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5 motivos para documentar seus processos e adotar uma ferramenta de GP

Por mais que, em teoria, a gestão de projetos tenha como premissa básica a documentação, na prática os gestores acabam não conseguindo cumprir isso à risca. Em alguns casos por não perceberem a real importância deste processo. Em outros, devido à pressão pelo cumprimento de prazos ou até mesmo por uma questão cultural da empresa.

Para esclarecer a real importância prática da documentação, elencamos aqui 5 grandes motivos que justificam a boa execução desta tarefa nos projetos adotando uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

1. Evitar atritos entre os envolvidos

De posse de tudo devidamente documentado o gestor estará evitando atritos entre os envolvidos, afinal, toda e qualquer decisão ou direcionamento definido na trajetória será endossado através do arquivamento dos documentos relativos. Ou seja, qualquer desencontro em termos de escopo, por exemplo, poderá ser resolvido com grande facilidade a partir da comprovação documental.

2. Evitar erros e retrabalho

Ao manter o histórico dos erros cometidos e também dos problemas e dificuldades enfrentados no decorrer de um projeto torna-se possível fazer com que os mesmos sejam evitados e que o retrabalhado seja minimizado. Afinal, o material necessário para evitá-los estará disponível.

3. Garantir maior eficiência operacional e gerencial

O que garante maior eficiência operacional e gerencial na gestão de um projeto é o conhecimento dos processos, dos gargalos e dificuldades, e das informações advindas de experiências anteriores. Portanto, toda esta expertise será fundamental para alcançar a tão desejada eficiência.

4. Gestão do conhecimento

Quanto mais claro, objetivo e detalhado forem os documentos relativos ao projeto melhor também para que o conhecimento seja compartilhado e bem gerenciado dentro da corporação. Afinal, os futuros gestores e envolvidos terão material de pesquisa.

5. Comprovação documental diante ao cliente

Sabemos que durante o processo de planejamento e execução de um projeto é comum que hajam alterações de escopo, atrasos justificados, alterações no planejamento de custos, além de inúmeros outros possíveis incidentes. O fato de conseguir explicar e justificar cada um destes cenários junto ao cliente passará maior credibilidade e organização junto a ele.

Os profissionais de gerenciamento de projeto são, hoje, uns dos mais cobiçados por empresas de variados portes. Isso é justificado pelo fato de que um projeto liderado por um profissional qualificado pode gerar benefícios e ganhos não só de aspectos financeiros, mas também no que diz respeito à gestão do conhecimento, definição e melhoria de processos, eficiência operacional, dentre vários outros.

Como coadjuvante, mas não menos importante, nesta função, surgem os softwares específicos para esta função: os softwares de gerenciamento de projetos. Através destas soluções é possível gerir toda a documentação envolvida em cada tarefa, atividade ou etapa, todo o planejamento cronológico, custos e requisitos. Além, é claro, de permitir a extração de relatórios comparativos entre planejado e realizado da ocupação da mão de obra por tarefa ou atividade. Algumas soluções permitem, inclusive, que os documentos sejam arquivados na nuvem com total sigilo e segurança, garantindo fácil acesso às informações independentemente do local em que o GP esteja.

E você, já coloca em prática a documentação dos processos de seus projetos? Utiliza algum software de gerenciamento de projetos como apoio? Como isto tem beneficiado a sua rotina? Compartilhe as suas experiências e dúvidas conosco através dos comentários!

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