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Gestão de prazos: como garantir a entrega de tarefas no prazo certo?

Um dos fatores de sucesso de um projeto é o cumprimento dos prazos. Quando as datas de entrega são desrespeitadas, surgem o estresse, a desorganização, os conflitos internos, a diminuição da motivação da equipe e, consequentemente, as reclamações de consumidores.

Em diversos casos, há até mesmo a perda de clientes e a não garantia da qualidade das entregas. A boa notícia é que todos esses problemas podem ser evitados se você tiver uma boa gestão de prazos.

Neste artigo, vamos mostrar o que é a gestão de prazos, como ela funciona e quais são suas aplicações no dia a dia empresarial. Daremos exemplos de ações e métodos para garantir a entrega de tarefas a tempo, contribuindo para o alcance dos resultados planejados.

Quer melhorar os processos e resolver problemas de atraso em sua equipe? Então, continue a leitura!

O que é a gestão de prazos?

Ao contrário do que pode parecer, gerir prazos não significa simplesmente estabelecer deadlines para as tarefas e ficar em cima da equipe para que as datas de entrega sejam cumpridas.

A verdadeira gestão de prazos consiste em implementar metodologias e processos claros, para que haja um aumento gradual no cumprimento correto das entregas, com pontualidade e sem perdas de qualidade. Quando esse trabalho é feito da maneira adequada, diversos benefícios aparecem. Entre eles, estão:

  • redução dos atrasos nas tarefas;
  • aumento da cooperação entre a equipe;
  • realismo em relação às exigências dos gestores;
  • maior tranquilidade dos colaboradores para desenvolver os trabalhos;
  • clareza e entendimento das atividades;
  • aumento da motivação e do sentimento de realização.

Como a gestão de prazos funciona?

Estimativas de deadlines

Diversas empresas vivem uma rotina desanimadora, na qual praticamente nenhuma entrega é feita na data planejada. Isso já nos dá uma pista do problema inicial, que é ignorado por muitos gestores: o erro nas estimativas dos prazos.

Portanto, a gestão de prazos começa estimando corretamente o tempo necessário para a realização de cada atividade. A partir daí, torna-se possível elaborar cronogramas condizentes com a realidade.

Isso, por si só, já diminui a pressão sobre o time e faz com que o projeto seja levado a sério. Afinal de contas, quando um prazo é estimado no “chute”, os colaboradores naturalmente percebem e deixam de dar credibilidade à data estipulada.

Você sabia, por exemplo, que o tempo real de produção em um dia comum de trabalho é de 60% a 75%? A explicação para isso é que as pessoas têm necessidades pessoais, profissionais (como reuniões) e fisiológicas.

Quando os gestores caem na ilusão de que os funcionários estarão produzindo 100% do tempo, é inevitável que os prazos sejam descumpridos.

Controle da execução

Uma vez que a empresa estipula cronogramas realistas, considerando todas as interferências envolvidas no processo, chega, então, a hora de monitorar a evolução do projeto.

Sabemos que o dia a dia dos gestores costuma ser extremamente corrido. Por esse motivo, muitos líderes deixam para verificar o andamento das tarefas somente quando elas já estão próximas do prazo de entrega.

Porém, uma gestão de prazos eficiente é aquela em que existe um acompanhamento contínuo durante toda a trajetória de um projeto. O responsável deve verificar a quantidade já realizada e o tempo gasto na execução.

Dessa maneira, fica muito mais fácil estimar se a entrega ocorrerá no prazo — ou se será necessário, por exemplo, alocar outros colaboradores para acelerar o andamento da atividade.

Quais são os métodos utilizados?

Regra de divisão de tarefas

Antes de qualquer coisa, é importante que o gestor tenha a exata noção da dimensão de cada tarefa a ser executada. É comum termos a impressão de que algo pode ser feito rapidamente, quando, na realidade, levará mais tempo.

Se a tarefa for grande, é fundamental quebrá-la em várias atividades menores, pois isso contribui para a organização e facilita o gerenciamento. Quanto menor é um problema, mais fácil é sua resolução e maior é a clareza que o colaborador tem para trabalhar.

Outro ponto importante da divisão de tarefas é garantir a visibilidade dos prazos. Assim, todos os envolvidos podem acompanhar o andamento do trabalho.

Top-down

Na gestão de prazos, o modelo de gestão top-down utiliza a visão ampla das estatísticas para estimar deadlines. Primeiramente, o gestor deve identificar a que categoria a tarefa pertence ou qual é o tipo de trabalho.

Digamos que a atividade seja preencher uma planilha mensal correspondente a um relatório administrativo. Se, nos últimos cinco meses, a média de tempo para completá-la foi de dois dias, é provável que a duração da tarefa seja a mesma dessa vez.

Opiniões de especialistas

Mesmo que um gestor seja muito experiente, nem sempre ele tem conhecimento em gestão de prazos — e não há nada de errado nisso. Todas as empresas passam por fases de aprendizado e, nessas horas, pode ser preciso contratar um consultor especialista no assunto.

Em um primeiro momento, tal contratação parece cara. Porém, trata-se de um investimento que reduz drasticamente o risco de estabelecer prazos errados para projetos de grande importância. Com isso, evita-se também o prejuízo causado por uma estimativa errada.

Técnica PERT

A técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique) é uma metodologia que considera três cenários distintos para determinar o prazo de um projeto:

  • duração pessimista (P);
  • duração otimista (O);
  • duração mais provável (MP).

Depois da definição de cada um deles (que pode ser feita por conta própria ou com a ajuda de uma consultoria), é utilizada a fórmula (4xMP) + P + O / 6. O resultado desse cálculo será a duração esperada.

Considere, por exemplo, que uma empresa vai implantar um software de gestão de projetos e previu os seguintes cenários:

  • duração pessimista (P) = 140 dias;
  • duração otimista (O) = 60 dias;
  • duração mais provável (MP) = 80 dias.

Seguindo a fórmula (4xMP) + P + O / 6, temos:

(4×80) + 140 + 60 / 6

320 + 140 + 60 / 6

520 / 6

Resposta: 86,6 dias.

Independentemente do método utilizado para a gestão de prazos, é importante ter em mente que sempre estamos sujeitos a imprevistos, desde greves até uma falta por adoecimento. Sendo assim, a estimativa deve ser feita com cautela, para que as tarefas sejam executadas em um ritmo realista.

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