Realizar mais em menos tempo e garantir que o trabalho seja feito com a maior agilidade possível sem perder nada no quesito qualidade: que gerente de projetos em sã consciência não sonha com isso? Pois é possível, sim, elevar a produtividade da sua equipe e manter o mesmo padrão de excelência nos resultados, bastando para isso que você tome alguns cuidados no momento de colocar o projeto para funcionar. Que tal conhecer esses cuidados agora mesmo? Então aproveite já nosso guia com os 5 passos fundamentais para dobrar a produtividade da sua equipe de desenvolvimento:

1º PASSO: CONHEÇA BEM SUA EQUIPE

Por mais que o currículo de cada profissional diga muita coisa, é no momento de realmente fazer acontecer que percebemos quais são as competências de cada pessoa, as habilidades e atitudes que as fazem especiais em determinada atividade.

É o famoso CHA, de Conhecimento, Habilidade e Atitude, que torna cada profissional único. E conhecer esse triângulo comportamental de cada colaborador ajuda a distribuir as tarefas de modo estratégico, colocando a pessoa certa na atividade certa, garantindo assim uma maior produtividade.

O conhecimento pode ser adquirido por meio de treinamentos, capacitações, graduações, pós-graduações, MBAs e diversas outras formas de educação continuada. Já a habilidade consiste em saber colocar o conhecimento em prática, não ficando limitado apenas à teoria, afinal, o conhecimento tácito só é válido quando pode ser efetivamente explicitado em ações. Por fim, a atitude diz respeito à vontade de fazer, usando o conhecimento em parceria com a habilidade para transformar o ambiente e fazer de cada atividade e cada projeto um verdadeiro sucesso.

Se você conhece bem sua equipe, automaticamente consegue identificar o nível de desenvolvimento de cada uma dessas vertentes, proporcionando os meios para que o time se desenvolva até que se torne altamente competente. Um membro da equipe que acaba de se formar, por exemplo, tem o conhecimento da academia, pode ter alguma habilidade, mas não possui experiência de mercado. Mas se ele tiver atitude certamente desenvolverá bem suas atividades. Por outro lado, se não tiver motivação para ir atrás do que precisa por si mesmo, ficará dependente dos outros, podendo, assim, tornar-se um problema para a produtividade da equipe de desenvolvimento.

Garantir que todos entendam detalhada e completamente seus papéis e suas responsabilidades também contribui para que você conheça melhor cada membro da equipe e possa definir tarefas e prazos com uma maior assertividade, agilizando a execução do projeto.

2º PASSO: ADOTE UM SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS

Quanto mais informações precisam ser gerenciadas em um projeto, igualmente maior se torna a complexidade para manter tudo sob controle. Se for um programa ou portfólio então, a dificuldade aumenta exponencialmente! Por isso, a adoção de um software de gestão de projetos se torna a melhor forma de colocar o planejamento em execução sem medo de falhas, riscos, atrasos ou qualquer outro tipo de problema.

Com um software de gestão de projetos você passa a ter a capacidade de planejar com cuidado cada fase dos trabalhos, controlando o que vem sendo realizado e monitorando os resultados para que não existam discrepâncias entre o previsto e o efetivamente feito. Com a ajuda dessa ferramenta você pode ainda manter a equipe focada em suas respectivas atividades, de forma a prever a alocação de recursos com mais precisão, sem eventualmente precisar lidar com novas contratações emergenciais.

Ao acompanhar de perto o desempenho da equipe, é possível determinar o tempo médio gasto em cada atividade, monitorando assim o caminho crítico do projeto para que não aconteçam atrasos durante sua execução. Com essa tática, se houver qualquer tipo de problema com um membro da equipe — como uma ausência temporária, uma falta injustificada ou situações do tipo —, você pode rapidamente rever o planejamento de atividades a fim de priorizar aquilo que realmente é mais importante.

Com os relatórios emitidos pelo software de gestão de projetos você passa a ter todos os aspectos mais relevantes do trabalho monitorados e controlados em tempo real, podendo tomar decisões a qualquer momento para ajustar não só o planejamento como sua própria execução, de modo a não perder a produtividade que a equipe vem tendo.

Além disso, com a implementação desse recurso você pode identificar muito mais facilmente riscos que possam vir a impactar de forma negativa o projeto, além de reconhecer falhas que não foram tratadas, padronizar o timesheet para que não ocorram discordâncias e ainda avaliar os processos utilizados até o momento para otimizá-los e, assim, garantir uma maior produtividade para a equipe.

3º PASSO: DEFINA UMA METODOLOGIA DE TRABALHO

Definir uma metodologia de trabalho ajuda a criar um bom alinhamento entre os membros da equipe, colocando todos para trabalhar em conjunto pelos mesmos objetivos. Padronizar processos, documentos e fluxos de comunicação confere mais agilidade à execução das atividades, uma vez que todos passam a estar devidamente familiarizados com a rotina, deixando de gastar tempo na tentativa de desvendar o que deve ou não deve ser feito.

Adotar uma metodologia ágil — como o Scrum, por exemplo — pode ser uma boa ideia para colocar sua equipe trabalhando com foco em melhores práticas de gerenciamento de projetos. Acredite: quando todos estiverem afinados com os preceitos da metodologia ágil adotada, poderão compartilhar aprendizados, trocar percepções e, assim, construir uma maneira única de desenvolver projetos com mais agilidade.

Mas atenção: para que a metodologia de trabalho adotada funcione perfeitamente, é preciso que os fluxos de comunicação estejam bem estabelecidos e em pleno funcionamento, além de ser necessário que as pessoas saibam onde e como buscar as informações de que necessitam, podendo consultar rapidamente outros membros da equipe para sanar dúvidas e trocar ideias sempre que necessário.

Também nesse sentido um bom software de gestão de projetos pode ajudar — e muito! —, pois o recurso auxilia o compartilhamento do conhecimentos adquiridos ao longo do projeto e permite que se crie níveis diferentes de acesso para cada membro da equipe, garantindo assim a segurança da informação sem comprometer a produtividade da equipe de desenvolvimento.

4º PASSO: MEÇA A PRODUTIVIDADE SEMPRE

Para saber como anda a produtividade da sua equipe não basta simplesmente sair perguntando por aí se está tudo dentro do planejado. Para fazer tudo como manda o figurino, é preciso mensurar indicadores de produtividade diários, semanais e mensais para saber se a equipe está realmente desempenhando suas atividades dentro do esperado ou se é preciso melhorar o comprometimento para que o projeto não seja impactado. Mas como fazer isso?

A primeira etapa a ser cumprida consiste em desmembrar os objetivos da equipe em metas e indicadores de produtividade. Quando cada pessoa sabe exatamente o que é esperado dela, natural e automaticamente desenvolve um maior senso de comprometimento com suas obrigações, pois sabe direitinho das consequências de qualquer deslize de sua parte.
Os indicadores de produtividade devem dar uma visão geral não só sobre a performance de cada membro da equipe como do time como um todo, pois só assim o gerente de projetos terá condições de avaliar como anda a execução dos trabalhos. Para facilitar esse controle, é possível investir em um sistema de gestão de projetos que tenha um módulo para o monitoramento e o controle da produtividade da equipe. Assim, por meio de relatórios analíticos fica mais simples saber como cada pessoa está desempenhando suas atividades, se os objetivos serão atingidos ou se é preciso ter uma conversa com a equipe para que haja maior comprometimento.

Com essa ferramenta você ainda terá condições de saber como o tempo de cada membro da equipe vem sendo empregado, quantas horas são gastas em cada atividade e como classificar as atividades para que as mais importantes sejam executadas sempre em primeiro lugar. Isso significa nada mais nada menos que você praticamente terá a produtividade da equipe em suas mãos, podendo agir rapidamente para corrigir desvios e garantir a entrega do projeto dentro do prazo previsto.

5º PASSO: CONVERSE COM SEUS FUNCIONÁRIOS

A adequada gestão de pessoas é um dos grandes desafios do gerente de projetos. Saber lidar com motivações pessoais, objetivos próprios, dificuldades, conceitos previamente concebidos, conflitos e perfis distintos é de extrema importância para garantir a produtividade da equipe de desenvolvimento sempre em alta. Lembre-se de que quando não há harmonia entre os colaboradores fica difícil cobrar resultados, fazer com que as pessoas trabalhem em conjunto e ajudem umas às outras. Por tudo isso e muito mais, manter um diálogo constante é fundamental.

E essa dica vale não apenas para as reuniões de alinhamento sobre os projetos, mas também para momentos distintos, a fim de dar feedback sobre o trabalho de cada profissional, pedir feedback sobre seu próprio trabalho, perguntar como anda o relacionamento com os demais membros da equipe e o que pode ser melhorado. Se as pessoas percebem que têm abertura para dialogar, para levar seus problemas e dificuldades para as lideranças, sentem-se mais confiantes em desenvolver um bom trabalho, ficam mais comprometidas com suas atividades e melhoram sua produtividade sem a necessidade de cobranças constantes por resultados.

Então guarde o seguinte: conversar ainda é a melhor forma de obter a confiança das pessoas, de motivá-las a darem o melhor de si mesmas pelo projeto e estimulá-las a aprimorarem suas competências constantemente, contribuindo para a execução de trabalhos cada vez mais bem-sucedidos.

E aqui fica ainda uma dica extra super valiosa: estabelecer uma política de bônus ou comissões por produtividade também pode motivar bastante sua equipe a trabalhar com afinco pelos resultados desejados. Só não se esqueça de deixar os parâmetros para a cessão dos benefícios bem claros para todos, ok? Quando a comunicação flui em duas vias é muito mais fácil conquistar o comprometimento da equipe.

Com esses 5 passos você tem tudo para envolver sua equipe de desenvolvimento e torná-la cada vez mais produtiva. Mas não pare por aqui! No nosso blog você confere muitas outras dicas para melhorar a performance da sua equipe, bem como para garantir o sucesso de cada projeto que vocês desenvolverem juntos! Então assine nossa newsletter e saiba de tudo em primeiríssima mão!