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Saiba como fazer uma boa gestão de documentação do projeto

Como a documentação de projeto é feita na sua empresa? A gestão das informações que envolvem a execução das atividades em um projeto corporativo é um ponto-chave para a empresa.

Com a documentação de projeto bem organizada, uma série de processos ganhará performance e qualidade. Será mais fácil para os stakeholders identificar o que levou os gestores a tomarem determinadas decisões, como a gestão da equipe está sendo direcionada e os desafios enfrentados. Assim, a comunicação entre a empresa e o cliente ganha qualidade e o trabalho entregue apresentará melhores resultados.

Mas quais são os documentos mais importantes de uma documentação de projeto corporativo? Confira na nossa lista abaixo!

WBS

O WBS é um documento fundamental para quem quer fazer uma boa gestão de projetos. Esse é um documento gráfico, em forma de árvore, em que são listados todos os pontos de trabalho de cada etapa.

Em outras palavras, cada “galho” de uma árvore do WBS possui uma tarefa principal e, suas “folhas”, os profissionais e recursos necessários para a sua execução. O uso do WBS na documentação do projeto facilita a gestão das rotinas de trabalho, além de melhorar o controle do escopo. Qualquer mudança será facilmente identificada e os profissionais conseguirão manter um maior controle sobre a distribuição das atividades diárias.

Estimativas

Todo projeto deve ter um documento com as estimativas listadas. Isso facilita a distribuição de recursos, evita gargalos e torna os custos de todas as etapas mais precisos. Além disso, o cálculo de prazos será mais inteligente e conectado com aquilo que os profissionais conseguem entregar.

Em uma documentação de projeto, o documento que lista as iniciativas deve conter itens como os custos de cada processo, o número de profissionais que estarão envolvidos em cada etapa e os prazos de cada atividade. Assim, as ações tomadas para definir os processos serão mais inteligentes e capazes de evitar problemas na rotina do projeto.

Cronograma

A gestão de cronograma é um grande desafio para gestores de projeto. Quando bem executada, ela garante que atrasos não ocorram e, consequentemente, que os resultados sejam entregues no prazo, sem desperdício de recursos.

Na documentação de projeto, o documento que lista o cronograma deve conter as atividades de cada etapa, os responsáveis, os prazos, o tempo de duração e os times envolvidos. Ele pode listar as rotinas de todos os times de maneira centralizada ou ser direcionado para cada equipe. Em todos os casos, é importante que esse documento seja transparente, facilitando a organização de times e a distribuição de responsabilidades ao longo do projeto.

Status report

O acompanhamento do status do projeto é uma rotina regular. E, nesse cenário, o status report é o documento gerado regularmente para que os stakeholders possam acompanhar a evolução das atividades e, assim, avaliar se existem problemas na entrega de resultados.

Em uma documentação de projeto, o status report deve ser feito tanto para acompanhamento interno quanto junto ao cliente. É importante, em ambos os casos, que ele tenha itens como:

  • um indicador para avaliar a aderência aos prazos do projeto;
  • um indicador para mensurar a aderência aos custos previstos para a execução do projeto;
  • o cronograma atualizado das atividades;
  • as principais realizações feitas até o momento;
  • os problemas que foram encontrados durante a execução do projeto e foram solucionados;
  • os desafios que ainda não foram solucionados;
  • o tratamento que foi dado aos riscos;
  • as próximas etapas e atividades do projeto;
  • um resumo do plano de ação para entregar os próximos resultados esperados para o projeto.

O status report também pode fazer uma avaliação a partir do último relatório que foi entregue aos stakeholders. Isso permite que o time identifique, de maneira mais abrangente, a evolução do projeto a partir da resolução de pendências e desafios encontrados anteriormente. Assim, será mais fácil avaliar a evolução do projeto e como os recursos disponibilizados estão sendo utilizados.

Declaração de escopo do projeto

A definição e gestão do escopo de um projeto pode ser um desafio para vários gestores. Com o apoio da declaração de escopo do projeto, porém, o profissional consegue otimizar essa parte das suas rotinas e, dessa forma, garantir um melhor planejamento de cada etapa.

Além de uma definição clara e objetiva do escopo do projeto, esse documento também deve incluir o escopo do produto, as entregas e o trabalho que será necessário para executar cada rotina. Também são listadas premissas e restrições. Assim, gestores podem validar o escopo do projeto, ter um maior controle sobre o mesmo e garantir que o planejamento seja melhor orientado.

Project charter

Nos processos de gestão de projetos, o project charter é um tipo de documento utilizado para autorizar formalmente a execução do projeto. Ele dá ao gestor a auditoridade necessária para liberar e monitorar as atividades de todos os tipos. Apesar de não se limitar a eles, a estrutura do project charter inclui tópicos como:

  • os requisitos básicos do projeto;
  • os resultados esperados ao fim do projeto;
  • os stakeholders;
  • as responsabilidades de cada profissional, setor ou time envolvido no projeto;
  • o cronograma das atividades;
  • os marcos de cada etapa;
  • as estimativas iniciais;
  • os riscos.

A documentação de projeto é um fator-chave para que as rotinas de gestão de uma empresa sejam bem estruturadas e todas as etapas possam atingir os resultados esperados. Diante disso, esse é um passo que jamais deve ser negligenciado pelo gestor, uma vez que ele não só terá impacto no fluxo de trabalho do projeto atual, como também impactará os resultados obtidos nos projetos futuros.

Sem que a documentação de projeto seja bem executada, a empresa não poderá acompanhar corretamente a evolução dos indicadores e resultados de cada etapa. Será mais difícil avaliar problemas e procurar soluções para os fatores que impactam negativamente o alcance das metas da empresa. Além disso, a quantidade de erros que o time manterá durante vários projetos será muito maior.

Portanto, o gestor deve trabalhar para criar uma documentação de projeto clara a objetiva. Abrangente, ela precisa conter todas as informações críticas para a manutenção de um fluxo de trabalho de alta qualidade, em que todos possam se planejar da melhor forma possível para alcançar os objetivos esperados pelos stakeholders.

Gostou do nosso post e quer saber mais sobre como melhorar a gestão dos seus projetos? Então veja como a nossa ferramenta pode auxiliar a sua empresa!

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