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Organização e eficiência na gestão de projetos: conheça o case de sucesso da Project Builder com a SulAmérica

Atire a primeira pedra quem nunca administrou os projetos de uma empresa usando planilhas do Excel. O programa é muito versátil e acaba sendo a primeira opção quando um gestor quer começar a organizar os processos de um trabalho, não é mesmo?

Embora não exista nada de errado em usar a solução da Microsoft, ela pode apresentar muitas falhas no gerenciamento dos projetos, desde o esquecimento da atualização dos dados até fazer com que os colaboradores pulem uma etapa importante do trabalho. O resultado? Atrasos nas entregas!

Se imaginou esse cenário em uma empresa pequena, saiba que o gargalo na centralização das informações e administração dos prazos existem em organizações de qualquer tamanho. Inclusive na SulAmérica, um dos maiores grupos de seguradora independente do Brasil, que precisa administrar inúmeros projetos de setores diferentes.

Quer saber como a organização, em especial, o departamento de saúde e odontologia, migrou das planilhas para um sistema automatizado e customizado como o da Project Builder? Então, continue a leitura deste post!

O início da parceria entre a Project Builder e a SulAmérica

Paulo Brustolin. Esse é o nome por trás da parceria entre a Project Builder e a SulAmérica. O mestre em administração e estratégia empresarial conheceu a ferramenta em 2004, quando implementou a estratégia de gestão de projetos na Unimed Cuiabá.

A solução trouxe tantos resultados para a operadora de planos de saúde, que foi um dos exemplos citados no livro “Projetos Brasileiros de Sucesso — Casos Reais de Gerenciamento”, escrito por Margareth Carneiro, uma das referências no assunto no mercado brasileiro.

Como em time que está ganhando, não se mexe, Paulo passou a levar a solução da Project Builder para outras empresas que precisavam de uma gestão de projetos mais eficiente. Até que, em 2017, se tornou o diretor nacional de saúde e odonto de produtos, precificação, regulatório (ANS) e projetos — unidade conhecida como DIPAP— da SulAmérica.

Ao assumir o cargo, notou que faltava uma gestão de tarefas bem estruturada. E, assim, começou a parceria entre as duas organizações. Para ajudá-lo na implementação da ferramenta da Project Builder, Paulo convidou o especialista em gerenciamento de projetos, Flávio Gomes.

O resto dessa história e como o software transformou a forma de gerenciar processos e ideias dentro da operadora de seguros, contamos no próximo tópico. Confira!

O desafio de gerenciar os projetos de forma mais eficiente

Toda organização tem necessidade de ter visões de portfólio de projetos. Parece algo simples, não é mesmo? No entanto, muitas empresas não contam com essa informação consolidada de maneira correta, ágil e dinâmica.

Bom, era esse o cenário da SulAmérica quando os consultores da Project Builder foram acionados. “Notamos problemas na visão sistêmica dos projetos e na parte da comunicação. Identificamos que a seguradora precisava organizar as informações para ter mais eficácia na coordenação dos projetos, na distribuição dos recursos e no controle do tempo”, explica Luiz Braun, CEO da Project Builder.

Além disso, ainda tinha outro grande desafio: sensibilizar a equipe de que a ferramenta seria mais vantajosa para o trabalho diário de todos. Para isso, foi aplicada uma prova conceito. Dessa forma, a Project Builder pôde conhecer o contexto da organização, fazer as pessoas interagirem com o sistema para, enfim, desenhar uma solução adequada com as demandas da SulAmérica.

“Durante o processo da prova de conceito, conseguimos determinar a quantidade de pessoas que utilizam o software efetivamente, quais os seus níveis de acesso, entre outras particularidades do negócio. Essa etapa funciona como uma pré-implantação do sistema de gestão”, revela Luiz.

Depois que tudo foi estruturado de maneira personalizada no software, realizou-se a integração com o ambiente online da empresa. Nessa fase, também foram incorporados serviços para garantir a regularidade e a segurança do sistema. A etapa final da implementação foi o treinamento para toda a equipe aprender a usar a ferramenta.

Flávio Gomes, head de PMO da DIPAP, conta que o processo de implementação do Project Builder foi muito rápido devido a usabilidade que a ferramenta oferece.

“Em seis meses, foi possível colocar todo o escritório de projeto no ar. O sistema é fácil de usar e permite uma comunicação clara entre a equipe. Outro ganho foi a centralização das informações, que deixaram de estar dispersas em e-mails e planilhas de Excel”.

Com o setor de odonto e saúde organizado, a SulAmérica conseguiu melhorar suas entregas, analisar melhor os dados e, claro, colher benefícios que fortalecem a sua presença no mercado.

As vantagens de usar uma ferramenta de gestão no seu negócio

Organização, tempo e qualidade. Esses são os três principais pilares que movem o gerenciamento de projetos — e a SulAmérica conseguiu melhorá-los usando a ferramenta da Project Builder.

“Quando começamos a trabalhar no setor, não tinha metodologia e nem ferramenta. Eram 19 projetos rodando, com um consultor para cada e uma dificuldade para centralizar todas as informações”, revela Flávio Gomes.

Com o uso da ferramenta Project Builder Business aliada à modalidade de Project Model Canvas (uma solução Methodware), muitos problemas foram resolvidos. Além da melhoria da comunicação entre os colaboradores, obteve-se mais agilidade para encontrar os dados de cada projeto, já que todo o documental passou a ser registrado em um só lugar.

Como consequência, a velocidade ao acesso à informação aumentou. “Hoje, é possível consultar um registro e acompanhar rapidamente esse dado. Também conseguimos enviar o status dos projetos para quem solicitou de forma dinâmica e ágil”, diz Flávio.

Resultado final? Após a implantação da gestão de projetos, a plataforma aumentou o engajamento da equipe (são mais de 200 colaboradores cadastrados), estabeleceu a padronização no registro de dados e trouxe mais escalabilidade para o negócio, já que os consultores podem gerenciar até cinco projetos simultaneamente.

“Toda essa mudança foi fundamental para o posicionamento estratégico da empresa no mercado, e ter a Project Builder como parceira contribuiu ainda mais para alcançarmos esses resultados”, conclui Flávio Gomes.

Viu como é possível sair do Excel e realizar uma gestão de projetos mais eficiente para o seu negócio? Entre em contato com um dos consultores da Project Builder e encontre a melhor solução para a sua empresa!

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