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Por que integrar o planejamento estratégico à gestão de portfólio

Quando há a devida integração entre planejamento estratégico e gestão de portfólio, logo se percebe uma redução considerável no número de projetos desenvolvidos pela empresa. Contudo, para compensar essa diminuição de volume, os resultados obtidos acabam se mostrando bastante superiores. Essa transformação se deve principalmente à mudança de perspectiva da organização, que deixa de dispensar energia naquilo que só toma tempo e recursos, trazendo poucos resultados, passando a trabalhar focada em objetivos e projetos realmente estratégicos.

No post de hoje você vai entender por que integrar o planejamento estratégico à gestão de portfólio é tão importante para sua empresa e que tipo de resultados essa integração pode trazer para seu negócio. Pronto?

Breve revisão de conceitos

Antes de irmos aos motivos para a integração, é preciso definirmos com uma maior precisão o que são exatamente o planejamento estratégico e a gestão de portfólio de projetos. Então vamos por partes.

Por planejamento estratégico se deve entender a definição da missão da empresa, de seus objetivos de negócio e das estratégias que a permitem atingir crescimento no curto, médio e longo prazos. A gestão de portfólio, por sua vez, nada mais é que a coleção de projetos que tem como função fazer cumprir os objetivos definidos no planejamento estratégico da empresa.

Trocando em miúdos, é seguro dizermos que o portfólio de projetos é o veículo que permite que a organização coloque seu planejamento estratégico em funcionamento e efetivamente atinja os objetivos previamente traçados.

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Aliança entre planejamento e gestão

Para promover a integração entre o planejamento estratégico e a gestão de portfólio, deve-se primeiramente considerar o portfólio de projetos como um reflexo das metas da empresa para a conquista de seus objetivos.

Assim, se o negócio tem como objetivo estratégico ampliar a produção em 20%, uma possibilidade seria investir em um projeto de expansão da planta fabril para chegar a esse resultado, bem como um outro projeto para a otimização do processo de produção. Esses dois projetos, somados a quaisquer outros que visem o alcance do mesmo objetivo, formam o portfólio de projetos, que, quando bem alinhado ao planejamento, dá o suporte necessário para que a empresa cresça de maneira ordenada e sustentável.

Motivos para a integração

Você já relembrou o que são planejamento estratégico e gestão de portfólio e já sabe também como promover a integração entre essas duas atividades, certo? Então agora finalmente chegou a hora de saber por que você não pode deixar de manter esse alinhamento. Veja só:
Redução quantitativa de projetos

À medida que você promove o alinhamento entre planejamento estratégico e gestão do portfólio de projetos, verifica uma considerável redução no número de trabalhos desenvolvidos pela empresa, o que se deve à maior assertividade na escolha de projetos que realmente façam sentido para o crescimento do negócio.

Constantes priorização e avaliação

Com a gestão de portfólio de projetos você concentra todas as iniciativas sob a mesma supervisão, o que permite avaliar constantemente o impacto de cada trabalho na estratégia empresarial. Um projeto que era importante no início do ano pode não ser mais dali a seis meses, por exemplo, seja pela mudança do ambiente econômico, pela entrada de um projeto mais relevante ou ainda por alguma alteração de estratégia da empresa.

Melhor alocação de recursos

Contar com recursos de qualidade para o desenvolvimento de todos os projetos prioritários da empresa nem sempre é possível, mas com a gestão de portfólio você pode prever com uma boa antecedência quando terá recursos disponíveis a fim de manter todos trabalhando integralmente em prol dos objetivos organizacionais, sem perda de tempo. Isso gera uma maior agilidade no desenvolvimento de projetos, produtividade acelerada e resultados mais próximos do que com o gerenciamento individual de cada projeto.

Redução de possíveis riscos

Quando há um alinhamento entre planejamento estratégico e portfólio de projetos, a identificação de riscos inerentes ao negócio é facilitada, uma vez que já na análise de viabilidade econômico-financeira de cada trabalho é possível detectar até que nível de risco a empresa está apta a aceitar para o desenvolvimento do projeto.
Nesse processo, é possível então incluir ou excluir projetos do portfólio sem comprometer esforços ou recursos orçamentais.

Otimização do orçamento

Outro ponto que pode ser solucionado com a integração entre planejamento estratégico e gestão de portfólio de projetos é a otimização do orçamento. Como se passa a ter uma visão muito mais global dos objetivos da empresa e de como cada projeto contribuirá para o atingimento dessas metas, é possível mensurar com maior segurança o custo total de cada iniciativa.

Retorno sobre o investimento

A gestão de portfólio, quando integrada ao planejamento estratégico da empresa, também tem o poder de maximizar o retorno sobre o investimento, uma vez que prioriza aqueles projetos de maior rentabilidade para o negócio e coordena as iniciativas para que cada novo trabalho agregue mais valor para a empresa, somando inovações e aumentando o potencial de geração de oportunidades ao longo do tempo.

Direcionamento da empresa

Quando integrados, gestão de portfólio e planejamento estratégico reduzem os esforços da empresa no desenvolvimento de novas oportunidades de negócio e consequentemente maximizam os resultados. Dessa forma, o negócio caminha totalmente na mesma direção, concentrando investimentos, recursos e esforços para o alcance dos mesmos objetivos.

Em contrapartida, quando divergentes, com o planejamento estratégico apontando para um lado e a gestão de portfólio para outro, entra em cena a competição por recursos, investimentos e atenção da alta direção, levando a empresa a desperdiçar muita energia para nem sequer sair do lugar.

Percebeu como é importante manter a gestão de portfólio integrada ao planejamento estratégico da empresa? Pois para não perder tempo com essa integração, conte com uma ferramenta de gestão de projetos que contemple a gestão de portfólio, permitindo que você acompanhe os resultados de cada iniciativa com bastante cuidado — afinal, o planejamento estratégico da empresa não é estático, assim como o portfólio de projetos.

A verdade é que mudanças acontecem a todo momento e você precisa estar preparado para adequar o rumo da empresa. Por isso, investir em um PMO estratégico, totalmente alinhado aos objetivos do negócio, é sempre uma boa ideia!

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