Todos os profissionais que trabalham com a gestão de projetos sabem que cada etapa fornece grandes oportunidades para que o time possa criar um fluxo contínuo de melhorias.

Nesse sentido, saber trabalhar com as lições aprendidas de um projeto é crucial para reduzir riscos e manter as equipes com a melhor performance.

Em projetos corporativos, experiências e conhecimentos podem ser ferramentas de grande importância. Quando combinadas, elas ajudam a reduzir riscos, gerar mais performance e inovação. Assim, cada time terá mais facilidade para atingir suas metas.

Mas como aplicar as lições aprendidas de projetos em novas iniciativas? Qual o real impacto de documentar erros e avaliar a melhor forma de evitá-los no seu dia a dia? Veja a seguir!

Como ter acesso às lições aprendidas de um projeto?

Todo projeto corporativo pode apresentar erros, falhas e lições a serem aprendidas. Quando o gestor sabe identificar essas situações, criando registros bem estruturados para evitar que tais problemas ocorram no futuro, os resultados da empresa podem passar por ganhos contínuos.

Justamente por isso, guias de boas práticas e metodologias de gerenciamento de projetos listam isso como um ponto chave para ter sucesso nas rotinas de gestão.

Com a companhia sendo capaz de replicar boas práticas e evitar problemas, o fluxo de trabalho torna-se muito melhor estruturado.

E quais são os benefícios disso?

Em poucas palavras, identificar e aprender com os erros e acertos de um projeto cria um grande legado positivo para o negócio.

Os times terão uma documentação precisa sobre o que deve ser evitado e quais são as boas práticas que precisam ser replicadas. Os projetos executados passam a contar com os alicerces para melhorias contínuas.

Uma base de conhecimentos é criada para que os gestores possam traçar riscos, identificar vulnerabilidades e outros fatores que tornam o planejamento menos eficaz.

Ao mesmo tempo, a companhia terá uma lista de boas práticas que podem ser implementadas para garantir mais performance aos times.

Assim, as lições aprendidas de um projeto passam a ser um conhecimento estratégico, ou seja, uma ferramenta para a companhia ter as garantias de que os seus objetivos sempre serão atingidos.

E com o aumento da competitividade empresarial, o conhecimento tornou-se um dos principais ativos das companhias.

As empresas que aprenderam como lidar com as demandas externas, que estruturam boas rotinas e que identificam como utilizar as experiências passadas para atingir melhor performance no seu futuro, conseguem ganhar muito mais espaço no mercado.

Como utilizar as lições aprendidas para otimizar futuros projetos?

Conseguir extrair, catalogar e aplicar as lições aprendidas de um projeto pode ser um grande desafio. Assim, é importante que os times tenham uma rotina eficaz para avaliar o que pode ser adotado no planejamento de projetos futuros.

Para isso, é necessário identificar o que ocorreu de errado, avaliar o que colocou o time em tal situação, analisar as medidas tomadas para solucionar a falha e o que pode ser feito para evitar esses erros no futuro. Veja abaixo!

Colete feedbacks

A companhia pode criar um processo de coleta de feedbacks com todas as equipes, além de manter um registro contínuo do dia a dia de cada etapa do projeto. O foco precisa estar nos processos, não nos culpados.

Com isso, o gestor conseguirá identificar de uma forma mais abrangente todos os fatores que impactaram nos resultados finais do projeto.

Documento erros, acertos e feedbacks

A documentação criada deve possuir uma linguagem clara e objetiva, com um direcionamento bem estruturado para que profissionais consigam identificar o que deve e não deve ser feito.

Se possível, a companhia pode utilizar um template padronizado, tal como uma lista dividida nas seguintes categorias:

• uma descrição do evento;
• o que gerou a ocorrência;
• quais os impactos do problema nos resultados do time;
• quais foram as medidas tomadas para solucionar a falha;
• o que pode ser feito para evitá-la no futuro.

Realize reuniões após cada etapa do projeto

Não deixe de realizar uma reunião ao término de cada etapa do projeto para distribuir e coletar informações sobre os problemas encontrados, as lições aprendidas e o que deve ser feito para evitar situações de risco nos processos seguintes.

Esteja pronto para ouvir e criar um ambiente integrado para todos atingirem melhores resultados a médio e longo prazo.

Compartilhe informações com o time

As lições aprendidas de um projeto devem ser compartilhadas com todo o time. Isso inclui os que estavam presentes em cada etapa e os participantes de iniciativas futuras.

Dessa forma o líder de projetos pode certificar-se de que boas práticas serão replicadas (e as ruins evitadas).

Revise os seus dados sempre

Revise o seu registro regularmente. Isso deve ser feito tanto para alinhar práticas com os novos padrões do mercado como para incluir lições de novos projetos.

Assim, a empresa terá uma base de conhecimentos sempre atualizada e bem estruturada.

Como garantir a qualidade de novas iniciativas a partir das lições aprendidas de um projeto?

A gestão de projeto é uma tarefa complexa, que envolve um grande número de profissionais, times e áreas. Conhecimentos são compartilhados, conflitos surgem e erros acontecem.

E no meio de todos esses fatores, o gestor deve trabalhar para garantir que as metas e prazos sejam cumpridos à risca.

Em busca de mais agilidade e performance, uma série de estratégias são aplicadas. Empresas investem em metodologias, ferramentas de TI e guias de boas práticas para integrar times, manter uma estrutura mais flexível e criar um ambiente de trabalho de alta performance.

Além disso, há a busca por uma melhoria contínua de rotinas, seja eliminando riscos ou replicando boas práticas.

Nesse sentido, investir em uma abordagem de gestão pautada na replicação das lições aprendidas de um projeto é um ponto chave para que empresas possam atingir esse objetivo.

Por meio dessa prática, a companhia tem mecanismos para identificar o que deve ser evitado, divulgar boas práticas e replicar rotinas que garantem mais qualidade no dia a dia de novos projetos.

Assim, o gestor terá caminhos muito mais seguros para atingir o sucesso esperado.

E aí, gostou das nossas dicas sobre como garantir mais qualidade nos seus projetos futuros? Quer receber mais dicas sobre gerenciamento de projetos? Então assine já a nossa newsletter!