Na realidade da construção de projetos, a administração do tempo é um dos maiores desafios para qualquer gestor. Entre tarefas sequenciadas e cronogramas acirrados, as responsabilidades são muitas e a falta de visibilidade de prazos pode fazer com que tudo desande.

Como sabemos, o dia a dia de quem trabalha com essa gestão específica requer equilíbrio pessoal e profissional para lidar tanto com a equipe quanto com os clientes. Não é pequeno o número de empresas que enfrentam dificuldades no cumprimento de deadlines, desempenhando tarefas com atraso continuamente.

Como consequência, os atrasos funcionam como uma porta para problemas ainda maiores, como o desgaste do time, o maior consumo de recursos e, na pior das hipóteses, o cancelamento ou não cumprimento do projeto.

Se tem problemas com isso e quer melhorar a visibilidade de prazos em sua empresa, este artigo é para você. Listamos dicas que poderão reverter o seu quadro, garantindo pontualidade com passos práticos. Vamos lá?

Use a tecnologia como aliada para cumprir os prazos

Confiar na sua memória ou na de outras pessoas não é a melhor forma de controlar prazos. Tampouco gerir post-its fixados na frente do computador. Apostar em uma ferramenta informatizada é uma das melhores alternativas para quem deseja assumir o controle sobre as atividades de um projeto, enxergando o limite de tempo com mais clareza.

Ao utilizar a tecnologia como aliada, o gestor passa a lidar com informações mais assertivas, sem precisar trabalhar com achismos. Trata-se de saber imediatamente quais atividades estão em atraso, quais estão no limite do tempo e quais contam com vantagem para a conclusão.

Uma boa dica é criar alertas via e-mail para os membros da equipe. Com foco na otimização de resultados, essa solução simples já pode garantir que ninguém fique desavisado.

Tenha um escopo bem definido

Sabe quando a ideia inicial é traçada, mas ela vai se adaptando às consequências? Muda, altera, constrói mais um prédio, levanta um “puxadinho”, os recursos acabam, os prazos se extrapolam…

A falta de um escopo bem definido é um dos grandes problemas que impedem a boa gestão das entregas. Isso acontece porque quando você não sabe muito bem para onde ir, acaba incluindo etapas sem planejamento, perdendo as rédeas do objetivo central.

O esboço mal planejado só tende a trazer influências negativas para o projeto, principalmente no cumprimento dos prazos. Sendo assim, valorize essa etapa, fazendo questão de desenhar um escopo com metas claras, atividades sequenciadas e abordagem profunda quanto aos processos e riscos da realização do projeto.

Utilize gráficos de acompanhamento

Na correria do cotidiano, interpretar dados numéricos nem sempre é uma opção na qual o gestor quer empregar seu tempo. Nesse sentido, quanto mais didático você for, melhor será para você e sua equipe.

Investir em um sistema ou em uma planilha que facilite seu processo de interpretação das informações é uma escolha que renderá frutos como otimização do tempo e monitoramento facilitado.

Lembre-se que, como gestor, o ideal é que você sempre possa visualizar um panorama do progresso do projeto. Dessa forma, você poderá checar o andamento das tarefas conforme o que foi combinado no cronograma, assumindo um controle mais eficaz tanto dos prazos de conclusão quanto dos responsáveis pelo trabalho delegado.

Distribua as tarefas de forma estratégica

Por falar em delegar trabalho, essa é uma prática saudável que precisa acontecer dentro da empresa de forma inteligente e frequente. A distribuição de tarefas o ajudará a desfragmentar um emaranhado de atividades, fazendo com que sua equipe tenha a oportunidade de se desenvolver.

As pessoas só se sentirão responsáveis pelo projeto quando receberem tarefas específicas e compreenderem com clareza aquilo que se espera delas. Com isso em mente, determine o deadline, o responsável e o resultado aguardado para cada ação. Junto a isso, não esqueça de refletir bem na hora de delegar. Conheça os membros do time e separe as tarefas de acordo com as habilidades de cada um.

Uma boa dica que pode evitar retrabalhos e atrasos é investir um tempo para conferir se as pessoas realmente entenderam aquilo que você solicitou. Seja estratégico ao se certificar de que o colaborador sabe o que precisará fazer e entregar. Um simples feedback pode poupar um trabalho tremendo.

Quebre tarefas maiores

Como você deve saber, esse ensinamento é uma das bases na construção de um projeto. No entanto, muitos gestores sofrem por não conseguirem controlar a entrega de megatarefas que parecem nunca ter um fim. É como se eles estivessem tentando carregar um palco que poderia ser transportado em pedaços.

Divida para conquistar. Desapegue, delegue, separe as atividades grandes em grupos menores de acordo com nível de complexidade e prazo. Isso o auxiliará a cumprir as dicas acima, como a delegação entre a equipe e o acompanhamento dos gráficos.

Na rotina do profissional que lida com esse tipo de trabalho, a exigência por entregas em períodos cada vez menores parece virar tendência. O mercado urge e, dependendo do segmento, um atraso de algumas horas por ser significativo na satisfação do cliente. E você não precisa dar conta de tudo sozinho.

Faça reuniões evidenciando resultados

Realizar reuniões para alinhar o andamento do escopo e identificar desvios e tratá-los é uma prática que precisa fazer parte do seu cotidiano. Além de ajudar a compreender o sequenciamento, os encontros podem ser proveitosos para a motivação das pessoas envolvidas.

Para conseguir esse benefício, que tal um truque de gestor? Busque deixar suas reuniões para dias e horários em que os colaboradores estão menos sobrecarregados.

Afinal, você precisa que as pessoas participem do momento. Se a reunião for vista como um evento chato ou desnecessário, você perderá muitos pontos.

Provar para o time que os resultados estão sendo conquistados por conta dos constantes alinhamentos em reuniões é a melhor forma de combater essa percepção de desperdício de tempo. Aproveite para indicar os avanços obtidos desde o último encontro.

Não feche os olhos para os riscos

Por último mas não menos importante, os imprevistos. Por mais que você se dedique ao cronograma, planejando todas as etapas e prevendo os períodos conclusivos, sempre existirão aqueles acontecimentos que independem da sua vontade.

Contratempos podem estragar o seu planejamento e a culpa por não prevê-los, na maioria das vezes, será atribuída a você. Portanto, considere todos os fatores que fogem à gerência do projeto.

É claro que você não pode controlar tudo o que acontece no mercado ou na empresa. Mesmo assim, a atenção voltada para o reconhecimento de riscos poderá dar o tempo necessário para gerenciar uma crise.

Acompanhe os recursos financeiros, humanos e materiais bem de perto. Não confie apenas em sua intuição, mas invista em um levantamento efetivo das pessoas e de ferramentas disponíveis. Assim, você poderá fugir o máximo possível dos contratempos. Se o projeto atrasou, sempre tem uma forma de se resolver.

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