Fazer a gestão de equipes remotas é um grande desafio. Pontos como comunicação, liderança e carga cultural ganham peso extra, demandando um líder hábil que saiba contornar as adversidades e transformá-las em força motriz para o sucesso do projeto.

Todavia, essa é uma das maiores tendências para os próximos anos. Será cada vez mais comum lidar com equipes à distância. Não por acaso, segundo a Deloitte, 56% das empresas já estão reformulando seus processos de gestão de pessoas, transformando-os em digitais.

Pensando nisso, desenvolvemos este guia para você. Hoje, vamos entender um pouco mais sobre gestão de equipes remotas e descobrir como a tecnologia pode ser aplicada para facilitar o dia a dia e melhorar os resultados. Continue a leitura!

Conceito de equipe remota e os principais desafios na gestão

É muito comum gerenciar equipes que estão reunidas em um mesmo local, passando instruções sobre o que deve ser feito e como deve ser feito. Entretanto, o grau de dificuldade aumenta quando os profissionais estão espalhados pelo mundo.

Resumidamente, uma equipe remota é aquela que trabalha em prol de um mesmo objetivo, mas que não compartilha o mesmo ambiente físico. Logo, há a necessidade de reuniões online, conversas por telefone e a aplicação de outras tecnologias específicas.

Um dos primeiros desafios a serem superados é a comunicação, que não é mais presencial. É preciso identificar canais que se adaptem ao perfil dos integrantes do time, além de levar em consideração questões como o fuso horário. Se um integrante estiver em São Paulo e outro no Pará, de outubro a fevereiro, há uma diferença de uma hora.

Dependendo da proximidade física com o líder da equipe, segundo pesquisa, é comum que os integrantes também tenham uma percepção diferente da estrutura de poder. Ou melhor, enquanto alguns podem se sentir ignorados outros podem sentir que fazem todo o trabalho.

Outro ponto que merece destaque é a carga cultural dos integrantes do time, especialmente se pertencerem a países diferentes. É possível que posturas naturais de alguns funcionários tornem-se ofensivas para outros, culminando em conflitos ao longo do projeto. No Japão, por exemplo, evita-se usar o número 4 nos projetos, medo chamado de tetrafobia.

Primeiros passos para trabalhar com equipes remotas

Por essa razão, é importante que o gestor de equipes remotas conheça muito bem o seu time, entendendo seus pontos fortes e fracos. Assim, é possível agir com mais eficácia e extrair grandes resultados, aproveitando cada peculiaridade em benefício da empresa.

Em primeiro lugar, é preciso optar por uma comunicação mais fluida, garantindo que ninguém se sinta excluído. Para tanto, será preciso contar com a ajuda das ferramentas certas, assunto que será discutido no próximo tópico. Além disso, é preciso dar “voz” aos profissionais, permitindo que se expressem e entrem em contato com demais integrantes.

Também deve-se disseminar o conceito de equipe de trabalho, mostrando que, apesar de não estarem em um mesmo ambiente físico, todos estão em busca dos mesmos resultados. Isso pode ser facilitado ao desenvolver um propósito claro, um “por que” para todo o trabalho. Dessa maneira, o gestor terá mais eficiência e eficácia ao liderar sua equipe remota.

Vantagens da tecnologia na gestão de equipes remotas

O trabalho remoto tem se popularizado graças aos avanços tecnológicos. Há algumas décadas, seria impossível imaginar equipes remotas trabalhando na proporção atual, afinal, não existiam ferramentas compatíveis para auxiliar esse processo. Hoje, no entanto, é possível fazer tudo à distância: mensurar resultados, definir o workflow e até mesmo premiar. Confira os benefícios:

Aumento da produtividade da equipe

De modo geral, parte do ambiente de trabalho é improdutivo. Ao entrevistar 32 mil profissionais, a Microsoft descobriu que ao menos 17 horas semanais são desperdiçadas. Nas equipes remotas, que trabalham em home office ou em espaços compartilhados, é possível que esse número seja ainda maior, culminando em falta de produtividade.

Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada. Com a ajuda do sistema correto, é possível avaliar as entregas de cada membro do time, identificando se estão ou não de acordo com o esperado. Além disso, é possível acompanhar as métricas e indicadores-chave de desempenho, proporcionando uma visão holística ao gestor do projeto.

Melhoria na comunicação intergrupal

Como dito, a comunicação é um dos elementos mais importantes para a gestão de equipes remotas. Com diálogos claros é possível direcionar, informar, motivar e extrair novas ideias dos integrantes. Segundo relatório do Towers Watson, empresas que investem em comunicação obtém um retorno — ROI — até 47% superior que outras empresas.

As atuais tecnologias permitem que a comunicação em um projeto aconteça de forma descendente, isto é, dos líderes para os seus liderados. E mais, também empodera os liderados, permitindo que tenham voz ante a alta administração. Logo, todos permanecem alinhados.

Facilidade no desdobramento de metas

As equipes remotas estão vinculadas à empresa e devem contribuir para o alcance de metas genéricas da organização. Todavia, nem sempre é fácil desdobrar objetivos maiores em pequenos resultados, muito menos comunicar isso aos integrantes da equipe remota. Esse é outro desafio que pode e deve ser vencido com a ajuda da tecnologia.

Com um bom sistema, tem-se mais facilidade em criar objetivos e metas, bem como compartilhá-los com os subordinados, mantendo-os alinhados. Os dados podem ser visualizados em painéis de controle com interfaces limpas e didáticas, facilitando o entendimento. Assim, é possível agir estrategicamente e alcançar conquistas exponenciais.

Otimização gestão dos integrantes da equipe

Definir papéis e responsabilidades em equipes remotas é um grande desafio, afinal, alguns profissionais podem sentir que trabalham mais do que outros. Por essa razão, é preciso ter clareza sobre as funções, responsabilidades e resultados que devem ser entregues por cada integrante.

O sistema não só ajuda a definir esses pontos, como também dispara alertas informando o que e como dever ser feito. Dessa maneira, fica mais fácil e eficaz realizar a gestão da equipe, mantendo todos informados sobre as tarefas diárias. Além disso, com a tecnologia correta, é possível, inclusive, visualizar as atividades dos membros da equipe.

Fazer a gestão de equipes remotas é um desafio diário. Para vencê-lo, é preciso contar com a tecnologia correta, tais como: software de gestão de projetos, canais de comunicação e sistemas de desdobramento de metas. No final, grandes resultados poderão ser alcançados, beneficiando equipe e empresa como um todo.

Gostou do conteúdo? Aproveite para continuar aprendendo. Confira nosso artigo sobre planejamento de equipes, nele falamos sobre definição de regras e metas alcançáveis. Você vai gostar!