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Como fazer um gerenciamento de portfólio de projetos com o software da Project Builder?

Quando o negócio cresce e apresenta bons resultados, surgem novos projetos, não é mesmo? A partir disso, cada vez mais contratos são fechados, exigindo muito preparo e a experiência de um gerente de projetos. Contudo, alguns profissionais têm dificuldades para organizar os trabalhos e manter tudo sob controle — principalmente quando se trata do gerenciamento de portfólio de projetos.

Nessas situações, é muito importante utilizar uma ferramenta adequada às suas necessidades, já que uma simples decisão equivocada pode colocar em risco a alocação de recursos e o tratamento do volume de informações.

Este post mostra como o software da Project Builder é a escolha ideal para quem deseja solucionar essas e outras questões. Continue a leitura e fique de olho!

O que é o gerenciamento de portfólio de projetos?

É um conceito que associa técnicas, estratégias, recursos e conhecimentos na gestão de vários projetos em uma mesma empresa.

Isso quer dizer que o gerenciamento de portfólio de projetos almeja maximizar os retornos financeiros, diminuir as dores dos clientes e garantir qualidade na tomada decisão.

Imagine que você está gerenciando 10 projetos ao mesmo tempo. Cada um tem demandas e metas diferentes, correto? Se você tentar analisar informações, produzir relatórios e acompanhar tudo o que acontece manualmente, provavelmente terá grandes dores de cabeça.

Nessas horas, é preciso ir além do básico e pensar fora da caixa. O gerenciamento de portfólio de projetos faz com que você segmente o planejamento estratégico em etapas de acordo com o porte da empresa ou a área do mercado.

A partir disso, é possível ter visões rápidas de cada projeto e associá-los a objetivos estratégicos, focados no aumento do Retorno sobre o Investimento (ROI).

Qual é o momento ideal para ter um software de gestão de projetos?

Todo profissional deseja ter vários projetos no negócio, não é mesmo? Isso indica que o mercado reconhece e confia em seu serviço e em sua equipe.

Em um primeiro momento, você pode até realizar as atividades e o acompanhamento dos processos manualmente. Porém, mesmo assim não é possível fazer entregas eficientes.

Com a demanda muito grande de projetos, as informações ficam cada vez mais soltas e difíceis de serem encontradas. Como consequência disso, você perde muito tempo organizando as suas ideias e analisando relatórios.

Além do mais, podem existir problemas para fazer a gestão do tempo. Uma rotina de organização de processos precisa ser muito bem planejada e estruturada.

Quando os envolvidos não trabalham sob os mesmos conceitos, as entregas não respeitam os prazos estipulados em contrato e os clientes ficam insatisfeitos com o serviço.

E não pense que empecilhos provocados pelo uso de técnicas indevidas acabam por aí! Alguns negócios utilizam planilhas na esperança de economizarem recursos e informatizarem o fluxo produtivo.

Na verdade, as planilhas mais atrapalham do que ajudam, porque:

  • não estão integradas ao time;
  • não transmitem confiança;
  • não são Big Data.

Essas situações parecem banais, mas deixam bem claro que o seu negócio precisa de um software de gestão de projetos. Afinal, a ferramenta melhora todas as etapas de seu trabalho, da definição do escopo até a entrega final do produto.

Lembre-se de que o software da Project Builder também otimiza o fluxo de documentação e facilita a comunicação entre os funcionários e os clientes.

Como software da Project Builder ajuda as empresas?

O software da Project Builder é uma solução completa para a gestão de projetos. Ao oferecer praticidade e qualidade aos seus usuários, a ferramenta pode ser utilizada por pequenos, médios e grandes empreendedores.

As suas principais características são:

  • consolidação das visões de carteiras de projetos;
  • relatórios simplificados;
  • fluxos automáticos de aprovação de propostas;
  • acompanhamento da produtividade da equipe;
  • alertas proativos das atividades;
  • integração de funcionários e clientes;
  • gestão de pessoas e equipes;
  • orientação fundamentada no PMBOK, Ágil, PM Canvas, Prince 2 e outros.

Todos esses fatores convergem para um único ponto: a criação de uma estrutura consolidada em relação à maturidade do negócio sobre a gestão de projetos.

É válido lembrar que o Project Builder é o único que faz agrupamentos e consolida informações dos projetos. Isso quer dizer existem campos customizáveis na segmentação dos setores das empresas.

Entenda melhor com este exemplo: o seu negócio tem um budget de R$ 100 mil e precisa escolher, entre dezenas de projetos, quais são os mais rentáveis e mais se encaixam nos objetivos da companhia. O Project Builder permite a criação de indicadores, tornando a sua análise mais precisa e aprofundada.

Se você deseja trabalhar apenas com projetos com orçamentos financeiros menores, basta determinar critérios e valores para cada opção. Ou seja, cada projeto pode receber uma nota de acordo as suas prioridades, como:

  • projetos que custam até R$ 1 mil = 10
  • projetos que custam entre R$ 1 mil e R$ 5 mil = 5
  • projetos que custam mais de R$ 5 mil = 1

No final das contas, você tem um relatório otimizado e mais simples de ser examinado. Da mesma forma, o Project Builder pode ser relacionado ao aumento de marketshare, que representa a participação do negócio no mercado em que ele está inserido.

Viu só? As possibilidades são variadas e você tem toda a liberdade para traçar o seu gerenciamento de portfólio de projetos.

O que fazer agora?

Ao ler o nosso post, você entendeu mais sobre o gerenciamento de portfólio de projetos. Essa disciplina é essencial para quem quer organizar melhor o tempo, ter informações mais precisas e diminuir os riscos nos processos.

O uso de uma ferramenta, como a da Project Builder, é um diferencial que você não pode deixar de lado. Essa solução reúne todas as informações em um só lugar, não importando a quantidade de projetos que você gerencia.

Em todos os casos, o software da Project Builder torna a sua rotina mais tranquila, pois tem um módulo estratégico para a segmentação e o acompanhamento das atividades.

Lembre-se: quem define metas, indicadores e planos consegue monitorar o desempenho de cada projeto e tomar decisões mais eficientes, que priorizam as necessidades do negócio e do cliente. O gerenciamento de portfólio de projetos vai ajudar você e sua empresa a irem cada vez mais longe!

Agora, entre em contato com a Project Builder e prepare-se para integrar todas as etapas de seus projetos com facilidade!

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