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10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos

Informação é poder! Essa é a premissa de um mundo on-line, que permite fazermos qualquer pesquisa graças à internet. Quando queremos fazer uma compra, seja algo pequeno como uma câmera fotográfica ou grande como um carro novo, o primeiro passo é pesquisar. Isso nos permite reunir dados e opiniões para formar a nossa decisão final.

A importância da pesquisa é a mesma para a compra de um melhor software de gerenciamento de projetos. Abaixo, elaboramos uma lista de recursos para esse tipo de programa para saber se você está no caminho certo.

1)    Segurança

Segurança é o primeiro recurso a ser pesquisado, pois cada vez mais e mais pesoas realizam negócios on-line. Tenha certeza de que o aplicativo escolhido usa pelo menos 128 bits de criptografia. Isso o torna tão seguro quanto serviços bancários on-line. Outro aspecto de segurança tem a ver com quem tem acesso para qual recurso no aplicativo. Tenha certeza de que um melhor software de gerenciamento de projetos permita que usuários diferentes tenham acessos diferentes. Um bom programa terá de acomodar de maneira simples diferentes pontos de vistas e permissões. Por exemplo: o Administrador tem acesso a tudo; as Equipes terão acesso amplo, mas com restrição para criar novos usuários ou atribuir direitos de permissão; os Clientes terão acesso somente a seu próprio projeto.

2)    Comunicação proativa

O próximo recurso a ser pesquisado é a capacidade de comunicação entre os envolvidos em um projeto. E-mail já virou uma ferramenta ultrapassada para troca de informações de projetos. O software de gerenciamento de projetos que você escolher deve permitir a comunicação em tempo real. Ou seja, terá de ter a capacidade de enviar mensagens automaticamente via email, compartilhar documentos, imagens e permitir tópicos de discussão para que qualquer envolvido tenha o direito de dar a sua opinião. É importante garantir que todos estejam de acordo, possam consultar o histórico e consigam se manter atualizados com a última orientação do projeto.

3)    Integração com o MS Project

O MS Project é um gigante quando se trata de gerenciamento de projetos. A maioria dos gerentes usa ou já usou o MS Project em algum projeto recente. Portanto, é importante escolher um software que tenha a capacidade de se integrar com o MS Project. Isso inclui trabalhar com projetos iniciados no MS Project e exportar projetos do software escolhido para o MS Project.

4)    Relatórios do projeto

Para acompanhar a situação de um projeto, é imprescindível o acesso fácil a todos os tipos de relatórios: relatórios de progresso, relatórios de recursos, relatórios de variâncias. Um bom software de gerenciamento de projetos deve incluir a capacidade de rapidamente criar, customizar, definir e refinar seus relatórios no clique de um botão. Você tem coisas muito melhores a fazer do que ficar sentado na frente do computador lutando para obter a informação correta. Seu software deve fazer isso o mais fácil possível.

5)    Controle de despesas

Manter o seu projeto dentro de um orçamento específico é fundamental se você deseja ser um gerente bem sucedido. Monitorar e controlar despesas é, assim, uma função essencial para um software. Tenha certeza de que o programa escolhido irá permitir categorizar e inserir qualquer tipo de despesa, seja uma despesa única que acontece de vez em quando ou despesas recorrentes ,tais como pagamento de fornecedores.

6)    Gerenciamento de riscos e problemas

Gerenciar riscos e problemas é, indiscutivelmente, um dos mais importantes trabalhos de um gerente. Riscos estão constantemente tentando derrubar o projeto para evitar que ele se complete. Problemas são riscos que se realizaram e se tornaram capazes de atrasar o projeto. O melhor software de gerenciamento de projetos precisa ter a capacidade de identificar, categorizar e reportar riscos para que eles possam ser discutidos semanalmente. Quando, infelizmente, o risco se tornou um problema, você precisa ser capaz de atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso da resolução.

7)    Controle dos recursos humanos

A maior despesa na maioria dos projetos são as pessoas que foram designadas para trabalhar nele. Acompanhar o tempo gasto de cada colaborador é mais desafiador do que parece, pois os recursos humanos são geralmente relutantes em explicar seu tempo. Um software de gerenciamento de projetos tem de facilitar este acompanhamento. Isso ajudará o índice de produtividade ficar muito mais elevado.

8)    Planejamento do projeto

Você gasta dias e semanas explicando sobre o que será necessário para ter o trabalho terminado quando você começar um novo projeto. Ter um espaço para acompanhar as tarefas junto com eventuais mudanças no projeto, os diferentes tipos de dependências que forem surgindo e a capacidade de alterar coisas e circunstâncias é uma característica essencial em um bom software de gerenciamento de projetos. Outra importante característica do melhor software de gerenciamento de projetos é a capacidade para formar a linha de base de seus projetos. Isso irá permitir a comparação de como as mudanças afetaram (positivamente ou negativamente) o cronograma original.

9)    Navegação amigável

Existem muitos elementos móveis no gerenciamento de um projeto. O software de gestão de projetos terá de capturar os elementos móveis relevantes em um único lugar e ter certeza de que você pode rapidamente monitorar o que está acontecendo. Você deve se assegurar de que o software tenha seu painel de controle (dashboard) com as informações relevantes para o gerenciamento do seu projeto. Isso permite a você destacar o que é mais importante para o sucesso do projeto.

10)    Armazenamento de arquivos de documentação

Finalmente, você deve se certificar que o aplicativo escolhido venha com abundância de armazenamento de arquivos. Podem haver milhões de documentos e versões de documentos que são necessários para gerenciar um projeto. Você precisa ter muito espaço para armazenar e, muito importante, fazer backup. A última coisa que você quer fazer é voltar e ter que recriar um documento complicado que foi corrompido ou se perdeu de alguma forma.

A lista acima de 10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos é um ponto inicial para sua decisão de compra. Tenha certeza de conversar com outros usuários que já tenham adquirido o programa escolhido. Isso irá lhe fornecer as informações necessárias que você precisa para tomar a melhor decisão possível.

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