Blog PB

Tudo sobre Gestão de Projetos.

5 estratégias para reduzir o custo do seu PMO

Um PMO bem estruturado tem a missão de elevar a eficiência da empresa por meio de projetos bem coordenados, otimizando custos, tempo e recursos para gerar vantagens competitivas no mercado. Contudo, segundo estudos do Project Management Institute (PMI), grande parte das empresas que possuem um, criam rapidamente estratégias para reduzir o custo do seu PMO – ainda mais em tempos de crise econômica, quando a redução de gastos se faz necessária para manter a empresa sustentável.

E é aí que entramos nós, trazendo este post que tem como objetivo mostrar como é possível reduzir o custo do seu PMO sem reduzir sua eficiência, contribuindo, assim, para que a empresa mantenha os investimentos em projetos de qualidade. Afinal de contas, essa estratégia aumentará a rentabilidade do negócio, ajudando-o a superar a crise com muito mais facilidade. Então vamos lá?

Automatize processos manuais

A automatização de processos tem como objetivo aumentar a produtividade da equipe com a adoção de ferramentas que agilizem o trabalho e contribuam para a minimização de erros de lançamento, reduzindo o retrabalho e criando, assim, um repositório de informações altamente qualificadas para que decisões sejam tomadas com muito mais precisão. Com todos os dados concentrados em um único local, passa-se a ter os projetos sob maior controle, podendo acompanhá-los com mais cuidado, evitando desperdícios de recursos e perda de prazos por pura e simples falta de organização.

Além disso, ao automatizar atividades manuais você garante a padronização dos processos do seu PMO, aumentando a fidelidade de dados, relatórios e indicadores que norteiem o trabalho da equipe rumo aos objetivos definidos para cada projeto. Com a gestão facilitada, é possível verificar mais envolvimento das pessoas, assim como um fluxo de comunicação mais eficaz, o que garante o alinhamento necessário para que a equipe trabalhe em sinergia. A automatização de processos também contribui diretamente para a redução da quantidade de profissionais no time, já que, a partir daí, tarefas não estratégicas passam a ser executadas por sistemas informatizados especialmente desenvolvidos para a função.

Elimine projetos não prioritários

O cenário econômico e financeiro impacta diretamente na escolha de projetos que devem ser mantidos e dos que não só podem como devem ser pausados ou até mesmo eliminados, afinal, o que conta para a empresa são os resultados de curto, médio e longo prazos. Nesse caso, é preciso saber eliminar aqueles projetos que não são prioritários para focar seus esforços e recursos naqueles que, por sua vez, podem contribuir com maior peso para a manutenção dos negócios durante o período de crise.

Uma das maneiras de fazer essa priorização é avaliar o valor estratégico e o valor imediato de qualquer que seja o projeto em questão. Outra questão que deve ser levada em consideração diz respeito à análise de viabilidade do projeto, utilizando-a como critério de seleção a partir de indicadores como VPL, TIR e Payback, entre outros. Tendo essas informações em mãos, você saberá exatamente quais projetos têm futuro e quais não fazem mais sentido para a empresa, elencando direitinho o que é urgente e o que é importante.

Identifique desperdício e ociosidade

Combater a crise é uma ótima maneira de reavaliar sua estrutura, assim como de colocar a criatividade para funcionar, identificando possibilidades. Nesse caso, comece analisando a infraestrutura do seu PMO, verificando se há como realizar cortes de gastos com estrutura física, equipamentos alugados, aluguéis de salas, terceirização de profissionais, entre outros. Reveja também seus processos internos e identifique possíveis pontos de melhoria, de forma que tudo se torne mais fluido e ágil, dispensando materiais de expediente, móveis e tempo da equipe.

Se você já conta com um software de gestão de projetos cujo valor pago é em dólar, eis um ponto que requer muita atenção, afinal, em pouco tempo a moeda simplesmente triplicou de valor. Assim, na atual conjuntura, você pode estar consumindo recursos importantes apenas para mantê-lo em funcionamento. Uma boa opção, nesse caso, é avaliar softwares de gestão de projetos nacionais, reduzindo consideravelmente os gastos do seu PMO.

Gere valor para a alta administração

Se os resultados estão custando a aparecer é porque provavelmente chegou a hora de rever os objetivos estratégicos do negócio e avaliar se os projetos em execução estão realmente alinhados com essas metas, contribuindo efetivamente para atingir o que foi previamente estabelecido pela alta administração. A verdade é que o foco nos resultados deve ser o eixo norteador do PMO, uma vez que a empresa espera ter um retorno satisfatório sobre o investimento.

Assim, além de cuidar para que os projetos tenham alinhamento estratégico com o negócio, reforce a comunicação com a alta administração por meio de dashboards de controle, que indiquem o status dos projetos, o valor agregado, quanto já foi investido, qual o retorno esperado, entre outras informações que possam servir para validar o trabalho do PMO e criar um clima de confiança internamente.

Saiba que sempre é possível reduzir

Muitas vezes ficamos tão presos à rotina que não conseguimos visualizar maneiras diferentes de fazer as mesmas atividades com menos recursos, não é mesmo? Mas a verdade é que é, sim, sempre possível otimizar recursos e tornar os processos mais eficientes para que se tenha uma gestão realmente afinada com a realidade econômica que vivemos.

É atribuído a Silvio Meira, um dos grandes gurus da tecnologia da atualidade, um pensamento que muito tem a ver com essa política, comparando despesas às unhas, que como estão sempre crescendo, precisam, periodicamente, ser aparadas. Com isso em mente, procure sempre ter um olhar crítico sobre o seu PMO, buscando novas formas de realizar o trabalho com maior eficiência e produtividade sem onerar a empresa mais que o estritamente necessário.

E não esqueça de que é imprescindível conscientizar sua equipe sobre a importância da redução de custos, afinal, todos são responsáveis pela sustentabilidade da organização e pelos resultados obtidos em cada projeto. Se todos se unem para tornar a empresa uma unidade mais eficiente e focada em resultados, a crise passará com muito mais tranquilidade e os impactos serão minimizados. Não é uma boa promessa?

A Project Builder ajudou diversas empresas a se tornarem mais econômicas, mais ágeis e mais eficientes, sempre gerando muito valor e com o melhor custo-benefício do mercado. Com sua ajuda é possível gerenciar projetos, programas e portfólios com a certeza da geração de valor para o negócio, pois seu sistema conta com funcionalidades que permitem fazer a adequada priorização de projetos segundo critérios previamente estabelecidos, agilizando a aprovação de trabalhos com fluxos simplificados e ainda acompanhando sua performance com relatórios e indicadores de fácil visualização. Vale a pena testar!

E então, nosso artigo ajudou? Então não se esqueça de compartilhá-lo e de deixar aqui seu comentário! Participe!

Comece Agora!

falar-com-consultor-de-projetos

Quero falar com consultor

Converse com um de nossos consultores e descubra o que podemos fazer pelo seu negócio.

Fale com consultor

demosntracao-software

Quero ver uma demonstração

Veja em detalhes como o Project Builder funciona.

Solicitar Demonstração

teste-programa-portfolio

Quero fazer um teste

Conheça na prática e use o PB por 15 dias gratuitamente

Solicitar teste

A Project Builder tem uma equipe pronta para entender suas necessidades e propor soluções efetivas.
info@www.projectbuilder.com.br

Av. Rio Branco 109, sala 2201 (cobertura)
Centro - Rio de Janeiro - RJ
CEP 20040-004

© 2018 Project Builder
Gerenciamento de Projetos

endeavor_empresas
Fale conosco
%d blogueiros gostam disto: