Para quem trabalha com atividades ligadas à Tecnologia da Informação, o conceito de backlog não pode ser uma novidade. Então, se você ainda não o conhece, está na hora de descobrir o que é backlog!

Você precisará do backlog como ferramenta auxiliar para garantir que um determinado projeto está sendo desenvolvido e aprimorado de maneira consistente, especialmente em relação ao cumprimento dos prazos. Desta forma, acaba sendo um forte aliado para o sucesso dos projetos de sua empresa. Neste post, você vai entender como utilizá-lo da melhor maneira. Vamos lá?

O que é backlog

Se você buscar o termo na internet, vai encontrar diversas definições, com algum grau de similaridade entre si. Mas o que é, realmente, backlog (especialmente para uma PME que não atua, necessariamente, com TI)?

Basicamente, o backlog corresponde a um registro ou histórico de requisições. Essas requisições, via de regra, partem do próprio cliente, embora também possam ser internas. Como o registro inclui a data da requisição, ele permite controlar a quanto tempo cada uma das entradas está em aberto.

Como você deve imaginar, não é nada bom ter requisições em aberto, não atendidas, durante muito tempo. Isso afeta negativamente a satisfação do cliente e, portanto, o sucesso do seu projeto. Seu objetivo, portanto, deve ser “limpar” o backlog rapidamente.

Como estipular o tempo de um backlog

Agora que você já sabe o que é um backlog, vamos passar para a próxima questão, que também é muito importante: Como lidar com o tempo necessário para atender a cada entrada constante no backlog de um projeto? Será que basta atender um por um, em ordem cronológica?

A resposta, como você pode imaginar, é não.

Se o cliente ‘A’ fizer uma solicitação hoje e o cliente ‘B’ fizer outra amanhã, a solicitação do ‘A’ será a mais antiga. Pela lógica, já que ter requisições em aberto durante muito tempo é um indicador negativo, você até deveria atender ao cliente ‘A’ primeiro.

O problema é que a solicitação do ‘A’ pode ser muito complexa ou implicar um volume muito grande de trabalho — muito maior do que a do ‘B’. Se você tentar seguir a ordem cronológica neste caso, vai criar um gargalo no seu fluxo de trabalho, atrasando todas as próximas solicitações, que poderiam ser mais simples e rápidas de resolver.

Em resumo, para lidar adequadamente com um backlog, é preciso analisar cada entrada no registro e estipular o tempo necessário para atendê-las.

Em seguida, você verá algumas dicas para manejar a “limpeza” do backlog de um projeto.

Organização

A primeira dica é organizar o backlog. Se você ainda não fez isso, é melhor começar!

As requisições externas e internas podem estar espalhadas por aí, e você precisa reuni-las e colocá-las em ordem cronológica, que é o nosso ponto de partida.

Entenda que as requisições podem chegar por diversas vias, especialmente quando estamos falando daquelas feitas por clientes. Ele pode enviar sua solicitação por e-mail, por telefone, ou registrá-la pessoalmente no setor de atendimento da sua empresa.

Cuidado para não perder ou esquecer requisições de clientes, deixando-as em aberto até que comecem a surgir reclamações.

Estimativa de esforço

A segunda dica é estimar o esforço que será necessário para atender a cada requisição. Esse esforço está ligado a dois elementos que já mencionamos anteriormente: Complexidade e volume de trabalho.

Você pode até mesmo criar uma escala, combinando estes dois elementos, para pontuar cada entrada do backlog. Veja um exemplo:

• grande complexidade: G
• grande volume de trabalho: G
• média complexidade: M
• médio volume de trabalho: M
• pequena complexidade: P
• pequeno volume de trabalho: P

De acordo com essa escala, a ordem ideal seria:

• primeiramente, as requisições pontuadas como PP, PM e PG;
• depois, as requisições pontuadas como MM ou MG;
• somente por último, aquelas pontuadas como GG.

O uso desta estratégia permite que você deixe de lado a ordem cronológica por um momento, para atender às requisições que podem ser completadas mais rapidamente. Mas, é claro, isso não significa que você deve se esquecer de requisições maiores que estão em aberto há mais tempo.

Prioridades

Estabelecer prioridades também é muito importante para lidar com o tempo das requisições em seu backlog. Além de considerar o esforço que será necessário para “fechar” determinada entrada do registro, pense também no retorno que será obtido a partir de sua realização.

Uma excelente dica é analisar qual será o impacto daquela ação sobre outros clientes, além do próprio cliente que fez a solicitação. Se uma determinada ação puder aumentar o nível de satisfação dos clientes em geral, então vale a pena priorizá-la. Por outro lado, se ela é muito específica para o cliente que a requisitou, então seu grau de urgência será menor.

Etapas para completude

Muitas requisições não podem ser completadas de uma única vez. Se você trabalha com metodologia de desenvolvimento ágil, digamos que elas não podem ser completadas em um único Sprint, por exemplo. Nesse caso, faz toda a diferença estimar quantas etapas seriam necessárias para completar a requisição.

Em alguns casos, pode valer a pena iniciar o atendimento de uma requisição e, depois, colocá-la em hold. Assim, você apresenta progresso ao cliente mas não fica preso àquela tarefa, e pode começar a atacar outras requisições mais simples.

Desvio do projeto

A última dica é tomar cuidado com requisições tão grandes que podem, na realidade, exigir que algumas pessoas se desviem das atividades principais do projeto.

Como a origem de muitas requisições é o cliente, ele não é obrigado a entender a estratégia e as metas da sua empresa quando propõe alguma alteração ou o acréscimo de uma funcionalidade. Ou seja, ele pode fazer solicitações totalmente fora de escopo.

Cabe a você, enquanto gestor, e à sua equipe, determinar quando uma entrada do backlog simplesmente não faz sentido ou não pode ser compatibilizada com o fluxo de trabalho principal do projeto.

Neste post, você viu o que é backlog e como estipular tempo para cada item presente no backlog de um projeto. No meio do caminho, falamos bastante sobre fluxo de trabalho. Então, que tal aproveitar o ritmo para ler um pouco mais? Confira nosso post sobre gargalos e como eliminá-los!