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gestão ágil de projetos

Gestão ágil de projetos: entenda melhor esse conceito e como fazer

Para que os projetos sejam bem-sucedidos, é indispensável contar com uma metodologia de gestão. Além das possibilidades tradicionais e já consolidadas, é altamente recomendável recorrer a novas opções. Entre elas está a gestão ágil de projetos, que tem características especiais e deve ser considerada.

Essa gestão tem a ver com a adoção de métodos que priorizam a comunicação e uma atuação integrada. Com ela, é possível reduzir o tempo de desenvolvimento e conquistar vários outros efeitos positivos.

Para saber mais sobre essa abordagem, confira este post e entenda como colocá-la em prática. Boa leitura!

Como funciona a gestão ágil de projetos?

A gestão ágil de projetos é bem diferente das metodologias tradicionais. Ela carrega seu principal objetivo no próprio nome e tem a ver com a economia de tempo na realização de diversas tarefas.

Mais do que isso, entretanto, os métodos que seguem a abordagem ágil têm o interesse em trazer um desenvolvimento contínuo até que se chegue ao resultado. Para que isso funcione, suas principais características são:

Interatividade

O Manifesto Ágil, que serviu para basear a metodologia, é bem claro ao apontar que o desenvolvimento deve estar focado no envolvimento e no comprometimento das pessoas. Além de estabelecer a ligação com os processos, que podem mudar, é importante que as pessoas estejam conectadas e trabalhando pelo mesmo efeito.

Isso gera uma intensa interatividade. Toda a equipe deve trabalhar de um jeito consistente para obter bons resultados, otimizando essa característica. Também é fundamental que o cliente faça parte dessa abordagem interativa, garantindo que suas expectativas sejam atendidas.

Iteratividade

Os dois conceitos podem até parecer iguais, mas interatividade e iteratividade são coisas bem distintas. Este tem a ver com as entregas incrementais, que acontecem em pequenos períodos. Na gestão tradicional, é comum que as etapas aconteçam em cascatas e que tudo só seja entregue ao final. Com o gerenciamento ágil de projetos, isso é diferente.

A ideia é buscar a atuação contínua em várias frentes, com uma fase gerando influência na outra. Além de tudo, as entregas são feitas em pequenos períodos. Isso garante que o cliente acompanhe todo o processo, em vez de avaliar apenas o resultado.

Flexibilidade

Métodos tradicionais de gestão se caracterizam por serem extremamente rígidos. Uma vez que o planejamento e o escopo são realizados, é necessário trabalhar para manter-se dentro do previsto. Com os recursos ágeis, flexibilidade é a palavra de ordem.

O time deve estar preparado para imprevistos e para as mudanças, conforme forem exigidas. Muitas vezes, inclusive, isso significa descobrir boa parte do projeto junto com o seu desenrolar. A preparação é mais relevante do que nunca, pois só assim é possível absorver essas transformações.

Transparência elevada

Para que o cliente fique satisfeito e para que o time possa ter sucesso na execução, a transparência precisa ser maximizada. Naturalmente, ela é muito importante nas metodologias tradicionais, mas com os métodos ágeis ganha uma importância ampliada.

É preciso, por exemplo, que o time se comunique adequadamente, de modo a garantir o máximo de entendimento sobre o que já foi feito e o que ainda falta. O cliente deve estar incluído no processo para que acompanhe e aprove cada etapa. Quanto mais transparente a gestão for, mais fácil é identificar problemas e as suas possíveis soluções.

Quais são os principais métodos ágeis?

Como há diferentes necessidades, os métodos ágeis surgem em várias formas. Eles podem ser adaptados para cada exigência, mas o ideal é escolher aquele que faz sentido para o projeto em questão. Todos seguem os princípios anteriormente apresentados, mas se manifestam de forma diferente. Entre os mais utilizados, estão:

SCRUM

O SCRUM surgiu na década de 80 e divide o desenvolvimento do projeto em ciclos, conhecidos como Sprints. Eles têm um tempo definido e são executados conforme ocorrem as entregas. Cada um conta com um planejamento específico, de modo que sejam determinadas as ações que serão executadas.

As reuniões são diárias e chamadas de Daily Scrum. Elas servem para que todo o time saiba o que já foi feito e o que ainda precisa ser realizado. Ao final do Sprint há uma entrega, que é avaliada pelo cliente. O processo se reinicia, até que haja a conclusão.

Essa é uma abordagem altamente focada na iteratividade de um jeito prático — o que gera um desempenho ágil favorecido.

Microsoft Solutions Framework (MSF)

O Microsoft Solutions Framework (MSF) surgiu em 1993 e sua quarta versão, que é a atual, surgiu em 2005. Ele é voltado para a entrega de tecnologia, especialmente do ponto de vista do desenvolvimento. Funciona muito bem para times menores e garante a qualidade pela rápida identificação de falhas em processo.

Ele tem como objetivos alinhar interesses, gerenciar riscos e criar uma resposta rápida e eficiente. Seus princípios têm a ver com uma comunicação aberta e robusta, com visão compartilhada e aprendizagem em todas as experiências.

Para ser executada, ela exige que ocorram entregas incrementais, definidas mediante uma frequência de entrega. Também é preciso envolver clientes internos e externos, mantendo a perspectiva da ideia. Para completar, o MSF envolve questões como arquitetura da solução, testes de aprovação da solução e infraestrutura de entrega, garantindo a governança.

Extreme Programming (XP)

O Extreme Programming (XP) é conhecido como Programação Extrema e é um método que surgiu em 1997. Ele tem como objetivo ajudar, especialmente, o desenvolvimento de softwares e outros elementos que envolvem a programação.

O principal pilar dessa metodologia está na realização de testes, em várias escalas. É relevante fazer revisões das etapas, além de verificar a implementação continuamente. Isso traz segurança e qualidade, além de melhorar a comunicação. Outro fator é a simplicidade. A ideia é criar a solução mais efetiva e simples possível, gerando economia e qualidade.

Tudo começa com uma reunião de planejamento (planning game). Durante a execução, são realizados encontros periódicos para o alinhamento (stand up meeting). O cliente deve estar presente, os testes podem ser automatizados e é fundamental criar padrões para a codificação — favorecendo o trabalho integrado.

Lean

A cultura Lean não é, necessariamente, uma metodologia. Trata-se, na verdade, de uma visão de como as etapas devem ser realizadas, visando à redução do desperdício e garantindo máxima produtividade. Ela surgiu como uma filosofia de produção da Toyota, por volta da década de 60.

No caso da metodologia ágil, é preciso pensar em questões como entrega contínua de aumento de valor, diminuição dos desperdícios e ampliação da qualidade de entrega.

Ela também se relaciona ao adiamento de tomada de decisão, de modo que tudo seja feito com o respaldo de informações concretas. Assim, iterações e encontros diários ajudam a garantir um melhor desempenho. Para aumentar a sua eficiência, ela pode ser associada a outros métodos para torná-los ainda melhores.

Como implementar na empresa?

A adoção de uma gestão ágil de projetos é, inevitavelmente, uma mudança de paradigma na forma como as equipes realizam os passos. Ou seja, tanto a gestão quanto o time precisam estar preparados para dar esse salto em relação ao desenvolvimento de etapas.

Os objetivos com a aplicação do método são facilmente alcançados se a implementação é feita do jeito certo. Para tanto, é preciso executar os seguintes passos:

Documente o planejamento e as expectativas

É bem verdade que uma abordagem ágil é mais flexível, pois o interesse tem a ver com a qualidade e com as entregas incrementais. Porém, isso não significa que a sua implementação deve ser feita sem qualquer visibilidade ou cuidado com o que virá a seguir.

Portanto, é necessário fazer um planejamento de adoção da metodologia, estabelecendo responsáveis, objetivos e expectativas. Tudo deve ser documentado, facilitando a consulta posterior, conforme o exigido. Eventualmente, isso trará maior segurança para o processo, garantindo que todos saibam o que é esperado.

Maximize a comunicação da equipe e com o cliente

Qualquer que seja a metodologia escolhida, um elemento é indispensável: a comunicação. É preciso que haja um grande foco nessa abordagem, de modo a melhorar a integração e ampliar a qualidade das entregas.

Por isso, é fundamental que a equipe esteja tão integrada quanto possível e possa trocar as informações necessárias para o sucesso. As reuniões contínuas, inclusive, entram nesse quesito. Além de tudo, a troca de ideias com o cliente precisa ser favorecida. Ele deve estar envolvido no processo de forma contínua, pois isso aumenta a qualidade.

Realize treinamento para capacitar o time

Como se trata de uma grande mudança, é natural que os profissionais ainda não estejam completamente ambientados à gestão ágil de projetos. Para transpor essa barreira, os treinamentos são indispensáveis.

Explorar a metodologia escolhida, apresentar os conceitos e realizar uma capacitação sobre o tema são ações fundamentais para obter o sucesso de atuação. É por meio desse ganho de conhecimento que o time poderá ficar preparado para executar todas as tarefas de maneira completa.

Inclusive, vale a pena focar em treinamentos práticos para melhorar a consolidação de conceitos.

Conduza um projeto-piloto e faça adaptações

Depois de passar por essas etapas, é recomendado que você realize um projeto-piloto. Ou seja, não faça com que o primeiro projeto dessa gestão já seja um muito importante para o negócio. Em vez disso, conduza uma mudança de nível moderado para ser executada por esse meio.

Com a prática, será possível identificar quais são as falhas e as dificuldades do time. Não deixe de fazer uma medição completa dos resultados para conhecer quais são os principais gargalos.

Para facilitar o processo, é recomendado que a gestão ágil de projetos seja feita com a ajuda de um software de gerenciamento. Integrando e centralizando dados é mais fácil tomar decisões acertadas.

A partir dessa análise, realize adaptações e até novos treinamentos, se preciso for. Ao final, o time estará alinhado e preparado para obter bons resultados.

Quais são os benefícios dessa abordagem?

Se for aplicada corretamente, a gestão ágil de projetos é extremamente positiva para o empreendimento. Ela traz vantagens para os clientes internos e externos, impacta em como o negócio é visto e tem a ver até com a atuação do gerenciamento.

Reconhecer esses pontos positivos pode ser um grande motivador para adotar a abordagem. Por isso, veja quais são os principais benefícios:

Aumento do controle e da qualidade

Ainda que lide com a imprevisibilidade e com a flexibilidade, a gestão ágil de projetos tem tudo a ver com a visibilidade e com o controle. Nos tradicionais, só há uma visão completa no começo e no final — além disso, o desenvolvimento não é acompanhado.

Com os métodos ágeis, por sua vez, é possível acompanhar tudo de maneira muito mais ampla graças às entregas incrementais. Eventualmente, isso significa uma qualidade maior, já que os problemas são identificados e resolvidos com facilidade.

Diminuição dos riscos

Todo projeto envolve riscos — seja ele financeiro, de mobilização da equipe ou até de experiência do cliente. A gestão precisa diminuir esses fatores, de modo a aumentar a segurança de todo o processo.

Felizmente, a gestão ágil consegue melhorar essa questão. Com maior controle, há menos probabilidades de que o desenvolvimento saia do rumo previsto. Além de tudo, há ampla adaptação às mudanças e às diferentes necessidades. Assim, aumentam as chances de que o projeto ofereça os resultados esperados.

Ampliação da satisfação do cliente

O atendimento às expectativas não é benéfico apenas para a equipe. Ele também tem a ver com o cliente e impacta diretamente a sua satisfação. Afinal, quando o dono do processo consegue uma entrega que atende às suas exigências, a satisfação fica ampliada.

Com entregas incrementais e comunicação robusta, a gestão ágil oferece exatamente esse ganho na qualidade de experiência. Ao final, quem contrata uma equipe de desenvolvimento, por exemplo, fica mais satisfeito com a solução construída.

Isso tem a ver tanto com o cumprimento de questões essenciais, como prazo e orçamento, como com a capacidade de se adaptar às necessidades — inclusive, àquelas que surgem durante o processo.

Elevação do valor agregado

Projetos executados segundo essa metodologia obtêm melhorias em vários aspectos. Eles custam menos, porque retrabalhos dificilmente serão exigidos. Além disso, a maior adaptação evita gastos desnecessários.

Eles também terminam com rapidez, justamente porque o desenvolvimento é iterativo e incremental. Para completar, o que chega até o cliente tem mais a ver com suas expectativas e ele participa de todo o processo.

Tudo isso faz com que a gestão ágil atue para aumentar o valor agregado, tanto dessas elaborações quanto do negócio. Como consequência, é possível obter efeitos ainda maiores.

A gestão ágil de projetos é um conceito que tem a ver com a integração e a maximização da qualidade para o cliente. Por causa disso, ela pode trazer ótimos resultados se for realizada corretamente.

O apoio da tecnologia é fundamental nessa etapa e, por isso, vale a pena contar com um bom software. Por isso, entre em contato com a Project Builder e veja o que temos a oferecer!

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