Maior Blog de Gestão de

Projetos do Brasil

Juntes aos nossos milhares de leitores e receba atualizações, ebook, webinario, planilhas, templates, artigos e dicas imperdíveis para ter sucesso na gestão de projetos.

como fazer um plano de ação

Como fazer um plano de ação e qual a sua importância para uma empresa?

Quem age dentro da zona de conforto produz resultados, no máximo, comuns. Já quem implementa ações diferenciadas como consequência de um planejamento bem-feito, alcança resultados extraordinários. E Walt Disney já sabia disso há tempos, dizendo que gostava do impossível “porque lá a concorrência é menor”. Mas para ultrapassar a linha do trivial é preciso ter um plano de ação. E você por acaso sabe como fazer um plano de ação?

Segundo o pesquisador Josué Campanhã, mais de 50% dos planos morrem exatamente porque seus gestores não sabem exercer a função de controle, tampouco o que fazer quando as coisas começam a dar errado. Logo, é importante buscar boas ferramentas de trabalho e ficar atento às principais tendências.

E foi pensando nesses desafios que preparamos este post, trazendo algumas recomendações fundamentais para quem deseja entender como fazer um plano de ação efetivo, que impacte o desempenho e a produtividade da equipe, especialmente no desenvolvimento de projetos. Vamos lá?

Por que fazer um plano de ação?

Kotler dizia que “os objetivos são a expressão do caminho que a organização pretende seguir e a estratégia é o projeto final para se chegar lá. A estratégia, portanto, é o plano de batalha”. E a verdade é que, sem um plano de batalha, é simplesmente impossível vencer uma guerra.

No universo corporativo, com diversos estreantes no mercado diariamente, altos custos de produção e formação de um novo perfil de consumidor — que é cada vez mais exigente, menos fiel a marcas e com maior conhecimento de suas possibilidades de compra — não ter uma bússola para alcançar a visão da empresa significa assinar sua certidão de óbito.

Sem informações realmente confiáveis e possibilidades de execução, qualquer atividade de planejamento se transforma em mero exercício de futurologia. E é justamente por isso que as empresas vencedoras seguem com rigor seus planos de ação: uma listagem detalhada de todos os atos necessários para se atingir determinado objetivo.

A importância da estratégia está ligada às características dos empreendimentos de hoje. Com o crescimento natural do negócio, da quantidade de colaboradores envolvida em cada iniciativa, bem como da complexidade das funções, passa a ser  imprescindível gerenciar adequadamente um plano de ação.

Ora, o inevitável processo de delegação, sem um roteiro a ser transmitido à equipe, deixa a empresa à mercê de iniciativas individuais. Essas, por sua vez, podem se afastar de padrões, preceitos, estratégias e metodologias valorizados pela organização. Resumindo: uma equipe sem um plano de ação nada mais é que um aglomerado de marinheiros sem bússola ou mapa de navegação, inevitavelmente se conduzindo ao naufrágio ou à deriva.

O que esse plano deve conter?

O processo de operacionalização dos objetivos deve mostrar com o máximo de clareza:

  • o objetivo final a ser alcançado;
  • os passos a serem trilhados, em sequência, para alcançar esse objetivo;
  • a lógica na realização dessas atividades;
  • os prazos de início e fim de cada atividade;
  • o responsável pela execução de cada etapa;
  • os recursos envolvidos na materialização de cada tarefa;
  • as metas intermediárias a serem atingidas ao final de cada atividade;
  • os indicadores que serão usados como base no processo de avaliação de resultados, retroação e correção dos rumos da empresa.

Por isso mesmo, é importante elaborar um checklist com esses itens para avaliar se as ferramentas utilizadas foram efetivas em auxiliar na criação de um bom plano. A seguir, veremos uma série de práticas que permitem dar conta desses critérios e reduzem a lacuna entre o planejamento estratégico ideal e o realizado na sua empresa.

Quais são os erros mais comuns?

Ao pensar em como fazer um plano de ação, é preciso tomar bastante cuidado para não incorrer em alguns equívocos muito comuns, cometidos até mesmo por gerentes de projeto experientes. Entre outras palavras, as atividades abaixo são figurinhas carimbadas na lista de tropeços mais cometidos:

  • concentrar muitas atividades em um curto espaço de tempo, sobrecarregando a equipe;
  • superestimar os recursos disponíveis;
  • ignorar passos importantes para o alcance dos objetivos finais;
  • misturar a sequência de etapas;
  • não detalhar suficientemente as atividades;

Então, melhor já ir pensando nas respectivas providências para não entrar para a estatística de insucesso, certo?

Como fazer um plano de ação?

Um plano de ação normalmente é realizado com a aplicação da técnica 5W2H, que consiste, em linhas gerais, na realização de um checklist de determinadas atividades, por meio das seguintes palavras-chaves:

  • What: o que será feito (etapas);
  • Why: por que será feito (justificativa);
  • Where: onde será feito (local);
  • When: quando será feito (tempo);
  • Who: por quem será feito (responsabilidade);
  • How: como será feito (método);
  • How much: quanto custará fazer (custo).

A partir daí, é possível seguir os seguintes passos para elaborar um plano de ação:

  • definir onde se quer chegar (objetivo);
  • compreender e saber transmitir aos colaboradores por que esse objetivo deve ser alcançado;
  • materializar os caminhos para atingir os objetivos por meio de metas que devem ser definidas em conjunto com a equipe (administração por objetivos);
  • elaborar uma lista de ações para cada meta, o que pode ser feito com técnicas de compartilhamento de ideias, como o brainstorming;
  • preparar um cronograma com prazos bem delimitados para a conclusão de cada etapa por cada membro da equipe;
  • atribuir as responsabilidades, delegando tarefas (quem será responsável por fazer cada atividade e a quem se reportará?);
  • alocar recursos, delineando detalhadamente o total e quanto há de verbas para a consecução de cada atividade (lembre-se de que escopo, prazo e recursos são fundamentais para o sucesso de qualquer projeto);
  • identificar possíveis problemas, fazendo um diagnóstico completo de tudo o que pode dar errado ao longo do processo (pode ser conseguido, por exemplo, com a matriz SWOT);
  • desenvolver estratégias para acompanhar a evolução, monitorando o progresso permanentemente;
  • implementar efetivamente o plano.

Como fazer um plano de ação com a PDCA?

Como os cenários vêm mudando de forma cada vez mais rápida, a gestão precisa lidar com as dificuldades e com a possibilidade de o plano perder validade com o passar do tempo. Isto é, se gradativamente a realidade para a qual a estratégia foi pensada muda, aos poucos, o plano de ação perde sua factualidade e torna-se inadequado para orientar os colaboradores.

Para lidar com esse desafio, os processos de retroalimentação e ajuste são fundamentais. É preciso atuar com rotinas para perceber o que acontece no momento e, com o aprendizado, melhorar a estratégia continuamente, a fim de manter a eficácia no longo prazo.

Nesse modelo de trabalho, o circuito PDCA se mostra uma ferramenta indispensável porque estabelece um conjunto simples de etapas para nutrir a tomada de decisão com feedback. A partir de então, os responsáveis podem realizar adaptações periódicas, sempre com o diagnóstico mais recente da situação, além de padronizar acertos e corrigir erros.

A aplicação consiste em dividir as atividades em quatro etapas.

Planejar (to plan)

Analisar cenários e estabelecer objetivos, metas, estratégias, ações, indicadores etc.

Execução (to do)

Colocar o plano em funcionamento, cumprindo as diretrizes propostas.

Checagem (to check)

Acompanhar e controlar a execução, cobrando o cumprimento dos padrões e levantando dados sobre o desempenho do plano de ação.

Ajustar (to adjust)

Adaptar o plano para corrigir erros e padronizar acertos, bem como para lidar com mudanças de cenário.

A ideia é que as quatro etapas sejam repetidas diversas vezes até que o objetivo esteja concluído. A cada ciclo, o plano é melhorado com feedbacks importantes para manter sua validade diante das circunstâncias e torná-lo mais efetivo.

Quais são as melhores práticas para fazer um plano de ação?

Ao lado das ferramentas, existem uma série de ações simples que podem contribuir com os planos da sua empresa. O objetivo deste tópico é apresentar 6 dicas nesse sentido. Confira!

Elabore um plano de ação do princípio

Estabeleça as diretrizes mais gerais do projeto antes de começar, como os itens da 5w2h já mencionados. A partir deles, será possível delimitar o que é importante nos demais planos e alinhar objetivos gerais e específicos. Muitas vezes, as pessoas só pensam no planejamento quando os problemas já foram implementados, e o ideal é se antecipar.

Coloque o plano de ação no papel

Utilize-se de elementos para visualizar o plano fora da sua cabeça. Pode ser um documento de texto, planilha, mapa mental, rascunho ou qualquer recurso que você se sinta à vontade para trabalhar as informações. Com isso, além de liberar sua memória, você facilita o compartilhamento das informações com colegas.

Tome cuidado com estimativas

Seja moderado ao pensar as condições para que o plano de ação concretize os objetivos. O excesso de otimismo é um dos fatores que mais levam a estratégias descoladas da realidade. E, logicamente, sempre procure embasar as estimativas em dados.

Trabalhe a gestão da mudança

Considere quais são os incentivos e como engajar os colaboradores. O motivo é que mudanças causadas por novos planos, como reorganização de times, alterações de rotinas e fixação de metas, geram resistência, e você precisará de uma estratégia para enfrentá-la.

Não se torne o gargalo do projeto

Distribua responsabilidades e delegue tarefas. Especialmente na gestão de projetos, se todas as ações precisarem da atuação direta do líder, o andamento estará constantemente bloqueado à espera de uma decisão. O segredo é mesclar a atuação do gerente com a autonomia dos colaboradores para que o fluxo só seja interrompido quando for imprescindível.

Estabeleça objetivos claros

Cuide para que as diretrizes sejam claras. Para isso, é comum a aplicação da metodologia SMART, segundo a qual toda meta deve ser específica (specific), mensurável (measurable), atingível (attainable), relevante (relevant) e temporalmente definida (time-based).

Outra dica é organizar as metas em um diagrama no modelo do balanced scorecard, a fim de tornar compreensível as relações de causa e efeito entre os objetivos relacionados ao aprendizado e crescimento, processos internos, clientes e finanças.

Qual a importância de um software de gerenciamento?

É bastante improvável que um gestor consiga controlar todas as variáveis com a excelência desejada sem o auxílio de um software de gestão de projetos. Afinal, uma solução em gerenciamento de projetos automatiza algumas tarefas do cotidiano, disparando lembretes de prazos, mostrando por meio de um dashboard se há membros da equipe ociosos ou sobrecarregados, qual o atual percentual de dispêndio de recursos, quais são as previsões estatísticas de custo total do projeto e assim por diante.

Receber dados sobre a evolução do time em tempo real e dispor de relatórios com análise de indicadores de desempenho são enormes diferenciais que separam a adivinhação fracassada da execução de excelência. Além disso, ao utilizar o PDCA, as atividades de checagem e ajuste serão facilitadas pelas informações obtidas com a tecnologia.

Outro ponto importante é a disponibilidade. Se houve uma mudança no plano, é importante que todos os profissionais tenham acesso à alteração, ou não seguirão na direção correta. E ter uma comunicaçãocentralizada e compartilhada facilita o trabalho.

Pense, portanto, o software como a ferramenta para realizar a gestão da informação em todas as etapas, do planejamento ao ajuste com base em feedbacks.

Como aplicar o plano de ação no planejamento e gestão da empresa?

Tanto como fazer um plano de ação, é importante entender as suas aplicações em uma empresa. Assim, os profissionais podem ser mais efetivos e evitar o erro de transformar o planejamento em mera formalidade.

Adapte o plano ao nível

Um primeiro ponto é sempre considerar a abrangência. Existe o uso em nível estratégico, tático e operacional. E mais, mesmo projetos podem ter planos mais gerais, como o do princípio, e mais específicos, como aqueles voltados para cumprir etapas específicas do cronograma.

Alinhe planos gerais e específicos

Outro é buscar a sintonia entre diferentes níveis de planejamento. Não dá para o plano de ação estratégico seguir a direção “A”, o RH treinar para “B” e a gestão de projetos aprovar propostas voltadas para “C”.

Faça ajustes incrementais

Por fim, ao aplicar o plano de ação, é importante realizar ajustes para manter a validade. No entanto, é preciso tomar cuidado com a forma. Se você altera um plano geral, automaticamente, estará influenciando os específicos. Logo, melhore pouco a pouco para não correr o risco de quebrar o sistema.

Ao utilizar a ferramenta com esses cuidados e com as diversas práticas descritas ao longo do conteúdo, saber como fazer um plano de ação será um importante acréscimo às suas competências de gestor e à sua capacidade de gerar valor para a empresa.

Então, o que você achou? Se as dicas foram úteis, compartilhe o texto nas suas redes sociais e discuta os tópicos com seus amigos e seguidores!

Comece Agora!

falar-com-consultor-de-projetos

Quero falar com consultor

Converse com um de nossos especialistas sobre o Project Builder

Fale com consultor

demosntracao-software

Quero ver uma demonstração

Veja em detalhes como o Project Builder funciona.

Solicitar Demonstração

teste-programa-portfolio

Quero fazer um teste

Conheça na prática e use o PB por 15 dias gratuitamente

Solicitar teste

Para receber nossas novidades:

A Project Builder tem uma equipe pronta para entender suas necessidades e propor soluções efetivas.
info@projectbuilder.com.br

Av. Rio Branco 109, sala 2201 (cobertura)
Centro - Rio de Janeiro - RJ
CEP 20040-004

© 2019 Project Builder
Gerenciamento de Projetos

endeavor_empresas
%d blogueiros gostam disto: