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Por que a documentação de processos deve ser feita e como fazê-la?

A gestão de projetos é um dos assuntos mais importantes para o sucesso de um negócio. Essa metodologia de trabalho melhora o entendimento das atividades, fornece informações sobre a produção e ajudar a atender as necessidades do mercado.

Nessas horas, é fundamental conhecer as técnicas e os conceitos que fundamentam o controle dos trabalhos e a análise dos resultados obtidos — e a documentação de processos é um de seus principais exemplos.

Contudo, muitos profissionais não dominam esse conteúdo e tomam atitudes equivocadas em suas rotinas. No final das contas, o escopo do projeto não é seguido, o cliente fica insatisfeito e o planejamento não alcança os números desejados.

Este post vai ajudar você a entender um pouco mais sobre o assunto. Continue a sua leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é a documentação de processos?

Existem várias formas de definir esse conceito, mas a sua ideia principal está relacionada à organização das atividades e informações de uma empresa de uma forma simples e direta. Em outras palavras, a documentação de processos vai muito além da criação de manuais e documentos: ela é parte integrante da evolução do negócio, criando uma base sólida para mudanças e avanços no futuro.

Por que ela é importante?

Imagine que uma instituição do setor de Tecnologia da Informação (TI) perde um funcionário de sua equipe por um motivo qualquer. Nessas horas, é preciso achar um substituto à altura, que consiga dar continuidade aos trabalhos, certo?

Contudo, todo o conhecimento sobre os softwares que estão sendo desenvolvidos não foram documentados e armazenados. Com isso, o time não consegue prosseguir.

Outra questão muito comum acontece quando um gerente entra de férias, por exemplo. Em muitas situações, esse profissional é responsável por várias atividades e acumula inúmeras funções.

Quando a documentação de processos não é feita, a gestão perde muito tempo porque não consegue atuar sem a presença desse funcionário. E não pense que ligações telefônicas resolvem o problema — elas apenas demonstram que não há padrão e retenção de conhecimento.

Os exemplos acima são fictícios, mas muitos gestores passam por casos parecidos. As atividades de uma empresa são repetitivas. Por mais que você trabalhe com clientes e projetos diferentes, os valores e a visão de sua empresa sempre são as mesmas.

A documentação de processos é importante porque ajuda a identificar o estágio atual de um serviço. Além do mais, você consegue monitorar as atividades e encontrar falhas com facilidade também.

Como fazê-la?

Provavelmente, você está se perguntando como aplicar a documentação de processos, não é mesmo? Pois bem, a metodologia AS IS/TO BE é muito utilizada hoje em dia no mercado. Veja como ela é utilizada abaixo.

AS IS

De uma forma simples, o mapeamento de processos AS IS analisa a situação atual das etapas, assim como possíveis melhorias. Os usuários diários devem participar dessa atividade, relatando como executar um processo a partir de entrevistas. Também é possível criar um questionário, a fim de levar informações, como:

  • descrição de tarefas;
  • explicação dos percursos e validações;
  • cenários alternativos do negócio.

TO BE

Envolve todos os trabalhos referentes às documentações futuras do processo. Por outra forma, o modelo TO BE redesenha o escopo, as regras, os papéis e todas as características dos processos.

De qualquer forma, a ferramenta AS IS/TO BE ajuda no amadurecimento dos processos do projeto, deixando bem claro quais são os objetivos da organização e como uma estrutura simples facilita a obtenção de resultados positivos. Além disso, é essencial envolver todos os funcionários e manter o engajamento elevado.

Quais são as dicas para otimizar os trabalhos?

Entenda os objetivos do projeto

É essencial conhecer as metas de cada projeto. De nada adianta, por exemplo, utilizar uma estratégia que não está adequada às expectativas dos stakeholders ou aos recursos disponíveis.

Antes de tomar qualquer atitude, analise todas as informações, documentos, planilhas e gráficos do projeto. Além disso, é possível também estudar os dados de projetos anteriores ao realizar o serviço mais de uma vez para uma mesma empresa.

Essas atitudes o ajudam a encontrar falhas e ter insights na hora de criar um plano de ações eficiente.

Saiba armazenar os documentos

Essa dica parece simples, mas ela é fundamental para otimizar a documentação de processos. Coloque todas as informações em um lugar central e que seja de fácil acesso, permitindo que todos possam consultá-las sempre que for preciso.

Quem não segue esse caminho pode alimentar falsas ideias no ambiente de trabalho, como o fato de existirem informações restritas para um grupo de pessoas.

Lembre-se de que todos são necessários para aumentar a produtividade e atender a demanda crescente do mercado. Ademais, utilize uma linguagem simples também.

Adote bons indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho ajudam a encontrar falhas e descobrir oportunidades em um projeto. Eles mostram dados de forma simples, ajudando-o a tomar decisões com precisão.

Existem vários indicadores, por isso, você deve escolhê-los com sabedoria. Utilizar um indicador de capacidade, por exemplo, para analisar a lucratividade do projeto não é algo bom, pois você trabalha com dados corretos, mas aplicados em questões erradas.

Fique atento aos feedbacks que você recebe também. Utilize-os para melhorar a sua postura no dia a dia.

Utilize novas tecnologias

Os avanços tecnológicos já fazem parte de sua rotina. É impossível, por exemplo, melhorar o gerenciamento de projetos com atividades manuais. O uso de computadores, celulares e softwares é imprescindível nessas horas.

Portanto, faça uma pesquisa de mercado e encontre um software de gestão de projetos com uma solução completa, que reúne todas as funções em um só lugar. Ao tomar essa atitude, você facilita o compartilhamento de documentos e a visualização rápida de diagramas e fluxos.

Com a leitura deste post, você descobriu o que é a documentação de processos e como ela é feita. Ainda, entendeu como é importante estar sempre atento ao mapeamento AS IS/TO BE.

Outros pontos importantes estão relacionados à participação de toda a equipe e ao uso de novas tecnologias. Então, não perca mais tempo: faça com que todos se envolvam e adote uma ferramenta adequada às suas demandas.

Gostou de aprender mais sobre a documentação de processo? Agora, compartilhe este conteúdo em suas redes sociais e faça com que mais pessoas aprendam também!

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