícios de fazer uma análise de riscos em projetos

Os benefícios de realizar uma análise de riscos em projetos podem se resumir em duas palavras: previsibilidade e controle.

Antes de começar efetivamente a analisar e gerenciar os riscos, é importante que você entenda por que deve fazer isso e quais os resultados positivos pode esperar. Assim, você será capaz de convencer seus superiores, seu cliente e sua equipe da relevância desse trabalho, ganhando o apoio necessário para realizá-lo com sucesso.

Veja a seguir os benefícios que a análise e o gerenciamento de riscos podem trazer para sua empresa!

Aumento da probabilidade de atingir os objetivos da empresa

Diferente da gestão de processos, quanto o assunto é projetos, é muito difícil alcançar um alto nível de previsibilidade. Por mais que a empresa tenha experiência em projetos semelhantes, cada iniciativa é única e, por isso, está exposta a todo tipo de imprevistos.

Ao fazer um adequado gerenciamento de riscos, é possível prever essas situações com antecedência, estabelecendo indicadores para identificar sua ocorrência e ações para mitigá-las, evitá-las ou transferi-las. Assim, será possível antever o risco em tempo hábil, tratando-o o mais rápido possível.

Esse cenário possibilita um maior controle das variáveis que interferem no projeto, evitando que elas gerem resultados negativos. Com isso, aumenta a probabilidade de alcançar o êxito do projeto, o que, consequentemente, ajuda a empresa a atingir seus objetivos.

Melhoria na identificação de oportunidades e ameaças

Ao realizar a análise riscos, é possível identificar tanto as ameaças ao projeto quanto as oportunidades com as quais a equipe pode se deparar. No dia a dia, não é fácil identificar uma situação quando ocorre. E, se não é fácil identificá-la, imagine definir as melhores ações para tratá-la ou aproveitá-la?

Ao identificar o maior número de possibilidades com antecedência, é possível determinar indicadores que revelem se uma situação está prestes a ocorrer ou está ocorrendo. Isso permite uma rápida reação da equipe, que passa a ter as ferramentas necessárias para perceber quando uma oportunidade ou ameaça se aproxima.

Melhoria da governança

Se a empresa passa a ter maior controle sobre suas oportunidades e ameaças e a garantir o atendimento dos objetivos de seus projetos, a melhoria da governança é uma consequência natural.

Imagine, por exemplo, uma empresa cujos projetos nunca conseguem entregar o resultado esperado. Com o tempo, sua reputação diante de seus acionistas e administradores irá por água abaixo. Os primeiros prejudicados serão os gestores de projetos e sua equipe. Porém, se a situação segue a mesma, isso poderá marcar a empresa como um todo.

Um adequado gerenciamento de riscos vai permitir alcançar os resultados esperados, entregando projetos exitosos. Isso refletirá na reputação da empresa diante dos altos conselhos administrativos, aumentando sua credibilidade.

Melhoria da eficiência dos profissionais

Esse benefício se relaciona diretamente com a melhor identificação de oportunidades e ameaças. Ao ter as ferramentas e informações necessárias para prever situações antes que elas ocorram, os profissionais poderão responder com maior agilidade. Ter um mapeamento das ações mais adequadas para tratar cada risco vai permitir a execução de ações efetivas, afastando a possibilidade de que se cometam erros devido à pressão do momento.

Paralelamente, todo o projeto será beneficiado pela previsibilidade proporcionada pelo gerenciamento de riscos. Serão necessários, por exemplo, menos ajustes de cronograma, o que evita retrabalhos e aumenta a produtividade.

Melhoria da aprendizagem organizacional

O gerenciamento de riscos deve andar de mãos dadas com o registro de lições aprendidas. Apesar de únicos, projetos podem apresentar semelhanças. Por isso, documentar seus riscos e os resultados de seu gerenciamento contribuirá para a construção de uma valiosa base de conhecimentos.

Em posse de toda essa informação organizada e acessível, as equipes de gestão de projetos podem usar esses ativos para aprenderem com experiências passadas e se prepararem para a execução de seus próprios projetos. A cada novo trabalho, mais completa essa base de conhecimentos será, beneficiando toda a empresa.

Melhoria da resiliência organizacional

Resiliência é a capacidade de se recuperar facilmente de problemas ou eventos de má sorte. Tudo a ver com gestão de riscos, não é mesmo? Executar uma boa análise de riscos em projetos vai permitir à empresa ter as ferramentas adequadas para passar por imprevistos em projetos. Será mais fácil responder às situações e os impactos serão minimizados.

2. Conheça os componentes da análise de riscos em projetos

Quando você começa a idealizar o Plano de Gerenciamento de Riscos, identifica três componentes: o evento (risco em si), a probabilidade de que ele aconteça, e também o impacto, caso ele ocorra. Mas o que significa isso?

Explicamos: se você está construindo uma casa próxima a uma árvore centenária, existe o risco de que a árvore caia. Ainda assim, qual é a probabilidade de isso acontecer? E, se ocorrer, que tipo de estrago ela fará?

Para cada risco listado, tanto negativo quanto positivo, você fará essa análise. Ao realizá-la, você deverá classificar os riscos de maneira que os mais importantes sejam tratados rapidamente. Com isso, poderá preservar o resultado que se busca com o projeto.

Depois de listados e classificados os riscos, você elabora um plano de ação para mitigar os riscos negativos (eliminá-los ou reduzir a probabilidade de incidência e o impacto) e maximizar os riscos positivos (aumentar a probabilidade de que eles aconteçam).

Isso não significa que os riscos positivos se tornarão realidade nem que os riscos negativos nunca ocorrerão. Significa que você estará preparado para aproveitar as oportunidades que se apresentarem, assim como para agir rapidamente quando um problema surgir.

3. Saiba como ter sucesso em gerenciamento de riscos em projetos

Gerenciar riscos em projetos requer uma boa dose de análise crítica e de planejamento. Não é ser pessimista nem otimista demais, e sim ver o cenário em que o seu projeto está sendo desenvolvido por completo, com todas as oportunidades e ameaças.

Esse é o momento para você pensar no quanto seu projeto é arriscado e em quais benefícios ele pode trazer para os usuários finais. Além disso, também é importante pensar em todas as partes interessadas e no impacto que o projeto pode ter sobre elas.

Essa questão das partes interessadas é muito importante e merece especial atenção. Projetos podem ser influenciados por diversas variáveis e, às vezes, os riscos podem vir de lugares que, a princípio, pareciam pouco prováveis. É preciso gerenciar as expectativas de todos e, para isso, você deve ter muita atenção.

Além disso, não esqueça de consultar as lições aprendidas da sua organização e de projetos semelhantes. Você pode encontrar valiosos insights sobre que tipo de risco esperar e como tratá-los, evitando passar novamente por situações que já foram vividas.

Depois de pensar nisso tudo, você poderá gerenciar seu projeto com muito mais eficácia, sabendo tudo o que pode acontecer, e conhecendo as ações que devem ser tomadas.

4. Identifique todos os riscos corretamente

Até mesmo o mais absurdo dos riscos deve ser considerado no momento de fazer seu Plano de Gerenciamento de Riscos. Se ele for passível de acontecer, você deve saber quais são as consequências, já que praticamente todos os riscos terão impacto em, pelo menos, três áreas do seu projeto: escopo, tempo e custos.

Uma boa ferramenta — mas não a única — que pode ser utilizada para esse fim é a análise SWOT. Veja a seguir o que é, qual seus benefícios e como utilizá-la como ferramenta interativa.

Análise SWOT

O termo SWOT é um acrônimo, no inglês, para Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Ou seja, corresponde a um modelo que organiza as Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades. Na prática, o que se faz é um estudo das características internas (forças e fraquezas) e uma análise externa (oportunidades e ameaças).

No conceito de gerenciamento de riscos de projetos, a análise de SWOT se aplica muito bem como uma técnica de identificação de riscos. Isso porque os riscos podem ter consequências positivas (forças, oportunidades) ou negativas (fraquezas, ameaças), e podem ser internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças).

Benefícios da análise SWOT

análise SWOT tem muito a contribuir para a gestão de riscos, pois permite olhar por outra perspectiva. Desse modo, gestor e equipe têm a possibilidade de encontrar riscos não identificados por outras técnicas.

É também uma ferramenta que está em consonância com a visão moderna de riscos: não são apenas potenciais problemas, mas também oportunidades. Ela possibilita visualizar se há forças internas suficientes para arcar com as ameaças (riscos negativos), ou para potencializar as oportunidades (riscos positivos), e, ainda, se as fraquezas são tão expressivas a ponto de inviabilizar o sucesso do projeto.

Desse modo, essa análise permite também realizar uma avaliação preliminar dos riscos no momento da sua identificação. Realizando uma análise um tanto mais aprofundada sobre a aplicação da análise SWOT, pode-se dimensionar até quanto a empresa, de fato, está disposta a se arriscar em benefício dos resultados.

Ou seja, a tolerância a riscos permite aferir até quanto dinheiro a empresa aceita investir e o quanto pode esperar até que o índice de falha seja considerado aceitável. Em síntese, para efeito de identificação de riscos, tudo o que é assinalado como sendo ameaças e oportunidades são riscos (negativos e positivos).

Perceba que a fraqueza pode ser entendida como risco ou como um agravante para a ameaça. Já as forças mitigam as fraquezas e protegem — até certo ponto — o projeto de sofrer com as ameaças.

A análise SWOT como ferramenta interativa

Além de auxiliar no processo de análise de riscos em projetos, as forças e fraquezas são elementos que apoiam a análise de riscos e o planejamento de respostas a eles. A fraqueza, por exemplo, aumenta a probabilidade de uma ameaça vir a afetar o projeto, ou aumenta o impacto dela.

A força, nesse caso, tem um efeito contrário. Por exemplo, a capacidade de investir na capacitação pode ser uma força para se aplicar no projeto e, ao mesmo tempo, a resposta ao risco para combater uma fraqueza e ameaça.

Note que, usando a análise SWOT como ferramenta, os processos de gerenciamento de riscos se tornam ainda mais interativos. Mas, ainda que essa análise seja um método válido na identificação de riscos, outras estratégias e ferramentas adicionais podem e devem ser utilizadas em conjunto, viabilizando brainstormings mais produtivos e uma melhor gestão dos riscos.

5. Dimensione o risco com precisão

Um risco mal dimensionado é tão perigoso quanto um risco não identificado. Se você subestima o impacto de um risco no orçamento do projeto e, depois, percebe que o projeto se torna inviável pelo acréscimo financeiro, de que forma justificar isso para o seu cliente?

É por isso que você deve usar as ferramentas adequadas para dimensionar o impacto de cada risco no todo, considerando as possíveis ações para reduzir ou maximizar seus efeitos.

Uma das formas mais comuns de se dimensionar os riscos com maior precisão é por meio da matriz de riscos. Ela vai permitir avaliar a probabilidade de o risco ocorrer e o impacto que ele vai gerar caso aconteça. A seguir, comentamos um pouco mais sobre essa ferramenta.

Matriz de Riscos

Como diz o próprio nome, essa ferramenta consiste em uma matriz que serve para classificar melhor os riscos existentes no projeto, atribuindo a eles graus de relevância.

Essa matriz apresenta dois eixos: o vertical (probabilidade de ocorrência do risco) e o eixo horizontal (grau de impacto do risco, caso ele ocorra). Ao cruzar os resultados de cada eixo, é possível determinar o grau de importância do risco analisado.

Eixo probabilidade da Matriz de Riscos

Esse eixo determina a probabilidade de ocorrência do risco. Existem diversas versões, porém o mais comum é trabalhar com as probabilidades alta, medida, baixa e rara.

  • alto: significa que a chance de o risco ocorrer é grande, pois costuma se realizar, de fato. Assim, precisa ser gerenciado de perto;
  • médio: consiste no risco que tem probabilidade ocasional de acontecer. Para tal risco, vale a pena planejar respostas, mas sem tanta preocupação como nos casos acima;
  • baixo: quer dizer que o risco tem pouca chance de se concretizar;
  • raro: neste caso, é muito improvável que o risco aconteça. Assim, só valeria a pena se preocupar nos casos em que esse risco se mostrasse com impactos grave ou gravíssimo;
  • quase certo: essa é uma atribuição aos riscos que são quase impossíveis de se evitar. Por essa razão, convém estudar iniciativas de mitigação que deverão ser colocadas em prática depois de o risco se tornar um ofensor concreto.

Eixo impacto da Matriz de Riscos

Esse eixo determina o impacto do risco, caso ele ocorra. Também existem diversas versões, porém, o mais usual é encontrar uma classificação dividida em riscos gravíssimos, graves, médios, leves e sem impacto.

  • gravíssimo: traduz-se em um risco que pode fazer com que o projeto seja inviabilizado ou que o dano ocasionado seja irreversível;
  • grave: consiste em um risco que apresenta consequências que podem comprometer drasticamente o resultado do projeto, acarretando atraso ou insatisfação das principais partes interessadas;
  • médio: esse é um tipo de risco que pode acarretar prejuízo momentâneo nas restrições de custo e prazo do projeto, mas é passível de ser corrigido;
  • leve: refere-se a um risco com consequências pouco perceptíveis, podendo ser facilmente corrigido;
  • sem impacto: é o risco que não apresenta consequências perceptíveis no projeto e, por isso, pode ser tratado com indiferença em praticamente todos os casos. Somente requer atenção se ocorrer com certeza e com alta frequência.

É importante avaliar muito bem o nível de impacto dos riscos, já que essa classificação vai influenciar diretamente o tipo de medida a ser tomada em relação a ele.

Probabilidade x Impacto

Ao analisar o eixo de probabilidade, pode ser atribuída uma classificação que varia de quase certo de acontecer até raro. Já ao observar o impacto de cada risco, pode-se determinar que eles podem desde não representar impacto até serem gravíssimos.

Ao cruzar essas duas informações, é obtida a classificação do grau de importância do risco. Geralmente representado em uma escala de cores de verde, amarelo e vermelho, essa categorização divide os riscos em:

  • risco extremo;
  • risco elevado;
  • risco moderado;
  • risco baixo.

Com isso, o que antes poderia parecer uma análise subjetiva e pouco confiável passa a ser um modelo de gestão que diferencia os riscos e otimiza o processo de tomada de decisão.

6. Socialize as informações

Falar de riscos pode parecer um pouco pessimista ou otimista demais, mas tanto sua equipe quanto seu cliente têm que saber o que pode ocorrer ao longo do projeto. Se a mudança de uma lei pode atrapalhar ou beneficiar seu trabalho, você deve deixar claro quais serão os efeitos positivos e negativos dessa mudança.

Obviamente, todos ficarão na expectativa de que somente os riscos positivos aconteçam. Mas, se houver um impacto negativo, não será surpresa e todos saberão como agir dali em diante.

7. Aceite sugestões

Risco identificado e dimensionado, e vem alguém com uma solução nunca imaginada por você ou sua equipe. Antes de rechaçar a sugestão, avalie se ela é aplicável. Por mais absurdas que algumas soluções pareçam, muitas vezes, são elas que nos salvam de boas armadilhas. Basta lembrar-se do personagem MacGyver para saber como, às vezes, o inusitado serve para muitas coisas.

8. Tome providências

Mesmo os riscos com pouca probabilidade de acontecer e pouco impacto para o projeto devem ser considerados, tratados e registrados, para que sua equipe saiba exatamente o que fazer no momento em que eles ocorrerem. Subestimar os riscos de um projeto é uma falha bastante comum para as empresas, o que, muitas vezes, implica perdas irreparáveis para o projeto.

9. Monitore seus riscos

Mais do que ter um excelente Plano de Gerenciamento de Riscos em Projetos, com tudo documentado e guardado na gaveta, você deve ter mecanismos de acompanhamento para saber se a probabilidade ou impacto de cada risco está aumentando ou diminuindo.

Prever um acontecimento pode ser a diferença entre você ser parabenizado pela conclusão do projeto ou crucificado por ter um projeto concluído fora do prazo, ou com orçamento estourado, por exemplo.

O monitoramento é fundamental para que você esteja sempre pronto para dar respostas ágeis e efetivas a cada risco, garantindo que seus clientes terão a solução contratada conforme o combinado.

10. Faça ajustes e siga em frente

A partir do monitoramento, você poderá atualizar seu Plano de Gerenciamento de Riscos, tornando-o uma verdadeira ferramenta de gestão.

A entrada de um novo concorrente no mercado do seu cliente, por exemplo, pode significar um risco a mais, assim como a saída de um grande player pode se tornar uma grande oportunidade. Estar atento a essas nuances permitirá que seu projeto seja um verdadeiro sucesso e que seu cliente se sinta satisfeito com o seu trabalho.

Gerenciamento de riscos em projetos é um gerenciamento de incertezas, de coisas que podem ou não ocorrer. Quanto mais preparado você estiver para lidar com essas incertezas, maior é a segurança que a sua equipe terá para desenvolver projetos de alta qualidade.

Para saber mais sobre como você pode implementar um gerenciamento exitoso de riscos na sua empresa, fale com um dos nossos consultores. Nossa equipe técnica estará aberta para assessorar e ajudar você a encontrar as melhores respostas para suas necessidades.

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