O que é PMBOK?

Tempo de leitura: 13 minutos

A publicação Guide to the Project Management Body of Knowledge (ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos) pode ser considerada como um divisor de águas na história da gestão de projetos. Mais conhecida como PMBOK, é de autoria do Project Management Institute (PMI) ou, mais precisamente, do PMI Standards Committee, o comitê de padronização do PMI.

Por mais que tenha o objetivo de abranger os principais aspectos contidos no gerenciamento de um projeto, não deve ser confundido com metodologia. O PMBOK consiste, na verdade, em uma padronização que identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas. Para saber mais, confira os tópicos seguintes! 

Por que não é considerado uma metodologia?

Ainda que seja um conceito muito propagado, é importante deixar claro que o PMBOK não é uma metodologia, afinal, não fornece abordagens diferentes de acordo com cada tipo de projeto. É óbvio que gerenciar um projeto de construção é totalmente diferente de gerenciar projetos de desenvolvimento de software, mas o guia não aborda essas minúcias.

Muito pelo contrário, fornece uma visão geral. Isso quer dizer que o PMBOK não contempla peculiaridades de linguagem restritas à cultura de cada organização e também não apresenta modelos únicos de documentos a serem utilizados.

Vale a pena insistir: o PMBOK não é uma metodologia, é, na verdade, uma coletânea de melhores práticas que descreve o universo de conhecimentos para o gerenciamento de projetos. Contudo, por sua reconhecida importância internacional, acabou se transformando em um padrão que serve de fonte de inspiração para a maioria das metodologias existentes.

O que é um projeto, conforme o PMBOK?

Em linhas gerais, o guia conceitua um projeto como um esforço temporário, ou seja, finito. Tem, portanto, início e fim bem determinados e empreendidos para se alcançar um objetivo exclusivo, ou seja, um resultado específico que o torna único.

Os projetos são executados por pessoas, com limitações de recursos e planejados, executados e controlados ao longo de seu ciclo de vida. De forma simples, é possível afirmar que os projetos diferem dos processos e das operações, porque esses últimos são contínuos e repetitivos, enquanto os projetos têm caráter único.

Para que se tenha uma dimensão melhor da importância dos projetos, basta compreender que, para que qualquer organização alcance seus objetivos, ela precisará de esforços organizados. E isso é válido desde a construção de uma nova fábrica até a ampliação de uma unidade operacional, por exemplo.

E como o gerenciamento de projetos é conceituado?

Para o PMBOK, o gerenciamento de um projeto é a aplicação de habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas nas atividades da iniciativa com o objetivo de satisfazer seus requisitos. Ele pode ser melhor compreendido por meio dos processos que o compõem, organizados em cinco grupos:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle;
• Encerramento.

ONDE APLICAR O PMBOK?

As melhores práticas de gerenciamento de projetos descritas no PMBOK podem ser aplicadas a todos os tipos de projetos, independentemente do nicho, da dimensão, do pessoal envolvido, dos prazos e orçamentos.

Infelizmente, porém, é até bastante comum que projetos não sejam percebidos como tais, de forma a não serem gerenciados como deveriam. Com base nisso, é importante se atentar para o fato de que os projetos fazem parte do cotidiano, tanto que lidamos com eles a todo o momento, como, por exemplo, ao:

• Criar um novo meio de transporte;
• Construir um prédio ou uma instalação;
• Desenvolver um site;
• Conduzir uma campanha publicitária;
• Implementar um software;
• Organizar uma festa de aniversário.

Quais são os principais benefícios do PMBOK?

Dentre os vários benefícios que o PMBOK promove no gerenciamento de projetos, podemos destacar os seguintes:
• Padronização das atividades do gerenciamento do projeto;
• Melhoria no fluxo de comunicação entre as partes envolvidas;
• Redução da negligência de atividades importantes;
Ênfase no uso dos recursos de maneira eficiente
• Controle sobre o andamento do projeto;
• Tratamento otimizado de riscos;
• Potencialização das chances de sucesso do projeto.

Quais as áreas de conhecimento do PMBOK?

A seguir falaremos sobre as áreas de conhecimentos e seus benefícios para cada uma delas:

Gerenciamento de aquisições

Essa área de conhecimento engloba os processos requeridos para adquirir bens e serviços externos à organização executora. A área é discutida a partir da perspectiva do comprador, no relacionamento com o vendedor.

O gerenciamento de aquisições representa a interface primária com o fornecedor, sendo responsável por sua performance. Além disso, é dado início a requisição para o serviço e o gerenciamento do processo de compra do produto. Nessa área é possível assegurar a aprovação e alocação de recursos financeiros e revisar as propostas dos fornecedores.

Gerenciamento da qualidade

O gerenciamento da qualidade do projeto deve abordar o gerenciamento do projeto e do produto e se aplica a todos os projetos, independentemente da natureza de seu produto. A qualidade é responsável pela satisfação do cliente, buscando sempre entender, avaliar, definir e gerenciar as expectativas para que os requisitos do cliente sejam atendidos.

Para se atingir o sucesso é necessário a participação de todos os membros da equipe, mas continua sendo responsabilidade da gerência fornecer os recursos necessários ao êxito.

Gerenciamento de riscos

Uma das áreas mais importantes é que diz respeito aos riscos. É válido lembrar que o risco de um projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade.

Assim sendo, gerenciar riscos é fundamental para o sucesso de seu projeto, pois dessa maneira é permitido monitorar e controlar vários aspectos do projeto, procurando desvios e tendências para identificá-los precocemente. Outra vantagem de se fazer esse tipo de gerenciamento é manter as partes interessadas a par dos progressos e andamentos do projeto.

Gerenciamento de escopo

Os objetivos principais dessa área estão focados em realizar atividades para entregar o produto, serviço ou resultado e estabelecer critérios para determinar se o projeto foi completado.

O gerenciamento de escopo inclui todas as definições resultantes do trabalho da equipe do projeto para garantir a entrega e para servir de linha de base para o gerenciamento do projeto até a entrega do produto do projeto.

Gerenciamento de custos

O foco dessa área é estabelecer os custos dos recursos necessários para completar as atividades do projeto. A estimativa do custo de cada ciclo de vida pode aprimorar a tomada de decisões e são usadas para reduzir o custo e o tempo de execução, melhorando a qualidade e o desempenho da entrega do projeto.

Assim como outros recursos, o custo de um projeto é finito e requer rigoroso gerenciamento, pois este pode comprometer todo um projeto, inclusive inviabilizá-lo ou interrompê-lo. Essa área utiliza um conjunto de técnicas multidisciplinares que nos permitem compreender a origem dos custos e pode conduzir ao aumento de proveitos, reduções de custos e obtenção de melhores níveis de produtividade.

Gerenciamento da integração

No contexto do gerenciamento de projetos, integração inclui características de unificação, consolidação, comunicação e integração de ações que são cruciais para a execução do projeto. O gerenciamento da integração inclui fazer todas as escolhas sobre alocação de recursos, fazendo trade offs entre objetivos e alternativas, gerenciando interdependências entre as áreas de conhecimento de gestão de projetos.

A integração é necessária em situações onde os processos individuais interagem. Por exemplo, uma estimativa de custos é necessária para um plano de contingência, envolvendo a integração dos processos de custos do projeto, tempo, risco e áreas de Gestão de Conhecimento. As entregas do projeto também podem precisar de integração com as operações em andamento da organização executora.

Gerenciamento das comunicações

O gerenciamento das comunicações é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para confirmar a geração, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Todos os envolvidos no projeto devem entender como as comunicações afetam o projeto como um todo.

Segundo o PMI, 90% do tempo do Gerente de Projetos é dispensado nessa área de conhecimento. É fundamental prover ligações críticas entre as pessoas e informações, garantindo que a comunicação seja bem-sucedida e ocorra sem ruídos e outras interferências.

Gerenciamento de recursos humanos

A equipe de gerenciamento de projetos é um subconjunto da equipe de projetos e é responsável pela gestão do projeto e atividades de liderança, tais como iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle.

O gerenciamento de recursos humanos é responsável por identificar e documentar funções do projeto, responsabilidades, habilidades necessárias, relatando os relacionamentos e criando um plano de gerenciamento de pessoal.

O principal benefício desse processo é estabelecer papéis e responsabilidades da equipe do projeto, organogramas do projeto e planejar a gestão de pessoal, incluindo o calendário para a contratação de pessoal e liberação da equipe.

Gerenciamento do tempo

Administrar o tempo, no ambiente corporativo, é planejar estrategicamente. Para isso é preciso saber aonde se quer chegar (definir objetivos). O gerenciamento do tempo inclui todos os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído no prazo previsto. É a área mais visível do projeto, pois é influenciada por diversas outras.

Gerir o tempo tem por objetivo estimar recursos, duração e sequenciar as atividades do projeto. Ao fazê-lo deve-se buscar o escalonamento das atividades, a partir das precedências, gerando um cronograma do projeto. Essa área possui processos fundamentais para garantir a entrega no prazo estabelecido.

Gerenciamento das partes interessadas (Stakeholders)

A primeira parte para fazer o correto gerenciamento das partes interessadas passa pelo processo de identificação das pessoas ou empresas que podem afetar ou serem afetados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto. É necessário ainda analisar e documentar informações relevantes sobre seus interesses, envolvimento, interdependências, influência e potencial de impacto no sucesso de seu projeto.

Gerenciar as partes interessadas passa por um processo de desenvolvimento de estratégias de gestão apropriadas ao envolvimento das partes interessadas, com base na análise de suas necessidades, interesses e potencial de impacto.

Qual o histórico do PMBOK?

Vale ressaltar que, em 1999, dada sua relevância, o PMBOK foi reconhecido pelo American National Standards Institute (ANSI) como um padrão para o gerenciamento de projetos. E como o guia sofreu várias revisões ao longo dos anos, separamos aqui as mais expressivas:

1ª edição

A edição original do PMBOK foi lançada em 1996, momento em que o PMI percebeu a urgência de estruturar um documento oficial instruindo e aprimorando a carreira de gerenciamento de projetos. Desde 1981, o objetivo era elaborar procedimentos e conceitos para apoiar o desenvolvimento do gerenciamento de projetos como uma profissão, mas foi somente em 1996, depois de uma vasta consulta e revisão nos documentos produzidos, que se chegou ao PMBOK, substituindo assim outros materiais que o antecederam.

2ª edição

No ano 2000, a edição seguinte do PMBOK foi publicada, obviamente inspirada no trabalho anterior. Nessa revisão, novos dados que refletiam a ascensão da profissão de gerenciamento de projetos foram adicionados. O intuito foi de agregar conhecimentos e práticas usadas no campo de gerenciamento que se mostraram úteis para a maioria dos projetos executados.

3ª edição

A edição de número 3 do PMBOK foi publicada em 2004. Nessa época, inúmeras solicitações para melhorias do guia foram recebidas pelo PMI, razão pela qual foi necessário organizar um comitê para ponderar cada recomendação. A 3ª edição teve como característica a estruturação de práticas aplicáveis a, basicamente, todos os tipos de projeto, sem restrição de segmento empresarial.

4ª edição

A penúltima edição do guia foi lançada em 2009 e teve como foco tornar o material mais consistente e acessível. Destaque para a diferenciação entre o plano de gerenciamento de projetos e documentos do projeto abordado nessa versão. Na 4ª edição, a restrição tripla foi expandida para seis: cronograma, orçamento, escopo, qualidade, recursos humanos e risco.

5ª edição

A versão mais recente do PMBOK foi publicada em 2013, com o PMI buscando mais coerência e clareza ao padronizar termos, processos, entradas e saídas. Essa edição também contou com avanços, particularmente no que diz respeito ao planejamento em ondas de rolamento, ao ciclo de vida adaptativo e ao gerenciamento de partes interessadas.

Como você pôde ver, o PMBOK tem se mostrado uma excelente diretriz para o gerenciamento de projetos, com sua contribuição indo além do sucesso nos esforços de gestão ao colaborar para a construção de uma cultura universal de planejamento.

Qual a influência do PMP e PMO nos projetos?

Existe uma maneira de você se tornar um especialista em gestão de projetos reconhecido pelo PMI. Para isso você deve obter a certificação PMP, que o habilitará a ser um Gerente de Projetos reconhecido internacionalmente por utilizar as melhores práticas do PMBOK.

Além disso, caso você decida abrir um escritório focado em Gerenciamento de Projetos, você deve buscar a implantação de um PMO. Assim você poderá gerenciar diversos projetos, com diferentes responsabilidades.

Um profissional PMP e um escritório PMO têm bastante influência na execução de projetos. Ambos têm a capacidade de utilizar os padrões do PMBOK em seus projetos.

Outra vantagem de se contar com profissionais ou escritórios certificados é que você tem a garantia de que o seu projeto está sendo amparado por profissionais gabaritados.

Agora que você já sabe o que é PMBOK, deixe o seu comentário e nos conte como ele é aplicado na sua empresa!

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