O guia PMBOK® (PMI®, 2015) define gerenciamento de projetos como aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender seus requisitos.

A fim de aplicar a estratégia de gerenciamento, é preciso fundamentalmente de tempo. Definir prioridades na gestão de projetos pode ser fator determinante de sucesso, pois fará com que os pacotes de trabalho a serem desenvolvidos fluam com mais facilidade, ajudando toda a equipe a desenvolver seu trabalho de forma mais rápida e com qualidade.

Como, por definição, todo projeto é desenvolvido de forma gradativa, ou seja, por etapas e tem um prazo para acabar, muitas vezes o tempo é o grande vilão do gerenciamento.

Com tantas tarefas a serem feitas: prazos para cumprir, pacotes de trabalhos para serem entregues, custos para acompanhar e economizar, pessoas para liderar, ou seja, muitas atividades a serem executadas ao mesmo instante, determinar prioridades é essencial.

Como fazer para definir prioridades na gestão de projetos?

1. Defina qual a estratégia da organização para os projetos.

Dentro do planejamento estratégico das organizações cada projeto tem o seu o papel. Alguns nascem como investimento; outros, apenas para conquistar o cliente; e há ainda os que são para gerar lucro.

Saber qual o papel de cada projeto dentro da empresa faz com que o foco do gerenciamento mude. Isso ajuda a definir qual a melhor ferramenta de gestão a ser utilizada para gerenciar o empreendimento.

O escritório de projetos (PMO) é responsável pelo alinhamento estratégico do projeto com o planejamento da organização. É ele que deverá informar ao gestor do empreendimento qual a meta do seu projeto frente a empresa.

2. Defina o escopo

Projetos existem para produzir entregas e atender as necessidades e expectativas de um cliente final.

O escopo do projeto é a soma dos produtos e serviços a serem entregues para o cliente. É o objetivo que o empreendimento busca atingir.

É preciso definir, listar e validar todo o objeto do escopo em comum acordo com o cliente a fim de não ficar de fora nenhuma entrega ou objeto que o cliente gostaria que fizesse parte do escopo.

3. Defina a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A estrutura analítica de projeto é um organograma criado a partir da definição do escopo do projeto. Tem como objetivo evidenciar tudo o que precisa ser entregue ao cliente final. Seu foco não está no que precisa ser feito e, sim, no que precisa ser entregue.

Ela permite que o escopo seja mais bem detalhado e, por meio dela, conseguimos medir o quanto de esforço, custo e prazo será necessário para desenvolver determinada entrega.

Com a EAP também definimos quais pessoas da equipe realizarão determinadas tarefas. Por ser uma ferramenta de fácil compreensão, utilizada por todos os membros da equipe, ela deve ser elaborada em conjunto e divulgada a todos os interessados, facilitando a comunicação, principalmente quando for necessário prever pontos críticos.

4. Elabore um cronograma

Para planejar e controlar o tempo do projeto, é necessário elaborar seu cronograma. Ele incorporará atividades e suas durações, recursos necessários para se executar determinada tarefa, ajudando a perceber quais atividades são dependentes de outras para que elas aconteçam.

Por meio do cronograma, conseguimos ver em qual tarefa é preciso alocar ou retirar recursos, fazendo com que as pessoas não fiquem ociosas e o fluxo de trabalho fique mais leve, gerando uma maior produtividade da equipe.

Com ele, conseguimos traçar o caminho crítico e, assim, ficará mais fácil definir prioridades na gestão de projeto, ajudando a atender todas as expectativas do cliente no que se refere à entrega do produto do projeto

5. Defina os custos

É de fundamental importância para o sucesso do empreendimento que seja realizada uma gestão clara e eficiente de custos. O sucesso final está diretamente relacionado ao retorno financeiro a ser obtido por meio do desenvolvimento do projeto.

É claro que temos projetos que não apresentam por objetivo o lucro. Porém, cabe à diretoria, junto ao PMO, decidir quais são esses projetos.

Cada tarefa do projeto terá um custo para ser desenvolvida, finalizada e entregue ao cliente final. É preciso explicitar qual tipo de recurso será utilizado em sua realização. Além de recursos internos, é necessário contabilizar os externos, como: materiais, equipamentos, empreiteiras, locações entre outros, quando exigidos.

Assim, ficará fácil visualizar, em termos monetários, qual será a tarefa prioritária.

6. Defina as receitas das entregas

Após finalizado cada pacote de trabalho, definido na estrutura analítica do projeto, será produzida uma entrega ao cliente. Esta deverá ser medida monetariamente, gerando, assim, uma receita.

É preciso analisar qual o ganho monetário: se a receita paga pelo cliente supera — e em quanto supera — o custo que a organização teve para entregar o pacote de trabalho. É a relação custo-benefício que deverá ser priorizada nessa etapa.

7. Converse com escritório de projetos (PMO)

O escritório de projetos (PMO) é o setor que dá suporte aos gerentes de projetos na forma de treinamento metodológico, software, padrões, etc. Ele existe a fim de agregar resultados positivos na aplicação das boas práticas de gerenciamento para a organização.

O PMO, junto à diretoria da organização, ajudará o gerente a definir as prioridades na gestão de projetos. Eles definirão qual será a métrica utilizada, por meio dos dados levantados pelo gerente, para medir qual tarefa será de maior prioridade em relação a outra.

Ajudarão também a solucionar problemas de tarefas que estejam com dificuldade de serem realizadas por falta de pessoal. Deslocando recursos humanos de outros projetos para colaborarem em sua execução.

8. Defina as prioridades

Com todas as variáveis acima elucidadas e documentadas, conseguimos montar uma planilha numérica em que cada tarefa terá sua coluna correspondente para: prazo de elaboração, custo de elaboração e receita gerada.

Não devemos nos esquecer de que existem tarefas dependentes de outras para acontecerem. Para tanto, uma simples conta de custo-benefício ajudará a definir, junto ao PMO, qual rota seguir.

Definir prioridades na gestão de projetos ajudará a equipe a se manter focada no objetivo, pois os resultados aparecerão de forma mais rápida, o que gera um grau de satisfação atrelado a uma vontade de querer alcançar outras metas.

É visível também que essa definição ajudará a organização a poupar recursos internos, o que proporciona uma economia de custos, pois evitará retrabalho desnecessário, uma vez que a equipe estará focada em uma determinada tarefa.

Logo, é necessário que os membros da equipe sejam bem treinados para serem eficazes em resolver os problemas que vão surgir durante a rotina de trabalho para a entrega do objeto ao cliente final.

É essencial observar se as pessoas certas estão alocadas nos lugares certos para que todo o fluxo de comunicação e de trabalho seja rápido e coerente com a rotina.

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