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Orçamento planejado: como definir e alterar um projeto?

Sabemos que ter um orçamento ilimitado para projetos é uma raridade, vantagem de pouquíssimas empresas. Por isso, planejar e ajustar os custos é uma tarefa prioritária para qualquer gestor, exigindo um orçamento planejado para que o projeto seja bem-sucedido.

Um bom gerente de projetos também é conhecido como aquele que consegue desempenhar uma gestão eficiente dos recursos financeiros. Nesse pacote, está incluso o controle e o acompanhamento do dinheiro investido, garantindo a execução das atividades em prol das metas visadas.

Afinal, será que você sabe como definir um orçamento alinhado às expectativas do mercado? E se o cliente pedir uma alteração no projeto que tenha impacto no orçamento — como lidar com esse tipo de caso? É o que veremos neste artigo!

Como criar um orçamento planejado para projetos

Segundo a definição do PMBOK, estabelecer um orçamento é agregar custos estimados para determinar uma linha de base dos custos autorizada, seja com atividades individuais, seja com pacotes de trabalho.

Saber com clareza qual é essa linha de base dos custos é fundamental para quem deseja monitorar e controlar a performance do projeto. É por esse motivo, aliás, que o mercado de softwares para projetos tem crescido tanto, já que eles são capazes de atuar com relevância e exatidão superiores ao trabalho manual.

Nesse contexto, um orçamento planejado possibilita a previsão eficiente do custo total do projeto, abrindo portas para a programação do fluxo de caixa e até fortalecendo as bases para quaisquer negociações necessárias.

A análise da demanda

É preciso saber, antes de tudo, do que o cliente precisa. Partindo disso, uma boa análise do projeto consiste na divisão de etapas e na dedução dos esforços que serão empregados nelas.

Em grande parte dos casos, os orçamentos de prestação de serviço são calculados de acordo com as horas gastas na execução do serviço. Assim, o valor da hora é aplicado em cima do total de horas levantadas.

Apesar disso, a lei da oferta e da procura não pode ser negligenciada.

Como diz essa regra de ouro da economia, serviços específicos com pouca concorrência e alta demanda podem ter um preço maximizado. Por outro lado, se a concorrência for muito forte, talvez seja preciso forçar o valor dos serviços para baixo.

Respeitar o custo de desenvolvimento do projeto é essencial nessa tarefa. Afinal, uma redução de custos mal planejada pode interferir diretamente na lucratividade desejada, causando prejuízos.

A prática do orçamento

Ao planejar os custos de um projeto, é preciso descrever como o investimento será gerenciado e controlado.

O primeiro passo para isso é a estimação desses custos. Ela se dá por meio de um levantamento quantitativo individual de todos os serviços que serão feitos, seguida pela sua precificação exata. Os preços, por sua vez, se baseiam em conhecimento de mercado, cotações e orçamentos anteriores.

Depois disso, é preciso criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Nela fica o escopo do projeto, dividido em pacotes de serviço. Junto a isso, é preciso identificar e especificar o trabalho necessário em cada etapa.

O desenvolvimento do cronograma do projeto vem logo a seguir. Nele, você deverá incluir os prazos para as tarefas de cada pacotes de trabalho — afinal de contas, as datas de início e término são essenciais para o planejamento de desembolso financeiro.

Outro ponto importante na sequência é a mobilização e alocação da equipe e a identificação dos riscos gerais. Um bom orçamento é aquele que consegue levantar as ameaças de forma que, caso ataquem o desenvolvimento do projeto, elas não onerem os custos, inviabilizando o planejamento.

Assim, você pode escolher um dos tipos de reserva orçamentária (ou mesmo combinar ambos):

  • reserva de contingência: utilizada para os riscos identificados durante o levantamento;
  • reserva gerencial: utilizada para cobrir os riscos desconhecidos, protegendo o orçamento.

Ainda dentro do plano de custos, não se esqueça de que as aquisições de material, equipamentos e mão de obra merecem uma seleção delicada e estratégica. Você terá, portanto, que escolher os melhores fornecedores de acordo com a realidade disponível.

Nesse processo, o bom profissional que projeta acaba se revelando. É ele que consegue contratar de acordo com a estrutura certa, planejando o uso dos valores mais interessantes e capazes de atender todas as demandas que surgirem durante a realização do projeto.

Como utilizar KPIs durante o orçamento planejado

O uso de Indicadores de Desempenho (traduzido de Key Performance Indicator, ou KPI) em projetos é uma grande oportunidade para gestores que precisam mensurar os resultados de um negócio. Basicamente, eles oferecem uma maneira de comparar o orçamento com o que foi e é realizado, possibilitando análises baseadas em dados concretos.

Você pode fazer uso dessa estratégia sempre que sentir a necessidade de trabalhar com informações exatas, para tomar decisões mais eficientes. Entre os KPIs mais conhecidos hoje no universo de projetos estão:

  • custo real (conhecido pela sigla AC);
  • valor planejado (PV) ou custo do trabalho agendado (BCWS);
  • variância de custo (sigla CV) — que mostra se o custo estimado está dentro ou fora da linha de base;
  • valor obtido (EV) ou custo do trabalho realizado (BCWP);
  • trabalho realizado (conhecido pela sigla ACWP);
  • Retorno Sobre Investimento (ROI).

Como lidar com alterações que impactam o orçamento

De fato, é comum que um projeto em desenvolvimento careça de mudanças. Estas podem estar diretamente ligadas ao orçamento, mas também a outros aspectos, como o cronograma de entrega ou mesmo o escopo de trabalho.

Contudo, depois que o orçamento é concluído e aprovado, ele se torna a linha de base dos custos para o projeto. E essa linha só poderá ser alterada mediante procedimentos formais de controle de mudanças.

Nesse caso, então, o gestor tem o desafio de superar as dificuldades e manter a equipe e a expectativa do cliente sob controle. Novamente segundo o PMBOK, o ideal é que o pedido seja acatado de imediato, sob a premissa de uma análise breve a ser comunicada o quanto antes.

A partir disso, a solicitação deverá ser descrita e documentada em um Pedido de Mudanças (Change Request). Isso significa que o processo não pode ser feito verbalmente, mas de modo de processual.

Junto à sua equipe, você deverá analisar os impactos da mudança no projeto — o que pode se beneficiar muito do uso de KPIs, como vimos —, verificando o quanto de impacto que o orçamento poderá sofrer. Tente refletir se há alguma alternativa capaz de substituir a mudança solicitada.

Haja aprovação, ou não, todos os envolvidos precisarão ser devidamente comunicados. Se a resposta for positiva, então, não se esqueça de atualizar o plano de projeto antes de implementar a mudança.

Enfim, esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor os parâmetros que determinam um bom plano orçamentário, de acordo com diretrizes profissionais e padronizadas. Já se sente mais preparado para fazer um orçamento planejado?

Agora, se gostou da leitura, aproveite para compartilhar este texto nas redes sociais e ajude a disseminar informações de relevância para o seu mercado de atuação!

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