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business intelligence na gestão de projetos

O que é Business Intelligence e onde ela é aplicada?

O Business Intelligence está se tornando uma das principais estratégias de análise de dados para se manter eficiente. Externamente, por exemplo, essa estratégia dá ao negócio a capacidade de identificar tendências de mercado e otimizar o planejamento de produtos, serviços e campanhas de vendas. Internamente, as rotinas de análise ampliam a capacidade de os gestores rastrearem falhas internas e pontos que podem ser otimizados.

Isso ocorreu pois, nos últimos anos, os processos de análise passaram a ser capazes de lidar com uma grande quantidade de dados. Para os processos de análise de mercado, foram criadas ferramentas de Big Data capazes de processar uma grande quantidade de informações em tempo real.

Já para lidar com os registros internos, negócios utilizam o Business Intelligence. Também conhecido apenas como BI, ele tem um papel de destaque para gestores que querem melhorar os processos de tomada de decisão e dar mais capacidade para a companhia vencer os seus desafios.

Ficou curioso? Então confira no post abaixo o que é Business Intelligence, como ele é estruturado e o seu papel para o negócio!

O que é Business Intelligence?

O Business Intelligence é um conjunto de estratégias voltadas para o ambiente corporativo pautadas pela análise de dados. O objetivo principal é o de melhorar o desempenho da empresa a partir de um processo de tomada de decisão mais inteligente e eficaz, amparado em informações precisas, detalhadas e atualizadas.

Quando a análise de dados é levada para o centro dos processos corporativos, o gestor passa a ter mais capacidade para criar uma visão abrangente sobre a cadeia operacional. As rotinas internas, a sua relação com os lucros da empresa e os pontos que necessitam de melhorias ficarão mais claros e fáceis de serem identificados.

Graças ao BI, empresas passaram a ter maior capacidade para tomar decisões estratégicas, que levam a companhia a atingir facilmente as suas metas de médio e longo prazo. Investimentosprojetos internos e rotinas terão uma estrutura mais inteligente, flexível e funcional. Assim, qualquer iniciativa interna terá mais capacidade de atingir os objetivos esperados.

Como o Business Intelligence pode ser implementado no negócio?

A adoção do Business Intelligence, dentro de ambiente corporativo, deve contar com uma série de estratégias para que a análise de dados consiga atingir todo o seu potencial. O gestor deve ter a flexibilidade para compreender como dados estruturados e não estruturados conseguem levar a companhia a atingir um elevado nível de performance.

Ao mesmo tempo, toda a equipe de analistas precisa compreender as necessidades dos funcionários. Assim, será fácil direcionar a tomada de decisões. Existem três pontos básicos para criar uma estratégia de Business Intelligence dentro do ambiente corporativo. Confira a seguir.

Tenha dados de qualidade

A qualidade das informações utilizadas nos processos de Business Intelligence é algo fundamental para que o negócio consiga extrair o máximo dessa estratégia. Todas as estratégias de BI bem-sucedidas contam com registros de qualidade, que são acessíveis e fáceis de serem interpretados. E, para isso, a companhia deve investir em uma boa governança de dados.

A governança de dados é o processo que orienta a empresa no seu dia a dia em todos os pontos que estão ligados ao modo como informações são coletadas, salvas e utilizadas pelos profissionais. Essa política é abrangente e, por isso, deve incorporar medidas de segurança, armazenamento, prevenção de riscos e delegação de responsabilidades.

O local em que as informações são salvas, por exemplo, é o primeiro ponto que merece a atenção do gestor. Escolha uma infraestrutura de qualidade, capaz de entregar os registros com rapidez e integridade. Isso evitará gargalos na hora de salvar, acessar ou realizar alguma modificação em qualquer registro.

Da mesma forma, crie regras de acesso e controle que evitam o acesso não autorizado aos registros, impedindo também a ocorrência de problemas de segurança para o negócio. O controle de acesso precisa ser montado considerando o perfil de cada time, assim como o uso que será das informações. Isso evitará que vazamentos ou modificações não autorizadas ocorram.

A política de governança de dados também precisa estruturar normas para orientar os times a coletar informações de qualidade. Elas devem definir os meios de obtenção de dados, as regras de filtragem e demais pontos que, conforme as normas internas do negócio, auxiliem o gestor a sempre ter registros de alta qualidade.

Estabeleça uma visão clara sobre os objetivos do BI

Para que a análise de dados seja bem executada, os analistas responsáveis pela estratégia de Business Intelligence devem ter objetivos claros. Portanto, saiba identificar quais são as metas do negócio, os seus pontos fracos e os gargalos que podem ser otimizados com os processos de BI.

Assim, os profissionais poderão capturar dados em e-mails, na Internet, em bancos de dados internos ou em outras fontes, evitando desperdício de recursos. Consequentemente, a obtenção de insights será mais ágil e inteligente.

Para ter um conjunto de objetivos claros, os processos de BI devem envolver todas as áreas da empresa. Os times precisam manter uma comunicação ativa, auxiliando no alinhamento de metas e planos de médio e longo prazo. Isso evitará conflitos, reduzirá o número de recursos utilizados durante as análises e auxiliará os times a entregar resultados com mais facilidade.

Utilize os insights para realizar mudanças de acordo com as metas do negócio

A análise de dados do Business Intelligence torna-se tão eficaz quanto forem modificados os processos com problemas na empresa. Portanto, saiba rastrear a origem dos problemas e identificar sempre como otimizar a rotina da companhia e os seus processos de tomada de decisão a partir de uma análise detalhada de atividades e informações internas. Assim, os investimentos serão mais lucrativos e o planejamento terá maior capacidade de dar a competitividade necessária para a companhia gerar negócios a médio e longo prazo.

Sempre monitore os resultados

Uma vez que o BI tenha sido instalado no ambiente corporativo, a empresa deve avaliar sempre o resultado obtido após cada processo de análise ser finalizado. As decisões tomadas com o apoio de um processo de análise de dados devem ter o seu impacto mensurado, o que facilitará a busca por melhorias no futuro, a identificação de problemas e a avaliação do que pode ser replicado em outras áreas. Assim, o BI conseguirá ser um real agente de mudanças positivas para o negócio.

Como o Business Intelligence é estruturado?

O BI é estruturado em quatro etapas. Em conjunto, elas auxiliam a empresa a obter meios para otimizar os seus resultados e atingir mais sucesso a médio e longo prazo. Confira cada uma abaixo!

Implementação

Esse é o ponto em que a estratégia de BI é adotada pela empresa. Informações sobre os problemas corporativos são levantadas, assim como as rotinas em que o Business Intelligence pode ser aplicado e gerar bons resultados.

Nesse momento, é importante que o gestor invista em um sólido treinamento da equipe. Quando os timessão instruídos sobre a importância do BI para o seu dia a dia, assim como os modos corretos de utilizar essa estratégia, a sua aplicação será mais abrangente e eficaz.

Não se esqueça, também, de investir em bons sistemas. O negócio precisa escolher soluções de TI capazes de auxiliar nos processos de gestão, monitoramento e análise de informações com alta performance, disponibilidade e segurança. Se necessário, invista na nuvem: essa tecnologia pode permitir o uso do BI de modo mais escalável e econômico.

Coleta de Dados

Nessa etapa, os analistas farão a busca por informações que possam ser úteis para o processo de Business Intelligence. A partir do levantamento de quais são os pontos em que o BI será utilizado, os seus objetivos e questões, a empresa precisa buscar em meios offline e online informações que possam ser úteis para a análise.

Sempre tome cuidado com a origem da informação, a sua qualidade e o nível de integridade. O ideal é que o negócio busque registros de uso fácil e que sejam atualizados.

Para avaliar como melhorar a qualidade do perfil de atendimento, por exemplo, informações muito antigas não são recomendadas. Elas não conseguem passar para o gestor uma visão dos problemas que impactaram o trabalho do time nos últimos meses e, com isso, levar a resultados inconsistentes.

Integração de informações

Essa é a etapa em que todas as informações coletadas são integradas. A integração de dados é um dos momentos mais importantes do BI pois é nele em que os insights começam a ser produzidos.

Além disso, nesse momento as ferramentas voltadas para a filtragem dos dados entram em ação. Elas eliminarão registros de baixa qualidade ou que não sejam úteis para a análise, auxiliando a empresa a ter melhores resultados.

Análise das informações

Nesse momento, o gestor utilizará todos os dados levantados, filtrados e integrados para obter insights. Tendo como base as informações coletadas, os questionamentos criados e as metas, o analista buscará, nos dados do negócio, respostas para as demandas existentes.

As respostas obtidas orientarão as decisões tomadas pela companhia. Assim, mudanças no ambiente corporativo, investimentos e o planejamento de projetos serão feitos com mais segurança e menor chance de darem errado.

Como o BI consegue gerar competitividade e alta performance no ambiente corporativo?

O uso do Business Intelligence tem se espalhado por vários setores como uma forma de gerar mais competitividade para as empresas. Companhias de investimento, por exemplo, adotaram o BI para evitar fraudes e realizar aplicações mais inteligentes e seguras. Cruzando diferentes dados de consumidores e do mercado, o negócio pode avaliar o risco  de um investimento, o perfil de crédito do cliente e se uma compra é realmente fraudulenta ou não. Isso evita prejuízos e melhora a confiabilidade das decisões tomadas pela companhia.

Já as seguradoras utilizam-no para compreender maneiras mais lucrativas de estruturar os seus serviços de acordo com as demandas do mercado. Avaliando o perfil de seus clientes e os indicadores de gastos, a empresa pode reestruturar os seus planos a partir de um modelo com custos mais precisos, serviços mais bem segmentados e outros pontos que contribuem para tornar o portfólio mais lucrativo.

Na indústria, o Business Intelligence permite que gestores tornem a cadeia operacional mais inteligente e com um número de gargalos menor. Todas as rotinas são analisadas e, assim, o empreendimento pode adotar uma abordagem mais eficaz e voltada para atingir todas as metas de médio e longo prazo. A cadeia operacional será reformulada e terá como base um modelo mais eficiente e alinhado com as demandas do mercado.

Quem depende da infraestrutura de TI para executar várias tarefas pode utilizar o Business Intelligence para maximizar a sua performance e eliminar problemas de segurança. Todas as informações relativas ao funcionamento da infraestrutura serão cruzadas para que vulnerabilidades e pontos que interferem negativamente no desempenho dos serviços de TI tornem-se mais visíveis, de modo que o gestor possa realizar correções precisas.

Já na gestão de projetos, o BI pode ser aplicado em várias etapas do planejamento a análise final de resultados. A viabilidade do projeto, os pontos que podem ser otimizados nas etapas futuras e os impactos nas receitas da empresa são identificados com mais facilidade e precisão. Isso auxiliará a companhia a sempre buscar melhores estratégias para executar os seus projetos e, com isso, atingir mais receitas e lucratividade.

O mercado atual não abre espaço para empresas cometerem erros. No seu dia a dia, o negócio deve estar preparado para tomar decisões com agilidade, segurança e baixo risco.

Afinal de contas, se um investimento ineficaz é tomado ou se um projeto não atinge os resultados esperados, a companhia pode perder muitas oportunidades de vendas. Por isso, ter um ambiente de alta performance e uma rotina de gestão capaz de entregar bons resultados é algo crítico.

Esse cenário pode ser atingido com o apoio de processos de análise de dados. Apoiadas em novas tecnologias, estratégias como o BI permitem que a empresa lucre mais investindo de forma mais inteligente.

O Business Intelligence, portanto, deve ser visto como uma maneira de orientar a empresa para uma cultura de contínua melhoria nos serviços do negócio e no seu posicionamento no mercado. Gestores terão processos mais integrados e de alta performance e, ao mesmo tempo, a tomada de decisões será baseada em uma rotina de análise com alto retorno. Isso garantirá que a empresa sempre conseguirá atingir as suas metas de mercado sem se expor a situações de risco ou ter um posicionamento menos eficaz do que o da concorrência.

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