Você sabe o que é a metodologia SCRUM? O nome vem de uma formação ou jogada do esporte rugby, em que oito jogadores de cada time se encaixam para compor uma espécie de muralha humana. Atualmente, a palavra é utilizada para descrever um framework para gerenciamento ágil de projetos de software.

Uma das coisas mais interessantes nessa metodologia é que ela não se aplica somente a softwares, podendo ser empregada nos mais diversos tipos de projetos. Mesmo que ainda existam muitos mitos sobre a sua implementação, o SCRUM está, aos poucos, ganhando seu espaço nas empresas que fazem uso das boas práticas de gerenciamento de projetos.

Quer entender melhor o que é o SCRUM e como ele pode ser utilizado na sua rotina organizacional? Então, continue lendo este post!

O que é exatamente a metodologia SCRUM?

Criada pelos desenvolvedores Ken Schwaber e Jeff Sutherland, SCRUM é uma metodologia de gerenciamento de projetos ágeis. Ela tem como base as equipes pequenas e multidisciplinares, os feedbacks constantes e a colaboração dos envolvidos.

O SCRUM deve ser visto como uma forma de orientar o trabalho de equipes com foco em resultados inteligentes e alinhados com as demandas existentes. Ele coloca a empresa preparada para entregar novidades continuamente. Além disso, amplia o alinhamento de expectativas entre os participantes no projeto, evitando baixa insatisfação.

Qual é a importância da metodologia SCRUM?

Nos dias atuais, praticamente todas as organizações buscam melhorar a eficiência de suas equipes e reduzir desperdícios de tempo e de recursos. Saber entregar produtos e serviços de melhor qualidade para encantar seus clientes é algo básico para quem pretende se manter competitivo.

Porém, isso não é tudo. Uma das principais características da época em que vivemos é a necessidade de agilizar os processos de trabalho, já que o mercado funciona em um ritmo realmente acelerado. Com a metodologia SCRUM, as empresas conseguem identificar oportunidades e desenvolver soluções em um curto espaço de tempo, adquirindo vantagem competitiva.

Todos os times terão a base necessária para serem mais eficazes e produtivos. Isso vale mesmo para os cenários em que há mudança de necessidades: os times podem avaliar rapidamente o que deve ser feito para se adaptarem ao novo cenário e, com isso, diminuir o impacto das alterações no fluxo de trabalho.

A metodologia SCRUM, em outras palavras, atua no gerenciamento de projetos, auxiliando no alcance de todos esses objetivos definidos durante as etapas de planejamento. Com o maior alinhamento entre os times, torna-se mais fácil avaliar o que deve ser feito para evitar desperdícios e melhorar o resultado final. Ou seja, a metodologia SCRUM amplia a habilidade de profissionais de gestão para entregarem os resultados esperados pelo cliente.

Como a dinâmica do SCRUM funciona?

Como mencionado, o SCRUM é amplamente usado no desenvolvimento de software, mas pode ser aplicado em qualquer outro segmento profissional ou, até mesmo, em projetos pessoais. Isso porque o método conta com princípios importantes que fazem com que o trabalho flua de maneira facilitada. Veja, a seguir, quais são essas bases.

Autogerenciamento

O SCRUM conta com papéis e responsabilidades bem-definidos. Cada membro da equipe conhece sua função no time, facilitando muito o andamento dos projetos. Quando cada profissional sabe exatamente quais são suas tarefas e obrigações, a equipe gerencia a si mesma naturalmente, sem precisar de cobranças externas constantes.

Dentro de uma equipe de projeto que atua no ambiente SCRUM, há vários papéis. Eles são formulados para orientar o fluxo de trabalho e garantir que cada um esteja pronto para atuar de modo autônomo. Confira a seguir os papéis desse ambiente!

Product owner ou dono do produto

Essa atribuição é dada para os stakeholders do negócio. Pode funcionar de forma semelhante a um profissional de atendimento ou gestor de sucesso do cliente.

Devteam ou equipe de desenvolvimento

São os membros da equipe, que devem ter características multidisciplinares. Ou seja, aqueles que fazem as rotinas definidas no planejamento do projeto e em cada etapa.

SCRUM master

Esse é o gerente de projeto, responsável por dirigir a equipe para que os objetivos e metas sejam atingidos. O SCRUM master garante que todo o processo seja seguido. Também participa das reuniões diárias, da revisão de Sprint e do planejamento.

Agilidade

Por ser um tipo de metodologia ágil, é de se esperar que o SCRUM foque em velocidade, ao mesmo tempo em que atende às necessidades do cliente. Inclusive, o livro sobre a abordagem se chama “SCRUM: A arte de fazer o dobro na metade do tempo“. A obra foi escrita pelo próprio Jeff Sutherland, que é o fundador do SCRUM.

Essa agilidade só é possível porque os objetivos maiores são quebrados em diversas etapas. O trabalho é dividido em iterações, que são chamadas de sprints. Um sprint pode durar um dia ou até algumas semanas, por exemplo.

O ideal é que cada Sprint tenha um tempo fixo (preferencialmente abaixo de um mês). Assim os times podem se organizar melhor e ter um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao mesmo tempo, conseguem entregar mais resultados e manter um alinhamento contínuo de expectativas.

Foco no essencial

O SCRUM busca priorizar os pontos fundamentais do projeto, isto é, aquelas características que geram mais valor ao cliente. Segundo estudos, no desenvolvimento de um software, 80% do valor da solução se encontra em 20% das funcionalidades.

Para comprovar a estatística, basta observarmos aplicativos usados diariamente, como Word e Excel. Neles, há inúmeras capacidades complexas que praticamente nunca são usadas. Já as funções básicas, normalmente, são o verdadeiro motivo pelo qual compramos a solução.

Dessa maneira, a metodologia SCRUM defende que a empresa foque na implementação dos atributos mais importantes do software ou produto. Essas funcionalidades são mantidas em uma lista que é conhecida como product backlog.

Reuniões de alinhamento

A rotina de reuniões faz parte da filosofia de agilidade e de feedbacks constantes do SCRUM, permitindo que os membros da equipe compartilhem o andamento de suas tarefas. Assim, se houver algo travado, o problema pode ser rapidamente resolvido, evitando o atraso nas entregas e o descumprimento dos prazos combinados.

Entre as empresas que utilizam a metodologia, é comum fazer sprints curtos e reuniões diárias de, no máximo, 15 minutos, também chamadas de daily SCRUM. Esse é o momento em que, assim como no rugby, os jogadores buscam “encaixar as peças”.

Nessa reunião, o product owner prioriza os itens do product backlog, e a equipe seleciona as atividades que será capaz de implementar durante o período que se inicia.

Estrutura enxuta

Assim como ocorre no SCRUM do rugby, a abordagem do SCRUM empresarial utiliza um número limitado de participantes por projeto. Cada equipe de projeto é formada por cerca de sete pessoas.

Colaboração

No SCRUM, é comum que os clientes se tornem parte da equipe de desenvolvimento, desde que estejam verdadeiramente interessados em colaborar e gerar o melhor resultado. Com esse modo de atuar, o retrabalho da equipe diminui consideravelmente, já que os principais interessados no produto estão acompanhando sua criação de perto.

Transparência

Em muitas organizações, os colaboradores têm medo de reconhecer um erro ou mesmo de apontar um problema que poderia ter sido encontrado anteriormente. Isso porque muitos modelos de gestão optam por penalizações ou repressões.

Na metodologia SCRUM, todos os participantes são incentivados a cultivar a transparência, compartilhando seus problemas e dificuldades com a equipe. Dessa maneira, as questões podem ser resolvidas com mais agilidade e menos estresse, evitando que falhas maiores sejam geradas no futuro.

Adaptabilidade

Uma das características mais interessantes é a capacidade de adaptação que a metodologia proporciona. Ao iniciar um novo projeto ou identificar uma oportunidade de mercado, a equipe não precisa — e nem deve — se apegar à ideia de obter respostas definitivas.

No SCRUM, as hipóteses (possíveis soluções para o desenvolvimento de um produto ou para o problema de um cliente) são desenvolvidas e testadas rapidamente com o objetivo de colher feedback. A partir daí, a equipe descobre se vale a pena investir mais tempo e energia naquele projeto, se é preciso recomeçar do zero, ou se é necessário fazer adaptações.

Como aplicar o SCRUM na sua empresa?

Para aplicar o SCRUM no seu dia a dia, alguns passos devem ser tomados. Eles auxiliam os times a terem mais agilidade para incorporar a cultura SCRUM no seu dia a dia. Além disso, aumentam a habilidade das empresas em aproveitarem os benefícios desse meio de trabalho.

Confira a seguir alguns passos que precisam ser empregados para executar o SCRUM na sua rotina!

Designe cargos

Esse é o primeiro passo a ser tomado. Os cargos devem ser definidos de modo claro para o fluxo de trabalho do SCRUM funcionar na sua empresa. Afinal de contas, a divisão clara de funcionalidades é uma das bases dessa metodologia.

Para que isso dê certo, a empresa precisa avaliar o perfil da equipe e do projeto. É importante identificar quem poderá ser útil para cada papel a partir das suas habilidades e do seu potencial de impacto. Assim, você poderá formular equipes multidisciplinares e capazes de trabalhar conforme bons padrões de qualidade.

Liste prioridades

A priorização de demandas e objetivos é um passo crítico para que qualquer projeto possa dar certo. Essa estratégia auxilia na organização de rotinas e no posicionamento da empresa. Afinal, as coisas mais importantes para cada etapa receberão mais atenção, o que aumenta as chances de elas serem feitas de acordo com o esperado.

Por isso faça uma comunicação ativa com os envolvidos no projeto para entender as suas demandas e necessidades. Avalie o que deve ser priorizado e como entregar esses resultados. Assim você poderá ter mais foco no que é urgente para cada etapa de seus projetos.

Planeje sprints

A partir da priorização, comece o planejamento de cada Sprint. Defina um prazo para a sua execução, os envolvidos e as suas responsabilidades. Também avalie as ferramentas que são necessárias e como elas devem ser integradas ao dia a dia de cada pessoa.

Não se esqueça de avaliar o que foi entregue ao final de cada Sprint. O Sprint Review permite ao gestor avaliar o que deu errado e que boas práticas devem ser replicadas. Isso torna o seu projeto um constante fluxo de aprendizagem, em que as práticas são melhoradas sempre.

Faça reuniões regulares

As reuniões, como apontamos, são uma das bases do SCRUM. Elas permitem aos times alinharem expectativas e avaliarem o que deu certo. Ao mesmo tempo, facilita a correção de rumos e a correção de más práticas.

Por isso as reuniões devem ser uma parte muito importante do ambiente SCRUM. Com elas, você pode manter todos no mesmo caminho e com foco semelhante. Ou seja, todo mundo trabalhará em busca de metas parecidas, mesmo que tenham alta autonomia.

Garanta uma boa base para os seus times trabalharem

Se a sua empresa pretende adotar o SCRUM, não basta apenas incorporar as bases dessa filosofia no seu dia a dia. Também é necessário dar as ferramentas para que os times possam trabalhar com qualidade. Ao mesmo tempo, a cultura de trabalho deve ser moldada para esse ambiente.

Isso envolve o investimento em boas ferramentas tecnológicas. Um sistema de gestão de projetos robusto facilita a avaliação de resultados e a organização do cronograma de trabalho. Desse modo, os times podem atuar de modo sustentável e garantir que o uso de recursos seja o melhor possível.

Também é importante dar autonomia para as equipes. Essa medida evita atrasos e garante que os times possam atuar com agilidade quando for necessário. Não há como garantir que o gestor será capaz de definir qual o melhor caminho a se tomar sempre, portanto, dê às suas equipes os fundamentos para que elas possam atender a chamados com facilidade, quando necessário.

Quais são os termos mais utilizados e seus significados?

Além dos pontos listados acima, existem alguns cuidados que devem ser tomados para entender como levar o SCRUM ao seu dia a dia. Esses são alguns dos principais termos empregados nessa metodologia:

• o burndown chart — um gráfico do restante de trabalho a ser feito que auxilia na organização do trabalho das equipes;
• o daily SCRUM — uma reunião rápida diária com a participação de todos os integrantes da equipe para definir as atividades do dia e alinhar metas;
• o impediments (ou impedimentos) — obstáculos que a equipe encontra e não são descobertos durante a reunião daily SCRUM. O SCRUM master é responsável por garantir que essas dificuldades sejam resolvidas da melhor forma possível;
• as metas do Sprint — as expectativas e objetivos para o Sprint. Cada meta ajuda a trazer foco para os times e melhorar as decisões diárias tomadas;
• o Product Backlog — uma lista (organizada por prioridades) com as funcionalidades desejadas no produto. Ele deve ser atualizado continuamente conforme a evolução do projeto e das expectativas;
• o Sprint planning — reunião de planejamento que ocorre no início de um Sprint para facilitar a definição de prioridades e evitar que pontos importantes não sejam executados;
• o Sprint — uma sequência de atividades com prazo definido. Durante esse tempo, alguma funcionalidade do produto deve ser implementada;
• a tarefa sprint — a menor porção de trabalho de um projeto, referindo-se a uma atividade que geralmente dura até 16 horas.

Esses termos precisam ser entendidos pelo time e, principalmente, por quem for organizar o fluxo de trabalho do projeto. Afinal de contas, eles fazem parte dos fundamentos do SCRUM e de como ele é aplicado no seu dia a dia. Por isso, sempre fique atento para evitar erros que possam comprometer a comunicação e a compreensão de cada ponto.

O que podemos concluir sobre o SCRUM?

A metodologia SCRUM é uma maneira de trazer mais agilidade, eficiência e qualidade aos projetos de qualquer organização. A abordagem evidencia problemas que ocorrem no desenvolvimento de projetos de software, fornecendo meios para que a equipe solucione as questões necessárias.

Além disso, a satisfação dos colaboradores de empresas que utilizam o SCRUM também costuma aumentar. Afinal, a metodologia permite que as equipes desenvolvam autonomia e colham aprendizados constantes, trazendo um senso de pertencimento e de evolução.

Por fim, é possível perceber que a gestão ágil de projetos é cada vez mais adotada no mercado de tecnologia, principalmente na área de desenvolvimento de software, na qual sua aceitação cresce dia após dia.

Quer saber se é mais interessante aplicar o Kanban ou o SCRUM no seu dia a dia? Então confira o nosso comparativo sobre essas duas metodologias ágeis e faça uma escolha bem-estruturada!