Todo projeto está sujeito a imprevistos que podem causar atrasos. Além disso, em um mundo dinâmico como o atual, dificilmente o que foi definido inicialmente em um plano de projeto será exatamente executado ao seu final. Se o projeto atrasou, a alternativa é lidar com estes fatores de forma consciente e objetiva.

Alguns motivos que levam um projeto a ter seu cronograma prejudicado são a mudança de especificação ou de equipe, mas isso também pode acontecer por falta de recursos ou até mesmo um erro durante o planejamento na estimativa do tempo e tarefas. Um projeto pode atrasar também devido a fatores externos que não são controlados pela empresa. O importante para lidar com estas incertezas é acompanhar e monitorar o desenvolvimento do projeto visando identificar o quanto antes eventuais atrasos.

Mas se foi realmente apontado que ocorrerá um atraso no projeto, ou quando se deu contra, o projeto atrasou, como fazer para resolver este problema? Confira a seguir algumas formas de realizar os ajustes necessários.

Remanejamento interno

Se durante o monitoramento do projeto foi reconhecido um erro na estimativa do tempo para execução das atividades será preciso realizar ajustes. O primeiro passo que um gerente de projetos deve tomar quando identifica o atraso é tentar conter o problema internamente. Para tanto, precisa identificar folgas no cronograma com foco nas atividades que são mais críticas. Existem membros da equipe desempenhando funções que não são essenciais para o projeto naquele momento? Caso sim, é o caso de deslocá-los para atividades mais críticas de forma a conter o atraso. Se estas medidas não funcionarem o gerente deverá rever o escopo do projeto.

Redefinição do escopo

Se o problema do atraso não foi resolvido internamente é hora de conversar com o cliente para pensar sobre o escopo do projeto. É preciso negociar com ele para tentar conseguir mais tempo ou diminuir o escopo, apresentando que a duração das atividades conforme previsto no cronograma inicial não irá atender a demanda de entrega no prazo estabelecido. Por isso, o escopo do projeto deverá ser revisto. Mas antes disso é preciso saber se existem recursos financeiros adicionais que podem ir para o projeto.

Novo planejamento de custos

O projeto está atrasado pois as atividades planejadas não são executadas com a duração prevista. Para sanar este problema é preciso estender o cronograma ou adquirir recursos adicionais para dar conta das atividades. Ambas as saídas envolvem um ajuste nos custos do projeto.

Para garantir a saúde financeira do projeto o gerente deve analisar sua viabilidade dentro do novo orçamento feito com base nos ajustes realizados no escopo. Seria possível buscar mais recursos, sejam eles internos ou externos? É preciso rever os custos do projeto com base na nova realidade e garantir que estes ajustes não precisarão ser feitos novamente.

Plano de ação

Feito isso, será necessário rever o plano de projeto e criar um plano de ação que descreva como o problema do atraso será resolvido. Este plano deve destacar como será aproveitada a oportunidade de ajuste, seja com mais tempo ou com mais recursos.

O novo cronograma precisará conter a redefinição dos marcos de tempo que representam as entregas previstas, assim como a identificação da equipe responsável pelas atividades.

Com estas iniciativas é possível conter o atraso de um projeto de forma a não danificar a imagem da empresa com o cliente. O importante desta experiência é aprender com o erro e não repeti-lo!