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5W2H: coloque em prática ainda hoje

Você certamente já ouviu falar, usa, já usou ou ainda vai usar o 5W2H. Isso é fato. Mas a verdade é que quem trabalha efetivamente colocando o negócio para funcionar costuma ficar com aquela dúvida que simplesmente não quer calar: por onde exatamente começar? Pois por mais que já tenhamos contado direitinho o que é o 5W2H e como usá-lo, hoje vamos tratar de fechar esse raciocínio de uma vez por todas, não deixando margem para pulga atrás da orelha. Então vamos lá?

Relembrando o que é o 5W2H

Apenas para relembrar, o 5W2H é uma espécie de checklist que ajuda a mapear as atividades a serem executadas de maneira simples, basicamente respondendo a 7 perguntas pra lá de autoexplicativas:

• What: o que será feito;
• Why: por que será feito;
• Where: onde será feito;
• When: quando será feito;
• Who: por quem será feito;
• How: como será feito;
• How much: quanto vai custar.

Colocando a teoria em prática

Crie listas com o que deve ser feito

Listas são excelentes formas de tirar da memória tudo o que deve ser feito da maneira mais prática possível, sem muita enrolação. Nessa fase você pode criar tópicos mais abrangentes ou mais detalhados, dependendo, claro, da complexidade para o desenvolvimento adequado do projeto. Uma boa dica é pedir para outras pessoas lerem sua lista, fazendo sugestões para torná-la mais completa.

Responda cada pergunta

Com a lista em mãos, responda cada pergunta do 5W2H com o máximo de detalhamento possível, para não perder nada de vista. Lembre-se de que cada pergunta respondida é um passo a mais na conquista do seu objetivo e uma segurança extra para não precisar lidar com falhas ao colocar as atividades em ação.
Coloque o plano de ação à vista de todos

Para que a equipe não perca o foco em nenhuma das fases de execução do projeto, mantenha o plano de ação sempre bem visível, em um dashboard, um quadro, uma plotagem, na intranet e onde mais for necessário para que absolutamente ninguém possa dizer que esqueceu ou não sabia.

Distribua as responsabilidades

Para que o 5W2H dê certo, você precisa definir com precisão quem será responsável por cada detalhe. Os prazos e o ordenamento das tarefas devem ser de conhecimento de todos, de modo que os colaboradores sejam de fato responsáveis por suas atividades e assumam uma postura proativa em sua respectiva execução.

Recompense quem entrega no prazo

Prazos são fatores extremamente importantes em projetos, afinal, podem impactar significativamente no custo e na qualidade do produto final. Sendo assim, crie uma cultura de valorização de quem se realmente compromete com o trabalho, entregando todos os resultados dentro do previamente combinado.

Dê um passo adiante com uma ferramenta de gestão

Para não perder tempo preenchendo planilhas no Excel, fazendo esquemas à mão e desenhos no papel, leve seu 5W2H para uma ferramenta de gestão de projetos — como o Project Builder —, que permitirá que você tenha total controle sobre as etapas da checklist de maneira ágil e organizada. Sua produtividade agradece!

Conhecendo quem já teve sucesso

Drive é uma consultoria em TI que precisava de uma ferramenta que ajudasse a gerenciar seus projetos de maneira eficaz, agregando valor tanto para seus clientes como também para seu time, que ainda não trabalhava de uma maneira totalmente integrada. Dessa necessidade surgiu uma parceria de sucesso com a Project Builder que perdura até hoje. Agora a Drive já sabe como colocar o 5W2H em prática com o auxílio de uma ferramenta genuinamente brasileira e focada no mercado!

Viu como não é nada difícil tirar a teoria do papel e melhorar seus processos na prática? Então o que ainda está esperando para implementar esse conceito em sua empresa? Ficou ainda alguma dúvida? Comente aqui e compartilhe suas impressões e seus questionamentos conosco!

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