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Como usar a comunicação interna para gerir melhor sua equipe?

Empresários e gestores reconhecem a necessidade de buscar diferenciais competitivos em suas gestões, de modo a conquistar maior produtividade e melhores resultados, e assim, manter a competitividade das empresas diante de uma concorrência cada vez mais acirrada. E, neste sentido, a qualidade da comunicação interna é, sem dúvida, um destes diferenciais. Afinal, a comunicação interna serve para informar e, principalmente, engajar os colaboradores, equipes e setores, aos objetivos corporativos.

Um sistema de comunicação interna eficiente e organizado pode influenciar positivamente diversos elementos desta gestão, como nos índices de produtividade, no desempenho individual e coletivo, nos níveis de motivação e comprometimento, na retenção de talentos, nas taxas de rotatividade, no desenvolvimento dos profissionais e na formação de times mais fortes e competentes. Por isso, é fundamental administrar todo o fluxo de informações, de modo a criar condições favoráveis para uma gestão transparente e assertiva.

O papel dos gestores na comunicação interna

É preciso lembrar ainda que os gestores têm papel importante no processo de comunicação interna, sendo responsáveis por implementar uma gestão mais próxima e humanizada — em que a colaboração, a participação e a troca de ideias sejam sempre incentivadas. Neste caso, é necessário frisar que a extroversão, a simplicidade, a humildade e o interesse pelo diálogo são características marcantes dos líderes genuínos.

Na verdade, os gestores devem ser também bons comunicadores. Dessa forma, cabe às empresas a identificação e a preparação de suas lideranças. O coaching e o mentoring são boas alternativas para o desenvolvimento de competências essenciais à comunicação interpessoal, como a empatia, a escuta ativa, a persuasão e a capacidade de argumentação.

Além disso, existem alguns treinamentos específicos, direcionados à oratória, à apresentação e à interpretação de linguagem corporal que podem favorecer as mudanças no desempenho dos líderes, junto às suas equipes.

No entanto, é fundamental que os gestores invistam no aprimoramento contínuo para que o aprendizado passe a ser uma iniciativa pessoal e não apenas uma obrigação corporativa.

As fraquezas de um sistema de comunicação interna

Quando a comunicação interna não é eficiente, vários problemas surgem, ameaçando os negócios. E o primeiro sinal é uma queda significativa no rendimento das equipes. Conheça agora as principais fraquezas de um sistema de comunicação e como evitá-las.

Avaliação da abrangência dos canais internos de comunicação

A qualidade da comunicação interna depende muito da abrangência dos canais utilizados, que devem atingir a todos os colaboradores, transmitindo as informações com clareza e com agilidade.

Assim, é importante avaliar e aperfeiçoar os meios atuais, apostando também nas soluções tecnológicas já disponíveis. Além de newsletters, e-mails oficiais, jornais, intranet e até mesmo o tradicional mural de avisos, é possível adotar uma rede social colaborativa, chats e aplicativos, centralizados em uma única plataforma.

Porém, esse sistema deve considerar o tamanho e a localização das equipes de trabalho para que os aportes sejam proporcionais ao retorno esperado.

Adequação da linguagem e do conteúdo

Outro ponto a ser analisado é a correta adequação da linguagem para cada público-alvo, garantindo que a mensagem seja compreendida claramente e respeitando a sigilosidade e confidencialidade dos dados.

O conteúdo também precisa ser útil e de fácil absorção. Além disso, a frequência, o formato e o objetivo de cada divulgação devem ser observados, evitando o trânsito de informações dispensáveis.

Desvinculação da estratégia corporativa

Algumas empresas ainda falham ao comunicar a sua estratégia corporativa. Assim, há uma ruptura na gestão e um desperdício do capital humano. Por isso, é essencial criar um fluxo de informações eficaz, capaz de transmitir com clareza quais são os objetivos macro e evidenciar o desdobramento destes objetivos em metas.

Dessa forma, gestores e equipes podem entender o que deve ser feito, por meio da definição de prioridades e da condução de novos projetos alinhados às reais demandas da empresa.

Subutilização do sistema de comunicação interna

O sistema de comunicação interna também precisa ser bem explorado — inclusive, para complementar os programas de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores. Por meio da distribuição de notícias, artigos, e-books, cursos e palestras online, é possível incentivar o aprendizado, a criatividade, a inventividade e a busca por novas oportunidades para o negócio.

Virtualização da gestão de pessoas

A comunicação interna é uma ferramenta indispensável para a gestão de pessoas, mas não pode estar baseada exclusivamente em um sistema virtual de transmissão de dados. Neste ponto, o feedback precisa fazer parte do dia a dia das empresas.

Por meio de conversas estruturadas, o gestor pode elogiar o desempenho, reconhecer o talento e também corrigir comportamentos e performances insuficientes. Essa mesma preocupação deve cercar as reuniões gerenciais, já que os encontros com o time são momentos ideais para reforçar os entendimentos, esclarecer dúvidas, ouvir sugestões e direcionar os trabalhos.

Influência no clima organizacional

Outro aspecto a ser tratado é a influência positiva da comunicação no clima organizacional. O compartilhamento de informações sobre a situação da empresa, a concorrência, as novas tecnologias, as oportunidades de mercado e, em especial, os desafios a serem superados fortalece a relação de confiança entre líderes e liderados. Além disso, a comunicação interna é imprescindível para um ambiente mais integrado e produtivo.

A comunicação interna na gestão das equipes

Analisando todos esses efeitos, é fácil perceber a importância de uma comunicação interna dinâmica, planejada para eliminar barreiras, conectar colaboradores, suportar a estratégia corporativa e apoiar a conquista dos principais objetivos.

Além disso, a comunicação interna é fundamental para uma gestão ativa — direcionada à atração, à retenção de talentos e ao aumento da produtividade —, pois, por meio de um sistema eficiente, é possível divulgar metas e acompanhar indicadores, monitorar pendências, garantir a compreensão de todos sobre os objetivos corporativos, capacitar e atualizar as equipes, direcionar o os recursos humanos, minimizar os impactos negativos das crises e ainda construir equipes multidisciplinares e motivadas.

De fato, todos esses fatores são determinantes para a manutenção da competitividade e para a expansão dos negócios. Por isso, é preciso garantir condições adequadas para que a comunicação interna flua sem obstáculos em tempo real e atinja a todos os colaboradores.

Neste ponto, além da presença constante do líder, é importante contar com soluções tecnológicas para agilizar os contatos e facilitar a disseminação das informações. Deste modo, é mais fácil assegurar a interação entre os profissionais, a eficiência dos processos e a agilidade na tomada de decisões.

Esse tipo de gestão é capaz de fomentar uma cultura corporativa com foco em colaboração e resultados por meio de profissionais mais comprometidos e engajados. Assim, descubra como melhorar a comunicação na equipe em 5 dicas!

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