Delegar tarefas à equipe de trabalho é uma das principais atitudes que um líder pode tomar para multiplicar a produtividade. Afinal, aquela ideia de um chefe centralizador que tem nas mãos todas as mínimas ações da empresa já demonstrou sua falta de eficácia e se tornou obsoleta. Mobilizar um time para alcançar um objetivo é o caminho para fazer mais, melhor e em menos tempo.

Porém, para alcançar o resultado que o líder espera, ele precisa fazer muito mais do que atribuir papeis. Delegar não significa que ele deixou de ter responsabilidade sobre o resultado — significa apenas que ele compartilhou.

Por isso, é fundamental que ele avalie e acompanhe o desenvolvimento do projeto. Só assim ele vai conseguir fornecer os recursos necessários, verificar o andamento, ajustar procedimentos, oferecer feedback e garantir que os prazos sejam cumpridos.

Além disso, sem o acompanhamento do líder existe o risco de cada um fazer sua parte de forma isolada, sem uma visão do todo e da importância de sua parte no resultado total.

O acompanhamento faz parte da gestão de equipes e promove um trabalho mais integrado e sincronizado. Isso evita que partes interdependentes do projeto fiquem paralisadas enquanto esperam que outros colegas façam a sua parte ou tomem as providências necessárias para a continuidade.

Então, de que formas um gestor de projetos pode acompanhar as tarefas de sua equipe de trabalho de forma eficiente? Que técnicas podem ser utilizadas para garantir o bom andamento e a realização das tarefas definidas?

Descobrir as respostas a essas perguntas é muito fácil! Basta você continuar a leitura deste post! Aqui você vai encontrar dicas infalíveis para acompanhar as tarefas de sua equipe de trabalho e garantir a realização do projeto!

1. Comunique com clareza

Se você vai avaliar um projeto, as tarefas ou o desempenho de cada membro da equipe, vai precisar utilizar critérios para isso. E tão importante quanto a existência desses parâmetros é que a equipe de trabalho saiba quais são eles. Para isso, o líder precisa se comunicar de forma clara.

Mas comunicação não é apenas forma, é também o conteúdo. A equipe precisa entender que as tarefas recebidas não são simplesmente uma arbitrariedade do gestor, uma obrigação de fazer, uma questão de “manda quem pode e obedece quem tem juízo”.

Para promover o engajamento, o colaborador precisa entender que suas tarefas são parte de um projeto em que cada um contribui, de forma cooperativa, para o crescimento da empresa e benefício de todos.

Além disso,  as tarefas são meios para desenvolver habilidades e preparar os membros do time para assumirem futuras responsabilidades.

Com essa visão em mente, o líder precisa deixar claro alguns pontos:

• o que ele espera de cada colaborador?
• quais os resultados ele espera ao final da tarefa delegada?
• como a realização de sua tarefas contribui para o resultado coletivo?
• como sua tarefa interfere no resultado do outro, ou seja, como ele depende do seu resultado para executar a parte dele?

2. Estabeleça um período para o acompanhamento

Por mais o seu papel seja monitorar as tarefas realizadas pela equipe, ter o chefe no pé o tempo inteiro prejudica — e muito! — a produtividade do grupo. Então, é importante estabelecer períodos para que este controle aconteça.

Quando existem situações em que o resultado precisa ser visto rapidamente, pode ser necessário fazer o monitoramento diário. Mesmo com todo o planejamento possível, situações realmente urgentes acontecem eventualmente e pedem um controle ainda mais frequente.

Porém, quando se trata de um projeto de médio ou longo prazo, que está acontecendo de acordo com um cronograma definido, o monitoramento pode acontecer uma vez por semana.

O importante é definir um espaço de tempo em que esse controle não seja sufocante e prejudique o andamento do trabalho e nem tão longo que dê espaço para distorções por falta de comunicação.

3. Divida as tarefas em etapas

Simplesmente se sentar e aguardar um resultado final pode garantir surpresas desagradáveis para o gestor. Talvez ele descubra tarde demais que o projeto não tomou os rumos desejados ou simplesmente não vai sair no prazo combinado.

Então, dividir a tarefa em etapas menores é uma estratégia muito eficiente para garantir os melhores resultados.

Assim, o gestor tem uma ideia de como cada passo está sendo conduzido pelos responsáveis, pode prever possíveis atrasos e tomar medidas para acelerar o andamento dos processos.

4. Oriente cada etapa

Na avaliação periódica, o líder consegue avaliar se as etapas previstas estão sendo cumpridas e se já é possível partir para uma nova fase do projeto.

Nessas transições, é preciso dar um feedback para o colaborado, analisando com ele as ações que tiveram melhor resultado e se elas são viáveis para a próxima etapa ou não.

Também é preciso orientar o colaborador para a próxima fase do projeto, mas evitando dar respostas prontas. Pode até tomar um pouco mais de tempo, mas ajudar a refletir sobre os passos seguintes vai ajudar no desenvolvimento da competência do funcionário.

Discutir as melhores ações e os caminhos para realizar as próximas ações permite que o gestor avalie quais atividades o colaborador já tem condições para conduzir sozinho.

Assim, o liderado se sente mais seguro para executar as próximas etapas, conquista a confiança do gestor, que pode aumentar o intervalo de monitoramento até que o colaborador se torne realmente autônomo na realização das tarefas.

5. Utilize ferramentas de gestão

Com uma agenda lotada e muitas tarefas para acompanhar, a gestão de projetos eficiente precisa de ferramentas e softwares que auxiliam a organizar as datas e dados que compõem este controle.

Hoje, o mercado já disponibiliza softwares e até mesmo aplicativos que podem auxiliar nesta tarefa.

Eles enviam lembretes que alertam para as datas próximas, disponibilizam arquivos fundamentais para o trabalho de todo o grupo, compartilham todas as informações importantes em um único canal.

Através deles, também é possível ver as atividades dos membros da equipe, receber alertas sobre as atividades mais importantes, e informações sobre o que deve ser feito e qual é o prazo para realização.

Também é possível criar uma agenda inteligente, que sinaliza e até mostra em outra cor as tarefas que estão aguardando retorno mas estão dentro do prazo, as que já tiveram seu tempo esgotado e muitas outras funcionalidades.

6. Promova uma avaliação coletiva

Quando se trata de trabalho em equipe, nada melhor que discutir coletivamente os sucessos e também os pontos do projeto que precisam ser agilizados e resolvidos, certo?

Portanto, envolva os membros do time na avaliação. Esta é uma excelente maneira para que cada peça do quebra-cabeças seja analisada considerando sua integração com o todo, e como o andamento das tarefas individuais está colaborando para o resultado geral.

É importante manter um clima de cooperação durante esta avaliação. Ela não deve ser usada para culpar um membro da equipe por possíveis problemas, mas entender as interferências e, principalmente, encontrar soluções coletivas.

Entendeu como é possível monitorar as tarefas de sua equipe de trabalho para promover bons resultados? Gostou do nosso post? Então, que tal compartilhar em suas redes sociais?