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5 dicas para realizar um relatório de produtividade na sua empresa

No ambiente corporativo moderno, a produtividade é um dos principais fatores associados à capacidade de um negócio manter-se competitivo. Você sabe o que é um relatório de produtividade?

Companhias com rotinas eficazes e fluidas podem atender com rapidez a demandas de clientes e parceiros comerciais. E evitando atrasos e quedas de performance, o negócio pode manter um conjunto de serviços de qualidade sempre. Por isso, saber realizar um relatório de produtividade é fundamental.

Mas, afinal, o que fazer para maximizar a performance da empresa? Qual a real importância de manter um acompanhamento preciso dos indicadores de performance no ambiente corporativo e de criar um relatório de produtividade? Confira abaixo!

Qual a importância de medir a produtividade dos setores da empresa

A produtividade é um fator-chave para que empresas evitem prejuízos. Quando um negócio tem um ambiente de trabalho eficaz, os recursos são utilizados com mais qualidade. Assim, a companhia terá uma rotina mais econômica e competitiva.

Mensurando a produtividade interna, o gestor terá mais capacidade para otimizar cada setor. A empresa terá uma visão abrangente sobre como cada recurso é utilizado, os problemas existentes e gargalos que impedem o negócio de atingir os seus objetivos de médio e longo prazo. Em outras palavras, uma correta identificação sobre a performance da cadeia operacional traz mais competitividade e oportunidades de negócio para a empresa.

Quais as vantagens de acompanhar os índices de produtividade do negócio

Em longo prazo, o acompanhamento da performance interna cria a oportunidade para a empresa colocar-se em um lugar de destaque no mercado. Por meio de um relatório de produtividade, o gestor terá um histórico completo sobre como cada processo se desenvolveu e os problemas atuais. Assim, boas práticas podem ser replicadas.

Ao mesmo tempo, o acompanhamento das rotinas internas dá mais capacidade para o negócio eliminar erros e gargalos operacionais. Desse modo, será criado um fluxo de melhorias contínuas: sempre que for necessário, o gestor poderá efetuar mudanças para que todos os times consigam atingir os objetivos esperados.

5 estratégias para medir e aumentar a produtividade da empresa

Para aumentar a produtividade do negócio, companhias contam com várias abordagens. Conforme o tipo de rotina executado em um setor e a maneira como os processos estão estruturados, o gestor poderá aplicar medidas que tornam os times mais eficazes e evitam gargalos operacionais. Confira cinco delas abaixo e torne cada relatório de produtividade interno mais inteligente!

1. Efetuar o registro das atividades dos funcionários

Independentemente das estratégias utilizadas por uma empresa para maximizar a sua performance, elas só serão eficazes se o negócio tiver um grande conhecimento sobre como os processos estão estruturados.

Portanto, faça uma análise básica sobre as rotinas e mantenha um registro sobre como cada processo é feito. Dessa forma, a companhia pode identificar quais são as atividades com mais etapas, redundância em rotinas e outros fatores que tornam o dia a dia da empresa mais complexo.

Os registros podem ser feitos por meio de um relatório de produtividade. Esse documento terá o resultado de todas as medidas internas feitas para otimizar o fluxo de trabalho, informações sobre as métricas de desempenho e o que deve ser feito para manter a empresa mais eficaz. Como resultado, a gestão interna terá mais capacidade de tornar o empreendimento mais eficaz.

2. Estabelecer metas e indicadores de performance

A avaliação sobre o impacto de qualquer política operacional e a definição de rotinas deve ser feita com precisão. E uma das melhores formas de obter um conhecimento profundo sobre os processos e os resultados obtidos com eles é a adoção de indicadores de performance.

As métricas de desempenho auxiliam o gestor a visualizar em tempo real (e com uma visão de longo prazo) como cada rotina se desenvolveu. É possível mensurar fatores como o número médio de chamados atendidos por um time de suporte, a capacidade de uma área manter-se dentro do prazo ou mesmo o número de erros em uma determinada rotina.

Com tais dados em mãos, a empresa consegue avaliar o que pode ser otimizado e tomar as medidas corretas para manter-se mais eficaz. Cada métrica também deve ser vista como uma meta. As metas funcionam como um “ponto de chegada” para cada profissional: elas indicam o que a companhia espera de uma rotina e auxiliam uma pessoa a orientar-se para atingir um desempenho dentro dos objetivos do negócio.

3. Atualizar periodicamente as métricas internas

O mercado muda constantemente. Nesse cenário, é importante que a empresa esteja preparada para se manter alinhada com o cenário atual, moldando serviços e indicadores para que as suas atividades sempre gerem bons resultados.

Portanto, faça uma análise constante dos indicadores utilizados internamente. Se necessário, faça revisões, garantindo que cada indicador esteja alinhado com os padrões do mercado e que, assim, a empresa possa moldar os seus serviços para atingir o máximo de qualidade possível.

4. Compartilhar os resultados com os profissionais por meio de um processo de feedbacks contínuos

Se a empresa identificar erros em rotinas, é importante que medidas sejam aplicadas para corrigir os processos e mantê-los em um alto padrão. Para que isso seja feito com qualidade, a companhia precisa contar com um processo de feedbacks contínuos integrado aos seus processos de gestão de equipes.

Tendo isso em vista, compartilhe os resultados de cada time regularmente. Oriente profissionais sobre rotinas de baixa performance e trabalhe lado a lado com cada equipe para solucionar erros e alinhar atividades. Dessa forma, a companhia poderá manter um fluxo operacional de alta qualidade.

5. Adotar uma ferramenta para gerenciar projetos

Um dos pontos-chave para qualquer empresa alcançar uma rotina de qualidade é um processo de distribuição de tarefas eficaz. E graças à tecnologia, companhias podem gerenciar times com mais precisão, independentemente do local em que cada profissional esteja.

Isso será importante especialmente em projetos, quando muitas pessoas estão envolvidas em diferentes atividades. Com o auxílio de uma ferramenta de gestão de projetos, o gestor pode direcionar e acompanhar a evolução de atividades com precisão em um ambiente centralizado. Assim, as chances de atrasos ocorrerem cairão drasticamente.

A emissão do relatório de produtividade também será mais simples e ágil. Os gestores terão um ambiente centralizado para acompanhar a performance de todo o negócio. Desse modo, a documentação sobre a performance interna será mais precisa e inteligente.

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