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Para refletir: você faz uma boa gestão e controle de projetos?

A gestão e o controle de projetos ganharam um papel de destaque dentro das companhias, grandes e pequenas. E não é para menos, boas iniciativas contribuem para a robustez e crescimento dos negócios, bem como sua diferenciação no mercado.

A questão é: você faz uma boa gestão nesse sentido? Extrai o máximo que pode dos processos, métodos e equipes de trabalho? Se sim, parabéns! Mas, é certo que alguma coisa pode ser aperfeiçoada, garantindo resultados ainda melhores no futuro.

Pensando nisso, criamos um guia para você. Continue a leitura e conheça boas práticas para gestão e controle de projetos. No final, conseguirá direcionar seu time, eliminar gargalos, utilizar métodos e a tecnologia em seu favor. Boa leitura!

Adequada condução do time de trabalho

Nenhum projeto é executado sozinho, é preciso de outras pessoas para transformar um plano em realidade. Por isso, todo gestor deve saber como liderar eficazmente a sua equipe, mantendo-a motivada ao longo de cada etapa do projeto.

Para começar, é preciso compreender que nem todo grupo de funcionários é uma equipe. Um grupo é apenas um coletivo humano. No caso da equipe, há comprometimento, sinergia e um objetivo muito claro. Veja, agora, alguns pontos que precisam ser desenvolvidos:

  1. defina um propósito claro de atuação;
  2. desenvolva a percepção de confiança e credibilidade;
  3. desenvolva as competências constantemente;
  4. insira desafios cada vez maiores;
  5. seja um líder de alto desempenho.

A motivação também precisa ser trabalhada. Dentro da equipe, estabeleça um forte senso de meritocracia, em que cada profissional é reconhecido e recompensado pelos resultados. Defina recompensas que sejam desejadas e adequadas à complexidade das tarefas.

Investimento em qualidade e fluidez dos processos

Muitos gestores observam os custos de investir na qualidade, como avaliações, testes e pesquisas de mercado — e acham caro! O problema é que deixar de investir custa muito mais e pode comprometer todo o projeto, afundando-o em problemas, erros e conflitos.

Ao investir na qualidade, um importante aspecto refere-se à fluidez dos processos diários. Lembre-se que toda sequência contínua de atividades com um objetivo é um processo — incluindo o planejamento, prototipagem e controle do projeto.

Para tanto, é preciso agir em dois sentidos:

  1. identificar os “gargalos” que precisam ser eliminados;
  2. criar um fluxograma de como o processo deve efetivamente funcionar.

Essa nova “roupagem” deve ser apresentada aos profissionais, garantindo que todos entendam com clareza o passo a passo. Com isso, será possível manter todos alinhados, mitigar o desperdício de recursos e subsidiar resultados fora da curva.

Condução do tempo e prioridades diárias

Sem qualquer dúvida, o tempo é um dos recursos mais importantes para o gestor de projetos, devendo gerenciá-lo com eficiência. Caso o assunto seja negligenciado, é provável que o escopo inicial não seja obedecido, influindo em multas e problemas para toda a companhia.

A gestão do tempo refere-se às pequenas coisas do dia a dia, como as pequenas tarefas necessárias para que o projeto esteja mais próximo do encerramento. Para tanto, uma importante metodologia é a matriz do tempo. Ela divide as atividades diárias em:

  1. importantes e urgentes — devem ser feitas o mais brevemente possível;
  2. importantes e não urgentes — devem ser planejadas e executadas;
  3. não importantes e urgentes — devem ser delegadas;
  4. não importantes e não urgentes — devem ser eliminadas do escopo.

Existem outras técnicas que podem ajudar a extrair melhores resultados do tempo, como fazer reuniões em pé ou travar a quarta-feira para resolver problemas de toda a semana. Ainda é possível destacar os sistemas de gestão de projetos, que ajudam na definição de cronogramas.

Levantamento de indicadores-chave de desempenho

Você já deve ter ouvido falar bastante sobre KPIs, os famosos indicadores-chave de desempenho. Com eles é possível identificar o grau de resultados obtidos com determinada ação. A questão é: quantos deles você utiliza para monitorar os resultados do projeto?

Veja, agora, alguns dos mais importantes:

  1. rotatividade dos funcionários envolvidos;
  2. índice de quebras;
  3. custo médio por produção;
  4. nível de produtividade;
  5. taxa de absenteísmo do time;
  6.  retorno sobre o investimento.

É preciso saber como calcular e monitorar continuamente cada KPI, observando-o para promover melhorias na gestão de projetos. Ao mensurar os resultados obtidos, fica muito mais fácil controlá-los e garantir que alcancem as expectativas iniciais.

Cada um desses indicadores deve ser acompanhado por uma boa base de dados, como um sistema de gestão de projetos ou planilha sempre atualizada. O volume, veracidade e velocidade dos dados são indispensáveis para contar com bons KPIs.

Aprimoramento da comunicação interna empresarial

A comunicação sempre vai existir na execução dos projetos, seja ao enviar um e-mail para seu subordinado, bater um “papo” ao pegar o elevador ou fixar um aviso no mural de recados. O problema é que nem sempre acontece de forma adequada, ocasionando diversas perdas.

Por isso, é preciso melhorar o diálogo com a equipe, planejando o fluxo das informações (ascendentes e descendentes), os canais que serão utilizados (murais, sistemas especializados, aplicativos mobile) e os resultados esperados. Com um bom diálogo, é possível:

  1. manter a equipe alinhada e comprometida;
  2. otimizar a sinergia no trabalho;
  3. eliminar o número de conversas paralelas;
  4. mitigar o número de erros operacionais.

É importante sublinhar o papel do líder de equipe para uma boa comunicação. É seu dever cascatear as informações adequadas, além de ouvir e dar bons feedbacks (positivos e negativos) aos seus subordinados. O líder deve ser o primeiro a se comprometer.

Aplicação de tecnologias exponenciais

Tudo tem mudado a passos largos. Hoje, é possível falar na indústria 4.0 (ou quarta revolução industrial) e seus impactos dentro de todos os segmentos mercadológicos. Gestores que não se adaptam a essa realidade podem sofrer sérios problemas no que fazem.

Para a gestão de projetos, existem softwares específicos que auxiliam em cada uma das etapas — do início ao encerramento. Com eles, é possível melhorar a liderança do time, criar cronogramas, medir a produtividade, estabelecer metas e muitas outras coisas.

Com a tecnologia adequada, o projeto pode ser beneficiado em termos de:

  1. redução de custos;
  2. padronização das atividades;
  3. alinhamento da equipe;
  4. celeridade e assertividade nas tarefas;
  5. adequação aos padrões do PMBOK, PM Canvas, etc.

Para escolher um bom sistema, é importante encontrar um fornecedor que já tenha bastante experiência no assunto, ofereça uma boa assistência e suporte completo. Se possível, realize um teste gratuito e veja de que forma se adéqua à sua necessidade.

Veja, agora você pode dizer com mais certeza se faz uma boa gestão e controle de projetos. Se ainda não aplica algum dos pontos citados, aproveite para implementá-lo e garantir melhores resultados para você, seu projeto, empresa e time de funcionários.

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