O gerenciamento de projetos online do mundo digital mudou o nosso comportamento de compra. Até bem pouco tempo, quando queríamos comprar um produto, íamos até uma loja, e se ela tivesse o que procurávamos, efetuávamos a compra e pronto. A pesquisa de preço, por exemplo, ficava restrita a duas ou três lojas.

No entanto, sabemos que a internet mudou todas as regras desse jogo. Hoje, entramos em uma loja com um smartphone, e com esse simples aparelho conectado à internet, pesquisamos o produto que queremos e imediatamente temos uma variedade de informações na ponta dos dedos sem precisar fazer qualquer esforço. Com alguns cliques podemos ter acesso aos melhores preços do mercado e qualquer item na nossa porta no dia seguinte.

Os princípios de como avaliar um produto com informações encontradas na internet também valem para a compra de um software para gerenciamento de projetos online. Pesquisar a ferramenta que melhor atenda às necessidades do seu negócio pode ser mais simples do que você possa imaginar, e dentre tantas opções no mercado montamos um checklist com itens que vão te ajudar a escolher a melhor opção para você e sua empresa.

#1 SAIBA O QUE VOCÊ QUER

A primeira coisa que você precisa ter é uma noção sobre gerenciamento de projetos em geral. Será difícil tomar uma boa decisão se este for o seu primeiro dia de trabalho como um gerente de projetos. Você precisa ter alguma experiência para entender os prós e os contras desse trabalho, tendo uma ideia clara na cabeça do que procura alcançar dentro de determinada empresa. Não se aflija se você for novo em gerenciamento de projetos. É possível acelerar o processo de aprendizagem e alavancar a sua carreira sem a necessidade de alto investimento financeiro. Além disso, o conhecimento que você adquire com outros profissionais irá provar-se precioso em seu processo de seleção da ferramenta.

#2 CONHEÇA SUA EMPRESA

Independentemente da qualidade e da quantidade de recursos e funcionalidades de um software de gestão de projetos, uma empresa não melhorará seu desempenho nos projetos caso não possua maturidade em gerenciamento de projetos e não esteja disposta a evoluir nesse sentido. Se essa é a realidade da sua empresa, você precisará – juntamente com a ferramenta – implantar uma metodologia de gestão de projetos.

Já se a sua empresa possui uma cultura de gerenciamento de projetos, faça uma pesquisa e veja o que os outros departamentos estão usando como programa de gerenciamento de projetos on-line. Em muitas companhias, dois setores podem trabalhar com programas diferentes, de maneiras independentes. Você pode encontrar dentro da própria empresa um programa já utilizado em alguma área que satisfaça as suas necessidades. Se esse for o seu caso, converse com seus colegas que já fazem uso da ferramenta e veja o quanto ela pode ser aderente à sua área. Se você trabalha em uma grande empresa é bem possível que haja mais de uma, neste caso compare as soluções existentes e faça aquela que se adequa melhor à realidade do seu setor e às demandas de gerenciamento de projetos.

#3 DESCUBRA O QUE OS USUÁRIOS DA FERRAMENTA PENSAM

É importante ressaltar que quando você está pesquisando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, as empresas de software de gestão de projetos tentarão convencê-lo do quão revolucionário é o seu produto. É realmente difícil saber como um produto irá funcionar quando todos os pacotes parecem tão profissionais e atraentes. Por isso, é tão importante a opinião de outros usuários. Comece perguntando aos seus colegas sobre suas experiências com programas dessa natureza. Em seguida, amplie sua busca e veja o que um grupo maior de usuários está dizendo sobre os produtos. Comentários de clientes são uma ótima maneira de avaliação. Quem melhor para falar sobre um produto se não quem faz uso dele diariamente?

#4 FAÇA UM TEST DRIVE

Não adianta ser impulsivo na hora de fazer uma compra como essa. Há pessoas que saem comprando toda e qualquer coisa disponível no mercado sem pensar nas consequências.

Após algumas semanas, não é raro ver que muitas dessas compras acabam “empilhadas em algum armário”, ou seja; sem nenhuma utilidade ou valor. Antes de investir, é recomendável ir devagar. O que isso significa? Significa que primeiro é preciso avaliar pessoalmente as opções. A maioria das empresas de software para gerencia de projetos oferece gratuitamente um período de teste. Forme um pequeno grupo para avaliar a ferramenta, acompanhe o processo que ela desenvolve. Isso quer dizer que você deve utilizar o programa de gerenciamento de projetos on-line antes de decidir comprá-lo.

#5 TREINAMENTO ADICIONAL

Depois de ter cumprido os quatro itens anteriores, você está pronto para fazer a compra de um programa. No entanto, dependendo da complexidade da ferramenta, pode haver um conjunto enorme de funcionalidades. Muitas pessoas confundem treinamento com implantação e vice-versa. É preciso enfatizar que existem grandes diferenças entre eles. O treinamento tem como objetivo transferir conhecimento, habilidades e competências específicas. Ele oferece aos seus colaboradores uma possibilidade de ampliarem seus conhecimentos e técnicas. Para isso, primeiro, é preciso determinar o que cada um precisa realizar e então buscar um treinamento compatível com as necessidades de cada equipe de usuários.

Contratar um programa de gerenciamento de projetos on-line é como realizar qualquer outra compra. Como disse no início do artigo, é precisamos entender nossas necessidades, fazer uma boa pesquisa e só então tomar a decisão. Uma vez que passamos por esse processo, e a nossa escolha é feita de forma consciente, teremos uma experiência de usuário muito melhor, colhendo todos os benefícios oferecidos pelo programa escolhido. E pense que uma escolha equivocada não impactará somente no seu trabalho, mas de toda a sua equipe e, por consequência na sua empresa.

Espero que esse checklist tenha seja útil para você. E qualquer dúvida que tenha sobre esse tema não deixe de comentar!