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Você conhece os indicadores de acompanhamento em um projeto?

A gestão de projetos é um assunto que ganha cada vez mais espaço no mercado. Isso acontece porque ela permite o crescimento organizado e eficiente de uma gestão, aumentando a satisfação dos clientes.

Dessa forma, é muito importante conhecer conceitos, padrões e indicadores de acompanhamento antes de fazer o seu planejamento estratégico. Essas questões são fundamentais para ajudá-lo a superar obstáculos.

Um gerente de projetos de sucesso é aquele que faz o mapeamento da estrutura de processos e acompanha tudo o que acontece na empresa. Quem não baseia as suas decisões em informações concretas tem grandes chances de fracassar, pois não conhece a realidade do seu negócio.

Por esses motivos, este post vai ajudá-lo a entender um pouco mais sobre os indicadores de acompanhamento da gestão de projetos que fomentam os melhores resultados. Tenha atenção em sua leitura e aproveite!

Principais indicadores de acompanhamento

Para começar, é necessário entender os principais valores em um projeto. Eles são os mais importantes e posteriormente serão utilizados nos cálculos para a formação de outros indicadores. Confira quais são eles:

  • Valor Agregado (VA) — esse indicador de desempenho mostra o quanto deveria ser investido no trabalho realizado até um determinado momento, de acordo com o escopo já concluído;
  • Valor Planejado (VP) — como o seu próprio nome diz, o VP evidencia o quanto deveria ter sido gasto no momento da análise, conforme o planejado. Ele considera todas as despesas que existem na atividade, como equipamentos, materiais, recursos humanos etc;
  • Custo Real (CR) — esse indicador de acompanhamento determina a quantia financeira que foi utilizada até o momento do estudo.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

A famosa frase de Benjamin Franklin “tempo é dinheiro” resume muito bem as exigências que um gerente deve atender. Como o mercado é competitivo e acirrado, você não pode hesitar ao tomar decisões e garantir o cumprimento dos prazos estipulados em seus projetos. Dessa forma, é essencial acompanhar o desenvolvimento das atividades, a fim de encontrar possíveis falhas ou oportunidades para avançar.

O IDP aponta como está o andamento do projeto em relação ao cronograma previamente determinado. Em muitos casos, os projetos têm prazos curtos, que podem pressionar um profissional despreparado. Por isso, a análise desse indicador de desempenho não pode ser deixada de lado.

Ele pode ser calculado a partir da divisão entre os valores de VA e VP, ou seja, VA/VP. Após isso, você deve analisá-lo da seguinte maneira:

  • IDP > 1 — casos em que as atividades estão adiantadas;
  • IDP < 1 — circunstâncias em que a execução do trabalho está atrasada;
  • IDP = 1 — situações em que o projeto está seguindo o planejamento ao longo do tempo.

Índice de Desempenho de Custos (IDC)

Outra questão muito importante está relacionada às despesas geradas pelo projeto. De nada adianta, por exemplo, terminar as atividades se o orçamento é extrapolado e as contas não estão sendo pagas, certo?

Pois bem, o IDC mostra qual é a situação financeira do projeto, comparando o orçamento disponível com os gastos reais dos serviços. O seu cálculo é dado pela divisão do VA pelo CR. Além do mais, é preciso analisá-lo da seguinte forma:

  • IDC > 1 — casos em que há economia financeira, ou seja, gastou-se menos do que o esperado;
  • IDC < 1 — situação que mostra o desperdício de recursos financeiros;
  • IDC = 1 — acontece quando os gastos estão de acordo com o que foi planejado.

Veja o exemplo, abaixo, e entenda como os indicadores de desempenho anteriores se relacionam.

Uma equipe deve reformar 8 paredes de uma casa. A reforma de cada uma delas tem um custo previsto de R$ 2.500,00, sendo realizada em uma semana. Dessa forma, é possível concluir:

  • tempo de duração dos trabalhos — 8 semanas;
  • previsão de gastos — R$ 2.500,00 * 8 = R$ 20.000,00

Contudo, ao final da 4ª semana, o time percebe que 5 paredes foram reformadas e R$ 12.000,00 foram gastos. Ao analisar a situação com o que foi planejado, conclui-se que:

  • VA = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 5 paredes = R$ 12.500,00
  • VP = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 4 semanas = R$ 10.000,00
  • CR = R$ 12.000
  • IDC = VA / CR = R$ 12.500,00 / R$ 12.000,00 = 1,04
  • IDP = VA / VP = R$ 12.500,00 / R$ 10.000,00 = 1,25

A partir desses dados, chega-se à conclusão de que o projeto gastou menos do que o esperado, pois o IDC é maior que 1. Além disso, caso nenhum imprevisto aconteça, os trabalhos serão finalizados antes do prazo, já que o IDP é superior a 1.

Essa é uma situação fictícia, mas que evidencia como os indicadores de acompanhamento facilitam a sua análise, mostrando gargalos e outras questões que atrapalham ou não a boa performance.

Desvio de esforços

A gestão de projetos ajuda no planejamento das atividades a serem realizadas. Por mais bem preparado e experiente que você seja, imprevistos podem acontecer. Dessa forma, você não pode deixar de analisar as diferenças entre o que foi planejado e o que está sendo executado.

Imagine um projeto que deve ter 100 horas de trabalho. Se já foram gastas 75 horas e apenas 35% foi realizado em um momento, é possível concluir que há algo de errado na execução, não é mesmo?

Desvios muito grandes podem indicar que o planejamento foi equivocado, que as técnicas e ferramentas utilizadas são impróprias ou que os colaboradores não foram preparados de maneira correta. De qualquer forma, o desvio de esforços analisa essas situações e é aplicado em diversas comparações.

Unificando esses conceitos em um projeto

Ao ler este post, você descobriu os indicadores mais importantes em um projeto. Eles ampliam o seu campo de visão, informando várias questões. Nessas horas, você não pode deixar de considerar todas as características do planejamento, como as quantias financeiras disponíveis, o número de funcionários e as ferramentas utilizadas.

Cada um dos indicadores de acompanhamento tem seu objetivo, seja mostrar o desempenho financeiro, seja evidenciar o cumprimento dos prazos. Por isso, saiba utilizá-los corretamente, a fim de alocar recursos com eficiência e controlar custos com qualidade. Lembre-se de não hesitar ao se deparar com um problema e tomar decisões precisas, já que o sucesso do projeto não pode ser colocado em risco.

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