Alguns processos de gestão são tão eficazes que o seu uso é perpetuado por décadas. Esse é o caso do gráfico de Gantt, criado antes da Primeira Guerra Mundial e utilizado em todo o planeta para que gestores de projetos possam acompanhar a evolução de tarefas de uma forma simples e prática.

Quer saber como isso ocorre e os impactos de utilizar o gráfico de Gantt no seu dia a dia? Então, continue a leitura!

O que é o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é uma solução de gestão criada pelo engenheiro mecânico norte-americano Henry Gantt. Esse método tornou-se popular no mundo inteiro e já é utilizada para o gerenciamento de pequenos e grandes projetos de várias áreas.

Como o gráfico de Gantt é estruturado

O gráfico de Gantt é estruturado de tal maneira que fique fácil para qualquer profissional acompanhar a forma como as tarefas estão distribuídas, prazos e recursos utilizados. Os elementos são distribuídos da seguinte forma:

• o eixo horizontal representa o tempo de execução de cada rotina;
• as barras horizontais representam as tarefas, que possuem um tamanho de acordo com o tempo necessário para executar cada rotina;
• os objetivos e metas são distribuídos no final gráfico;
• os responsáveis são listados, geralmente, na parte esquerda do gráfico, nas linhas horizontais, e estão alinhados com as barras de suas tarefas;
• o caminho crítico é o nome dado a todas as tarefas que indicam o início e/ou o término do projeto.

Isso permite uma visualização mais intuitiva dos processos e prazos de cada etapa. Dessa forma, atrasos ficam menos frequentes e a empresa pode atingir melhores resultados a médio e longo prazo.

Qual é a importância do gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?

O gráfico de Gantt foi criado inicialmente para ser utilizado em indústrias. Ao longo dos anos, a sua eficácia passou a ser testada em novas áreas, como a gestão de projetos. Por ser focado na visualização de informações de forma simples e objetiva, esse mecanismo se mostrou altamente alinhado com as necessidades de empresas.

Gerentes de projetos que utilizam o gráfico de Gantt conseguem identificar com facilidade o progresso de todas as atividades, mesmo em projetos complexos. Isso facilita a tomada rápida de decisões, o acompanhamento de prazos e outros fatores que possam impactar o sucesso do projeto.

Quais são os benefícios do uso do gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?

Como apontamos anteriormente, o uso do gráfico de Gantt no ambiente corporativo traz várias vantagens. Confira, a seguir, como essa ferramenta auxilia o seu negócio a ter uma gestão mais inteligente de projetos e o acompanhamento preciso de cada etapa.

1. Segmentação mais eficaz de tarefas

O gráfico de Gantt tem como um dos seus pontos fortes a simplicidade. A maneira como as tarefas estão distribuídas é feita de um modo simples e transparente, o que torna a visualização de cada atividade algo fácil de ser feito.

Todas as atividades, assim como os seus responsáveis, ficam divididas em uma linha do tempo. Ela também apresenta os recursos que estão disponíveis, prazos e o tempo de execução de cada responsabilidade. Assim, todos podem ver, rapidamente, como uma rotina está evoluindo e eventuais gargalos existentes.

2. Distribuição de responsabilidades mais transparente e eficaz

Um bom gráfico de Gantt auxilia os gestores a realizarem uma distribuição mais inteligente das tarefas de cada time. Por ser intuitivo e de fácil compreensão, o gestor conseguirá identificar rapidamente quais são os profissionais com uma carga de trabalho maior e, assim, remanejar responsabilidades com tranquilidade.

Isso evitará gargalos e pontos que possam comprometer a aderência de qualquer pessoa aos prazos do projeto. Além disso, o gráfico de Gantt torna a comunicação entre líderes e colaboradores mais ágil. Sabendo visualizar cada rotina de uma forma simples e prática, os times terão menos problemas na troca diária de informações que ocorre em uma empresa.

3. Interdependência de atividades

Em muitos projetos, a execução de uma atividade está conectada com a conclusão de outra rotina. O gráfico de Gantt oferece mecanismos para que o gestor possa intercalar tais rotinas de maneira transparente.

Isso facilita a identificação de quais processos estão conectados e como os atrasos estão afetando o fluxo de trabalho do negócio. Dessa forma, a empresa pode direcionar melhor os seus recursos e garantir que todos atuem em um ambiente integrado em busca dos melhores resultados possíveis sempre.

4. Definição clara de prazos

O gráfico de Gantt tem mecanismos para identificar melhor quais serão os prazos de cada etapa. Isso facilita a organização de times e o fluxo de trabalho de toda a equipe que está envolvida no projeto.

O gestor poderá simular diferentes cenários com rapidez, melhorando o planejamento de cada etapa e a forma como os processos são distribuídos. Dessa forma, o projeto poderá ser estruturado para ser executado sempre no menor tempo possível: o gestor saberá, antecipadamente, como a distribuição de atividades afeta os prazos finais e sempre estará pronto para reagir em caso de mudanças.

5. Aumente a performance de times

O uso constante do gráfico de Gantt para o controle da evolução de projetos permite que o negócio faça otimizações contínuas nas suas rotinas de trabalho. Com um acompanhamento preciso das atividades de cada projeto, o gestor terá mecanismos mais inteligentes para monitorar falhas e gargalos operacionais.

Esses problemas poderão ser registrados em uma documentação específica, assim como as melhorias que foram feitas. Assim, avaliando quais foram os resultados obtidos, o gestor pode replicar boas práticas e evitar riscos nos projetos futuros que impactem na gestão de times e na sua performance.

O gráfico de Gantt é hoje um excelente mecanismo de gestão de prazos para negócios que procuram uma forma mais inteligente de avaliar como um projeto está sendo executado. Bem estruturado, ele diminui prazos, melhora o direcionamento de tarefas e dá ao gerente de projetos uma visão estratégica sobre cada rotina.

A análise de prazos, atrasos e distribuição de times será mais transparente e centralizada. Se problemas forem encontrados, o gestor conseguirá, com o gráfico de Gantt, identificá-los rapidamente e, assim, diminuir o seu impacto no fluxo operacional do negócio. Dessa forma, será mais fácil manter uma rotina de trabalho mais ágil e eficiente em todas as etapas do projeto.

Quer saber como o gráfico de Gantt pode ser adotado na sua empresa? Então, fale com a gente: nós orientaremos você da melhor maneira possível!