No dia a dia da sua empresa, saber como efetuar o cálculo das horas trabalhadas é fundamental para conhecer exatamente os custos e os lucros de um projeto.

Uma visão clara sobre esses aspectos oferece recursos para uma gestão mais ágil e também informações importantes para tomadas de decisão mais conscientes e próximas da realidade do seu negócio.

Seja por medo ou falta de conhecimento de como organizá-la, muitos gestores acabam deixando essa questão de lado. Pois saiba que esse é um erro que não precisa mais ser cometido, visto que, tudo de que você precisa para saber quanto vale cada hora trabalhada no seu projeto é: uma lista dos seus custos, uma planilha do Excel (ou outra plataforma da sua preferência) e algumas horas de dedicação.

Sabendo da importância do cálculo das horas trabalhadas para sua empresa, é hora de seguir nosso passo a passo e colocá-lo em prática. Vamos lá?

O que são custos e como fazer o rateio deles?

O primeiro passo é entender o que são custos e como categorizá-los. Em termos gerais, custos são todos os valores envolvidos na manutenção da sua equipe de trabalho, desde o pagamento dos funcionários até aqueles gastos necessários para manter a estrutura — aluguel, água e luz, por exemplo.

Esses custos podem ser divididos em dois grupos, os diretos e os indiretos. Os custos diretos são aqueles ligados diretamente ao projeto, como as despesas com profissionais ou materiais envolvidos.

Já os custos indiretos dizem respeito aos valores que não são ligados propriamente ao projeto e que podem ser compartilhados com o resto da empresa, como os custos do setor administrativo ou a manutenção de equipamentos.

Esses gastos devem ser divididos entre todos os projetos ou áreas em que eles são utilizados para saber qual porcentagem deles pertence ao seu projeto atual.

Se sua empresa coordena dois projetos ao mesmo tempo, o rateio dos custos indiretos deve ser feito entre esses dois, baseado em quanto cada projeto utiliza de cada recurso.

Nesse caso, suponha-se que o gasto indireto equivale a um software que é compartilhado entre as duas equipes, e ambas utilizam os mesmos recursos do software do começo ao fim de seus projetos. Assim, o custo deve ser de 50% do valor para cada projeto.

Também é preciso estar atento aos custos que não devem ser considerados no cálculo. Eles são aqueles que não são relacionados à atividade da empresa que gera lucro, por isso recebem o nome de atividades-meio. São exemplos desses custos: limpeza, manutenção do espaço físico, entre outros.

Como fazer o cálculo das horas trabalhadas e quais são as variáveis a serem consideradas?

Passo 1: liste todos os custos envolvidos

Crie uma planilha e liste todos os seus custos, sejam eles diretos ou indiretos. Faça uma lista com todos eles. Se forem indiretos, não liste o custo total, mas sim a porcentagem de rateio para esse projeto. Comece entendendo todos os custos envolvidos, pois eles serão os responsáveis por determinar quanto cada hora deve custar.

Passo 2: calcule quantas horas devem ser trabalhadas para pagar cada um dos seus custos

Ao lado dos seus custos, adicione as seguintes informações referentes a eles:

• frequência em que eles devem ser pagos — por semana, por mês, por bimestre etc.;
• duração do projeto — trimestral, semestral, anual etc.;
• quantidade de horas por dia que sua equipe deve trabalhar para pagar aquele item, considerando sua jornada diária de trabalho.

A partir desses dados, calcule quanto deve custar a sua hora para pagar esse custo. Esse cálculo consiste em multiplicar o número de horas trabalhadas por dia pelos dias da frequência de pagamento e dividir esse resultado pelo valor dos custos.

Valor da hora = Valor do custo / (Horas/dia para pagar esse custo * Frequência do pagamento)

No fim, a planilha deve ficar dessa forma:

Custo | Valor do custo | Frequência de pagamento | Duração do projeto | Horas trabalhadas por dia para pagar esse custo | Valor que essa hora precisa custar

Exemplo:

Valor da hora = 500 /(2*30)

Passo 3: some todos os valores e adicione uma margem

Depois de calcular o valor que cada hora deve ter para pagar determinado custo, basta somar o valor de todas as horas e dividir pelas horas totais trabalhadas no projeto.

Para saber quanto cada hora/homem deve custar, basta dividir esse valor pelo número de pessoas na sua equipe. Sabendo o valor mínimo que a hora/homem deve ter para pagar todos os seus custos, adicione uma margem de lucro e/ou de negociação sobre ela.

Como usar o cálculo das horas trabalhadas para aumentar o rendimento do projeto?

Sabendo exatamente o valor do custo de cada hora trabalhada no seu projeto, você tem dados precisos e certeiros para tomar decisões eficientes no decorrer da gestão do seu projeto.

Por exemplo: o valor de cada custo vai lhe indicar onde devem ser feitos cortes de gastos e também em que aspectos podem ser aplicados mais recursos. Com o valor de cada hora trabalhada, é possível estabelecer metas claras e diretas para seus colaboradores, motivando-os a cumprir prazos e objetivos de forma transparente.

Ao saber o custo total do projeto e quais são os objetivos principais dele, torna-se viável definir critérios para contratação e/ou seleção dos profissionais certos para compor sua equipe, além de ajudar a determinar um plano de cargos e salários justo, baseado em suas prioridades e gastos.

Ter seus gastos bem organizados e definidos também deixa sua empresa com mais argumentos na hora de negociar ou fechar um negócio. Mantenha sua planilha atualizada e próxima de você. Assim, sempre que tiver alguma dificuldade durante a gestão do seu projeto, use-a como forma de conhecimento para entender onde você pode fazer mudanças e otimizar os resultados da sua equipe.

Sua planilha de cálculo das horas trabalhadas é uma fonte de conhecimento e de dados para tomadas de decisões importantes no decorrer de sua gestão. Portanto, faça dela um trunfo na manga de uma gestão eficiente e comprometida em trazer bons resultados.

Para aplicar o cálculo de custo das horas trabalhadas em todas as etapas do seu projeto, você pode contar com a ajuda da plataforma do Project Builder, pensada exatamente para resolver esse e outros desafios da gestão de projetos.

Solicite uma demonstração de como o software funciona e entenda exatamente como ele pode fazer a diferença na sua rotina de trabalho.

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