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Declaração de escopo do projeto

O que é a declaração de escopo do projeto e quais informações deve conter?

A declaração do escopo é um instrumento importante elaborado na fase de planejamento dos projetos. Ela faz parte das atividades realizadas pelo gestor para a delimitação de premissas, dos critérios de aceitação e de detalhes relevantes para que o gerenciamento seja conduzido com sucesso. Para os gerentes, pode ser um verdadeiro desafio acertar todos esses pontos.

Neste artigo vamos explicar o que é a declaração de escopo do projeto e para que ela serve, além de mostrar por que é tão importante, quais as informações que não podem faltar na sua elaboração e fornecer diversos detalhes que vão ajudar na sua confecção.

Quer saber mais sobre o assunto? Leia este artigo até o final e fique por dentro!

O que é a declaração de escopo do projeto?

A declaração de escopo do projeto é um documento indispensável para a formulação e controle das etapas dos projetos. Ela é uma saída e também uma entrada na área dos processos para validação do plano de gerenciamento de projetos e da linha de base. Conforme o guia PMBOK, trata-se de uma descrição detalhada do trabalho, das restrições, premissas e entregas.

Para que serve a declaração de escopo do projeto?

O instrumento é elaborado conforme as necessidades do projeto. O escopo é o trabalho essencial para a entrega de resultados, serviços ou produtos. Dessa forma, a declaração registra os dados necessários para a execução dos projetos, tais como os limites, as atividades, os prazos, os custos, os responsáveis etc.

O gerenciamento do escopo serve para garantir que todo o trabalho essencial será realizado para que os projetos sejam concluídos de maneira apropriada. Isso envolve o planejamento das atividades, a coleta de requisitos, a definição, validação e controle das tarefas e a criação de Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Por que a declaração de escopo do projeto é tão importante?

A declaração de escopo do projeto é muito importante porque descreve todo o projeto e apresenta todas as informações que poderão ser consultadas pela equipe e pelo cliente. O levantamento das necessidades dos clientes ajuda a convertê-las em requisitos para o cumprimento dos objetivos. A coleta desses dados é de grande importância, visto que gera uma documentação relevante.

Talvez nem todos os requisitos documentados possam ser atendidos, de modo que o escopo apresenta aqueles que produzirão maior impacto e agregarão mais valor aos clientes. As entradas do processo de definição de escopo descrevem como as atividades serão definidas, desenvolvidas, monitoradas, controladas e verificadas. No termo de abertura do projeto consta a descrição do serviço ou produto ou o resultado de maneira informal ou formal.

Já a documentação dos requisitos serve para descrever os fatores que atenderão aos objetivos do negócio e as necessidades que serão supridas. Os ativos de processos organizacionais são as bases de conhecimentos específicos usados pela organização, os procedimentos, as políticas e os planos elaborados pelos gestores.

Por fim, as saídas do processo de definição de escopo contêm a especificação e declarações do projeto com a descrição das principais entregas, restrições e premissas. As atualizações nos documentos do projeto são realizadas por meio de revisão e atualização do registro feito pelos interessados. Há uma matriz de rastreabilidade de requisitos e outros documentos que podem ser atualizados.

Quais são as principais informações da declaração de escopo do projeto?

Diversas informações não podem faltar na declaração. Esse documento também é denominado como especificação do escopo do projeto no guia PMBOK. Veja a seguir os principais dados que deverão ser registrados nesse instrumento que traz o detalhamento dos registros preliminares ou do termo de abertura!

Justificativa

A justificativa é um grupo de argumentos utilizados para comprovar a necessidade da execução de um projeto. Ela aponta a finalidade ou o propósito do plano de ação, já que não há propostas a serem apresentadas se não houver um objetivo claro. Fica na primeira sessão da declaração de escopo e explica por que os procedimentos serão realizados e quais serão os resultados finais.

Objetivos

Os objetivos estão relacionados com a definição das metas claras e mensuráveis que deverão ser alcançadas pelos colaboradores que participarão de determinados projetos. Além do mais, eles podem tratar do aumento da satisfação dos consumidores, a elevação do número de clientes, a captação e fidelização da clientela, por exemplo.

Critérios de aceitação

Os critérios de aceitação são um conjunto de condições e a especificação de parâmetros que serão considerados no momento de aceitar as entregas. Por exemplo, as especificações podem estar descritas na política interna corporativa e os mapas de competências poderão estar de acordo com um modelo fornecido pela empresa.

Restrições

As restrições são os fatores que impõem limites na execução dos projetos, tais como os custos e os prazos. Assim como os riscos que surgirão no decorrer dos projetos e que precisam ser mapeados para evitar entraves. Uma restrição pode estar relacionada à disponibilidade de recursos humanos ou ao orçamento limitado.

Nessa seção são descritas as limitações da equipe, as datas impostas, os marcos dos cronogramas etc. As cláusulas contratuais também podem conter restrições que devem ser listadas na declaração de escopo do projeto. Todas essas questões deverão ser divulgadas para evitar que elas afetem o planejamento.

Premissas

As premissas giram em torno do escopo, recursos financeiros e tempo. Elas precisam ser listadas e descritas de forma específica para cada projeto, bem como os seus impactos. É fundamental validar e documentar essas informações regularmente, visto que fazem parte dos planos de ação. Faça uma lista na própria declaração ou prepare um documento separado.

Organização inicial

A organização inicial refere-se à identificação de possíveis riscos e à escolha dos membros das equipes. A gestão de projetos requer a comunicação entre todos os interessados, o esclarecimento de todas as expectativas iniciais e o monitoramento dos trabalhos. A declaração pode circular entre os líderes que farão a aprovação final após o consenso das partes.

Estimativa de custos

A estimativa de custos é a identificação dos prováveis gastos que a empresa terá com o planejamento e execução de um projeto. Se o gestor fizer o gerenciamento adequado dos valores, provavelmente obterá ótimos resultados. As previsões deverão ser indicadas, assim como as estimativas de tempo para a conclusão das atividades.

Cronograma

Esse documento deverá ser construído junto à EAP, que exige a subdivisão dos trabalhos e das entregas do projeto. Inicie com a criação dela, pois assim todos os pacotes de tarefas ficarão definidos para a concretização do escopo. Após a sua aprovação, faça o gerenciamento do tempo para a construção de um cronograma.

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