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Como viabilizar a implantação de um PMO

Antes da implantação de um PMO, os projetos estão dispersos, os controles não têm conexão, os esforços precisam ser multiplicados e o orçamento costuma estar sempre prestes a estourar, comprovando com esse caos a descentralização da gestão de projetos e a dificuldade da empresa em se concentrar naquilo que realmente trará diferencial competitivo para os negócios.

Em contrapartida, depois da devida implantação de um escritório de projetos passa a ser possível aumentar a produtividade sem elevar os gastos com pessoal, gerir cada projeto com mais eficiência e alinhar a gestão de projetos ao planejamento estratégico da empresa, extraindo cada vez mais valor dessas iniciativas ao torná-las mais rentáveis para a organização.

E por mais que possa parecer fácil, essa transição definitivamente não acontece do dia para a noite, tampouco de uma semana para a outra. Essa é uma mudança cultural que exige comprometimento tanto das altas lideranças quanto dos gerentes de projetos, que devem se unir para viabilizar a implantação do PMO. Mas e depois desse primeiro movimento, o que fazer? Como colocar o PMO para funcionar? Fique de olho e se prepare:

ACABE LOGO COM O CAOS

A primeira ação a ser tomada para viabilizar a implantação de PMO é colocar a casa em ordem. É preciso fazer um levantamento minucioso dos projetos que estão em execução, o status de cada um e quem está envolvido, avaliando a viabilidade de sua continuidade (ou não). Essa análise permite que você se situe em relação ao portfólio de projetos da empresa.

Feito o levantamento, é hora de centralizar tudo sob a responsabilidade do futuro PMO, definindo respectivos papéis e responsabilidades. Não esqueça que, como as pessoas se dedicaram a esses projetos, é mais que válido não descartar ninguém até ter certeza absoluta de qual será sua necessidade de recursos.

Defina a metodologia de trabalho

Um bom PMO é aquele que segue melhores práticas de gerenciamento de projetos e estabelece processos, padrões e normas a serem seguidos, afinal, é preciso ter controle absoluto sobre o desenvolvimento de cada trabalho, a fim de se ter certeza que o resultado final será de alta qualidade.

Você pode, por exemplo, optar pela adoção de uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos — como o Scrum —, que seja ampla e sirva a praticamente qualquer tipo de projeto, ou ainda desenvolver sua própria metodologia de trabalho. O importante é se lembrar de que todos os envolvidos precisam estar devidamente cientes sobre como atuar dali em diante.

Nessa fase, criar templates, padronizar documentos e registrar cada processo desenvolvimento ajuda — e muito! — a conscientizar as pessoas sobre como proceder. Isso sem contar que essas medidas também reduzem o tempo de treinamento de novos profissionais.

Treine os colaboradores

Uma das responsabilidades do PMO é treinar pessoas para que elas possam desenvolver projetos com absoluta excelência. E nada melhor do que começar um escritório de projetos com pessoas já qualificadas para desempenharem seus papéis, não acha?

Assim, invista em treinamentos técnicos e comportamentais adequados ao perfil dos profissionais, visando extrair o que há de melhor neles. Você certamente perceberá que, enquanto alguns são ótimos em laudos técnicos, pesquisas e cálculos, outros são altamente competentes em relacionamento interpessoal, em negociação e gestão de conflitos.

Sabendo aliar as virtudes de cada membro do time e tratar as deficiências com um plano de treinamento e desenvolvimento adequado, a implantação de PMO tem tudo para dar certo e trazer ótimos resultados em não muito tempo.

Faça o alinhamento estratégico

A função do PMO é viabilizar a estratégia da empresa por meio de projetos que tragam inovações, diferenciais de mercado e competitividade — sem falar, é claro, na rentabilidade para o negócio. Assim, antes de partir para a ação propriamente dita, avalie os objetivos da empresa a curto, médio e longo prazos, confrontando-os com os projetos que já estão em andamento.

Depois de uma seleção criteriosa, defina outros projetos que servirão como pilotos para o PMO, sempre priorizando aqueles que têm maior potencial de retorno sobre o investimento para a empresa. E pronto: agora você já tem o portfólio de projetos da empresa.

Defina a estrutura necessária

O PMO não é só uma ideia, tampouco é apenas um escritório comum. Sendo assim, precisa de uma estrutura física, de recursos administrativos, tecnológicos e de pessoal para funcionar a pleno vapor. Determinar que tipo de PMO será implantado ajuda a definir quais serão os recursos necessários para colocá-lo em funcionamento.

Adquira as ferramentas adequadas

Gerir um PMO sem o auxílio de um software de gestão de projetos completo é uma árdua tarefa, por isso, busque no mercado uma solução que atenda às necessidades específicas do seu PMO, com módulos de gestão de programas e portfólios, ferramentas para o acompanhamento da produtividade da equipe, relatórios analíticos, entre outras facilidades.

Não se esqueça de que o momento atual da economia é um tanto quanto delicado, por isso, dê preferência a uma solução nacional, que não esteja vinculada às variações do dólar, o que pode comprometer bastante o orçamento do seu PMO.

Comunique-se com eficiência

Mudanças sempre geram desconforto nas pessoas e criam situações de tensão, ainda mais quando você passa a centralizar e controlar iniciativas que antes estavam dispersas. Mas qualquer barreira emocional ou profissional pode ser derrubada com uma comunicação clara, assertiva e transparente.

Ao adotar uma postura de comunicação aberta desde o início do processo de implantação de PMO, você conquista a confiança dos colaboradores, reduz as dúvidas e incertezas, cria conexões emocionais com os envolvidos e garante, assim, que a mudança ocorrerá sem muitos contratempos.

Considere a implantação como um projeto

Eis o X da questão, não é mesmo? Já que viabilizar a implantação de um PMO também constitui um projeto, é preciso planejamento, definição de escopo, tempo e custos, aquisição de recursos, investimento, definição de objetivos, metas a serem atingidas e indicadores de performance.

Já pensou se você fracassa na implantação do seu PMO? O que será dos demais projetos da empresa? Isso significa que a viabilização do PMO tem que ser encarada como seu projeto mais importante no momento, devendo ser conduzido com cuidado, pensando em todos os pormenores possíveis.

Depois da conclusão desse primeiro projeto, não se esqueça de monitorar o desempenho do PMO para promover as melhorias necessárias, sempre pensando em como aumentar a eficácia da empresa na condução e no crescimento dos negócios.

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