Com a dinamicidade dos ambientes organizacionais modernos, um dos maiores desafios das empresas atualmente consiste em identificar quais oportunidades de negócio são mais vantajosas dentro de determinado contexto. E essa avaliação exige cuidado quando se trata de priorizar propostas de projetos. Nesse momento, ao conseguir tomar as decisões mais acertadas, a organização pode não só economizar recursos como também maximizar seus resultados, selecionando as propostas que ofereçam maior valor agregado.

Sua empresa também está enfrentando esse desafio? Quer saber como superá-lo de uma vez por todas? Então confira nosso artigo de hoje e aprenda a priorizar propostas de projetos!

Afinal, o que são propostas de projetos?

Antes de pensarmos na priorização propriamente dita, vamos definir o que são essas tais propostas de projetos. De uma maneira bastante simples, podemos dizer que são documentos que trazem os pontos-chave para o desenvolvimento de um projeto, incluindo aí escopo, prazo, custos e recursos necessários. Elas servem para captar apoiadores (como investidores e patrocinadores, por exemplo) ou ainda obter aprovação interna para que uma iniciativa seja aceita. Por esses motivos, devem trazer informações claras e objetivas sobre o empreendimento, da implementação aos tipos de resultados esperados.

Por que priorizar propostas de projetos?

Digamos que você tenha dez propostas de projetos para serem avaliadas, mas nem todas podem ser colocadas em ação em um primeiro momento. O que resta fazer, então, é determinar uma forma de classificar essas propostas de acordo com suas relações entre custo e benefício (vale ressaltar que custo-benefício não se trata apenas de dinheiro, mas de geração de valor). Assim, deve-se priorizar aquelas propostas que tenham maior potencial para trazer retorno sobre o investimento, isto é, que gerarão mais valor para a empresa no menor espaço de tempo possível.

E como exatamente fazer essa priorização?

Na prática, o processo de priorização pode ser definido de várias formas, tudo dependendo da metodologia que a empresa decide colocar em ação. Aqui vamos dar algumas dicas de como fazer essa escolha mais facilmente. Acompanhe:

Verifique o alinhamento da proposta aos objetivos da empresa

O primeiro passo é analisar se as propostas de projetos estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Digamos que o objetivo da organização para este ano seja aumentar a receita em 15%. Nesse caso, as propostas que tenham potencial para contribuir para que esse objetivo seja alcançado devem, obviamente, ser priorizadas sobre as demais.

Defina critérios objetivos de priorização

Se sete de dez propostas de projetos estão alinhadas com o objetivo estratégico do negócio, passa a ser preciso determinar seu grau de alinhamento, isto é, quanto cada uma pode efetivamente contribuir para atingir o resultado esperado. Para tanto, deve-se definir critérios objetivos que permitam fazer essa avaliação (aí podem entrar o retorno sobre o investimento, o custo total envolvido, a análise de viabilidade e o valor presente líquido, por exemplo).

Atribua uma pontuação relativa a cada critério

Fato é que cada critério estabelecido terá maior ou menor importância no contexto da empresa. Assim, o custo do projeto pode ter um impacto altíssimo, enquanto o prazo para sua conclusão pode não ter tanta influência assim. Para enxergar melhor essas diferenças, atribua uma pontuação para cada critério segundo uma ordem de importância, dando o devido peso a cada variável.

Parta para as comparações finais

Para avaliar o impacto de cada proposta no todo, será preciso fazer comparações entre os critérios selecionados e as respectivas pontuações atribuídas, detectando, no fim das contas, quais são mais vantajosos para a empresa. Digamos que exista uma proposta de projeto que necessite de poucos recursos, mas que, a longo prazo, tenha um ótimo retorno sobre o investimento. Já uma outra exige um maior investimento inicial, mas vai aumentar a competitividade do negócio em 10%. Aí basta concluir: qual delas contribuirá mais para seu objetivo estratégico, por exemplo, de expandir a receita em 15% até o final do ano?

É possível facilitar esse processo?

Ficou aí pensando em qual dos dois projetos seria mais vantajoso para sua empresa? Pois é exatamente essa a dúvida que faz com que muitas organizações acabem apostando na solução errada, consequentemente perdendo tempo e dinheiro com projetos de pouco valor agregado. Mas para não cair nessa, você pode usar uma técnica de priorização de projetos chamada Analytic Hierarchy Process (AHP), que leva em conta diversos atributos para fazer uma análise comparando dois a dois.

Digamos que você tenha os projetos A, B, C e D para avaliar. Então você compara A com B, A com C e A com D, determinando qual deles é mais importante. Seguindo a mesma lógica, você também fará comparações de B com C e B com D e ainda C com D. Ao final, poderá classificar todos os projetos por ordem de relevância. Assim, além de você não ficar preso somente a dados numéricos, a avaliação de cada critério sendo feita por pessoas possibilita que você use o know-how da equipe para destacar aquelas propostas de projetos que tenham um maior valor para o negócio.

Onde entram a gestão de portfólio e o PMO?

É papel do PMO fazer a priorização das propostas de projetos segundo os objetivos estratégicos da empresa, construindo um portfólio que realmente gere valor para o negócio. Os critérios de priorização devem ser determinados em conjunto com a direção da empresa, visando sempre alinhar as iniciativas e os investimentos a quaisquer que sejam os resultados esperados. Uma vez que já estão alinhadas ao planejamento estratégico e devidamente classificadas de acordo com os critérios de priorização, as propostas podem ser colocadas em prática imediatamente, facilitando o trabalho do PMO e do gerente de projetos.

Priorizar propostas de projetos é a melhor maneira de garantir resultados para sua empresa. E o melhor é que, à medida que um projeto prioritário é concluído, você pode dar início ao próximo, sempre com a certeza de que a empresa estará gerando o máximo retorno possível sobre cada investimento.

E o seu PMO, por acaso já trabalha com a priorização de propostas de projetos? Quais são os critérios normalmente empregados por sua equipe? Deixe seu comentário aqui e compartilhe suas experiências conosco!