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importância de um software

A importância de um software para priorizar projetos através de dados

Um dos principais trabalhos de um GP é saber o que deve ser priorizado em cada uma das fases do projeto. Ele não deve fazer estas escolhas através de sua intuição, mas embasado em informações. O melhor caminho para obter estes dados que serão cruciais para o processo decisório é através de um sistema de gerenciamento de projetos. Veja no post a seguir a importância de um software e como pode ajudá-lo a definir o que priorizar:

Acompanhamento em tempo real

Um software permite algo fundamental para um gerente de projetos: o acompanhamento das atividades em tempo real. Esta função permite visualizar com precisão os recursos financeiros, recursos humanos, prazos, desempenho, entre outros. A partir da visualização da situação de cada uma das atividades do projeto é possível saber quais estão atrasadas, quais dependerão de maior tempo e quais já estão concluídas. A partir daí é possível definir como realocar os recursos, priorizando as atividades que necessitam de mais atenção para serem concluídas ou estão mais próximas da conclusão do prazo.

Relatórios do projeto

Outra ferramenta muito importante que o gerente deve ter acesso para saber o que priorizar em um projeto são os relatórios. Um bom software fornece ao gerente relatórios facilmente customizáveis, com as informações que ele precisa saber para definir quais são as atividades e projetos que necessitam de mais atenção.

Identificação de gargalos

Outra grande vantagem de um bom software de gestão de projetos é a identificação de gargalos, que podem ser tanto de tempo, como de recursos físicos ou financeiros. Quando o gerente de projetos percebe, através do acompanhamento por tempo real ou dos relatórios customizáveis, que determinado processo está consumindo mais recursos do que deveria, ele deve imediatamente priorizar a eliminação do problema.

Gerenciamento de riscos

Da mesma maneira que os gargalos, um gerente deve priorizar os processos que estão consumindo mais recursos do que deveriam, ele deve identificar quais são as atividades que apresentam riscos para o projeto. O sistema pode identificar, categorizar e reportar os riscos para que eles possam ser discutidos pelo gerente e a equipe, antes que eles evoluam para problemas que tenham o potencial de prejudicar o projeto.

Priorização em projetos simultâneos

As dicas acima mostram como um software é útil para priorizar processos dentro de um mesmo projeto. Mas um bom sistema é ainda mais necessário quando o gerente e sua equipe estão lidando com vários projetos simultaneamente. É muito comum, em diversas empresas, a mesma equipe lidar com até uma dezena de projetos, o que pode se tornar um verdadeiro caos se não houver organização por parte do gerente.

Com um software é possível fazer com facilidade a alocação de horas todos os funcionários, entender como está o desempenho de cada um dos projetos e avaliar qual necessita de prioridade no momento. Ele ajuda também na fase inicial de um projeto, em seu planejamento, quando já existem outros em curso. Se o gerente já possuir uma visão precisa sobre como seus recursos estão alocados nos outros projetos, ele poderá saber quais atividades deverá priorizar no novo projeto.

Para Finalizar

Vimos como um software de gerenciamento de projetos ajuda, através das informações que fornece ao gerente, identificar o que deve ser priorizado. O acompanhamento em tempo real e os relatórios apontam a situação global do projeto e permitem enxergar quais são os processos que necessitam de mais atenção e recursos.

Da mesma maneira, a identificação de gargalos e o gerenciamento de risco podem ligar o alerta do gerente sobre onde ele deve dedicar mais tempo, para evitar perda de recursos ou problemas que possam atrapalhar o andamento do projeto. Por fim, um software de gerenciamento de projetos é ainda mais importante quando o gerente está lidando com vários projetos simultaneamente, pois ele o auxilia a saber quais atividades priorizar desde o planejamento até a execução.

E você, já escolheu um software para o gerenciamento de projetos? Escrevemos um post que fala justamente sobre como escolher um software de gerenciamentto de projetos. Não deixe de conferir!

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