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5 dicas para a otimização da gestão de atividades de um projeto

Quem pensa que dar conta da gestão de atividades que envolvem a execução de um projeto é coisa fácil está enganado. Em um mar de tarefas que podem se desdobrar em outras ainda mais complexas, o gestor precisa correr contra o tempo para garantir suas entregas. Não por acaso, muitas vezes, chega a parecer que nada está dando certo, não é verdade?

Quem deseja administrar as etapas de um planejamento e não conta com as ferramentas e os conselhos mais adequados pode acabar em um buraco sem fim. Prazos estourados e insatisfação do cliente não são resultados difíceis de se encontrar no mercado.

Mas não fique desanimado! Neste post, trazemos cinco dicas incríveis que podem melhorar a gestão de atividades em seu projeto, oferecendo mais segurança, produtividade e eficiência! Vamos lá?

1. Aprenda a priorizar as tarefas

Saber como sequenciar seus afazeres é prioridade máxima. Talvez você pense que já sabe como fazer isso, mas sempre vale a pena revisar os nossos próprios conceitos, não é mesmo?

A listagem das atividades de acordo com a urgência é uma habilidade essencial para o gestor de projetos, uma vez que abre caminho para um controle aprimorado dos prazos.

A entrega dentro do deadline é um dos fatores que mais impacta na satisfação do cliente. Portanto, passar a maior parte do dia resolvendo tarefas menos aquecidas enquanto as mais quentes estão a ponto de explodir não vai adiantar.

Tarefas comuns podem ganhar um prazo estipulado. As rotineiras podem ser sequenciadas. Já as tarefas urgentes não têm prazo. Elas precisam ser feitas ontem. Portanto, saiba identificar o que precisa ser feito no momento e o que pode ser deixado para depois.

2. Saiba dividir as tarefas maiores

Se você acompanha nosso blog, já deve ter lido sobre esse princípio antes. Fazemos questão de citá-lo porque o número de gestores que sofrem por não conseguir controlar a entrega de tarefas gigantes é muito alto. Se uma mercadoria pesada pode ser dividida em pedaços mais leves, não faz sentido sofrer para carregar todo o peso sozinho.

No dia a dia do profissional que lida com esse tipo de trabalho, a exigência por entregas em períodos cada vez menores parece virar tendência. O mercado urge e, dependendo do segmento, um atraso de algumas horas pode ser significativo na satisfação do cliente.

Acredite, saber dividir é um passo de extrema importância para a produtividade de equipes. Quebre as atividades grandes em grupos menores, delegando-as de acordo com o nível de complexidade, o prazo e a habilidade do colaborador.

3. Conte com recursos tecnológicos

Quem quer ganhar pontos na gestão de atividades não pode ignorar o poder da tecnologia. Em plena era da informatização, as alternativas inteligentes para manter sua equipe focada nas atividades prioritárias são variadas. E mesmo que você ainda torça o nariz para as novas tendências, talvez esteja na hora de experimentar.

Hoje em dia, os recursos se integram da melhor maneira possível. O mercado está repleto de plataformas que prometem acesso atualizado às informações mais relevantes, praticamente de qualquer lugar.

Quando você enxerga o avanço tecnológico como um aliado da sua gestão, os ganhos chegarão com maior velocidade, aumentando a eficiência do negócio, desburocratizando processos e oferecendo praticidade para as tarefas acessórias.

O controle do fluxo de atividades também é um benefício excelente proveniente dos softwares de gestão mais aplicados. Na mesma linha, a interação de membros do time distanciados geograficamente é outra vantagem fantástica.

O que era muito difícil e caro no passado, agora é bem mais acessível para a maioria das indústrias. Abra seus horizontes e aprenda a confiar na informatização para gerir a informação de forma mais assertiva.

4. Mantenha o foco da equipe bem ajustado

Uma equipe improdutiva é uma das piores despesas que qualquer organização pode ter. Em uma situação como essa, a empresa perderá ao custear a folha de pagamento investindo em uma equipe que não dá retorno. Salários, benefícios, RH e por aí se vai o dinheiro…

Uma equipe desejável é aquela que se preocupa em alcançar suas metas. Contudo, quem é capaz de se manter motivado quando não sabe aonde quer chegar? Dentro de uma instituição, a falta de objetivos claros não funciona para as pessoas.

Como gestor, você precisa manter o compromisso com a atualização diária das metas, ajustando o que deve ser feito todos os dias e verificando o andamento das atividades dentro do mesmo expediente.

Se o caminho está claro para todos, mas não está sendo trilhado, então o problema é a falta de foco. Nesse caso, não ignore os desvios. Procure ouvir os membros da equipe e ter tato para influenciar as pessoas de forma positiva.

Lembre-se que você precisará provar o quanto o grupo evoluiu em direção ao alcance das metas. Assim, redirecione as forças da equipe visando à fluidez da rotina de trabalho.

5. Revise para melhorar os processos

Como sabemos, o trabalho com a gestão de projetos é uma questão de herança. Toda vez que você investe na elaboração de um novo plano, é certo que a empresa herdará ainda mais conhecimento e esboços para os próximos contratos.

Nesse processo de crescimento gradativo, a revisão deve ser uma prática constante. Por mais que você ache que se lembra de todos os pontos fortes e fracos do projeto concluído, vale a pena voltar atrás e listar seus aprendizados. Nesse momento, você pode fazer algumas perguntas.

  • O que me fez ganhar tempo?
  • O que deu errado? Por quê?
  • Todos os prazos foram cumpridos?
  • Quais membros da equipe mais se destacaram?
  • Segui meu esboço integralmente?
  • Havia espaço suficiente no cronograma para contornar possíveis crises?
  • Se pudesse voltar atrás, o que eu faria de forma diferente?

Aproveite para analisar suas entregas e a priorização de tarefas que você categorizou como urgentes. O processo de revisão vai fazer com que cada projeto seja otimizado, identificando tudo o que tirou você e sua equipe do foco.

Depois disso, bola para frente. É hora de encarar o próximo projeto com uma bagagem mais ampla e carregada de experiências que o ajudarão a se esquivar de acidentes e mancadas. Você vai chegar lá!

Temos o compromisso de auxiliar você a melhorar não só a gestão de atividades, mas também todos os processos que poderão fazer de você um gestor melhor. Assine nossa newsletter e receba o melhor do nosso conteúdo em sua caixa de e-mails!

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