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Como fazer um plano de ação e qual a sua importância para uma empresa?

Quem age dentro da zona de conforto produz resultados, no máximo, comuns. Já quem implementa ações diferenciadas como consequência de um planejamento bem feito, alcança resultados extraordinários. E Walt Disney já sabia disso há tempos, dizendo que gostava do impossível “porque lá a concorrência é menor”. Mas para ultrapassar a linha do trivial é preciso ter um plano de ação. E você por acaso sabe como fazer um plano de ação?

Segundo o pesquisador Josué Campanhã, mais de 50% dos planos morrem exatamente porque seus gestores não sabem exercer a função de controle, tampouco o que fazer quando as coisas começam a dar errado. E foi pensando nessas dificuldades que preparamos este post, trazendo algumas recomendações fundamentais para quem deseja entender como fazer um plano de ação efetivo, que impacte o desempenho e a produtividade da equipe, especialmente no desenvolvimento de projetos. Vamos lá?

Por que fazer um plano de ação?

Kotler dizia que “os objetivos são a expressão do caminho que a organização pretende seguir e a estratégia é o projeto final para se chegar lá. A estratégia, portanto, é o plano de batalha”. E a verdade é que, sem um plano de batalha, é simplesmente impossível vencer uma guerra. No universo corporativo, com diversos estreantes no mercado diariamente, altos custos de produção e a formação de um novo perfil de consumidor, que é cada vez mais exigente, menos fiel a marcas e com maior conhecimento de suas possibilidades de compra, não ter uma bússola para alcançar a visão da empresa significa assinar sua certidão de óbito.

Sem informações realmente confiáveis e possibilidades de execução, qualquer atividade de planejamento se transforma em mero exercício de futurologia. E é justamente por isso que as empresas vencedoras seguem com rigor seus planos de ação, uma listagem detalhada de todos os atos necessários para se atingir um determinado objetivo.

Com o crescimento natural do negócio, da quantidade de colaboradores envolvida em cada iniciativa, bem como da complexidade das funções, passa a ser ainda mais imprescindível gerenciar adequadamente um plano de ação. Isso porque o inevitável processo de delegação, sem um roteiro a ser transmitido à equipe, deixa a empresa à mercê de inciativas individuais. Essas, por sua vez, podem se afastar de padrões, preceitos, estratégias e metodologias valorizados pela organização. Resumindo: uma equipe sem um plano de ação nada mais é que um aglomerado de marinheiros sem bússola ou mapa de navegação, inevitavelmente conduzindo ao naufrágio ou à deriva.

O que esse plano deve conter?

O processo de operacionalização dos objetivos deve mostrar com o máximo de clareza:

O objetivo final a ser alcançado;
Os passos a serem trilhados, em sequência, para alcançar esse objetivo;
A lógica na realização dessas atividades;
Os prazos de início e fim de cada atividade;
O responsável pela execução de cada etapa;
Os recursos envolvidos na materialização de cada tarefa;
As metas intermediárias a serem atingidas ao final de cada atividade;
Os indicadores que serão usados como base no processo de avaliação de resultados, retroação e correção dos rumos da empresa.

Quais são os erros mais comuns?

Na elaboração de um plano de ação, é preciso tomar bastante cuidado para não incorrer em alguns equívocos muito comuns, cometidos até mesmo por gerentes de projeto experientes. Concentrar muitas atividades em um curto espaço de tempo, sobrecarregando a equipe, superestimar os recursos disponíveis, ignorar passos importantes para o alcance dos objetivos finais, misturar a sequência de etapas e não detalhar suficientemente as atividades são figurinhas carimbadas na lista de tropeços mais cometidos. Melhor já ir pensando nas respectivas providências para não entrar para a estatística de insucesso, certo?

Como fazer um plano de ação?

Um plano de ação normalmente é realizado com a aplicação da técnica 5W2H, que consiste, em linhas gerais, na realização de uma checklist de determinadas atividades, por meio das seguintes palavras-chaves:

What: o que será feito (etapas);
Why: por que será feito (justificativa);
Where: onde será feito (local);
When: quando será feito (tempo);
Who: por quem será feito (responsabilidade);
How: como será feito (método);
How much: quanto custará fazer (custo).

A partir daí, é possível seguir os seguintes passos para elaborar um plano de ação:

Definir onde se quer chegar (objetivo);
Compreender e saber transmitir aos colaboradores por que esse objetivo deve ser alcançado;
Materializar os caminhos para atingir os objetivos por meio de metas que devem ser definidas em conjunto com a equipe (administração por objetivos);
Elaborar uma lista de ações para cada meta, o que pode ser feito com técnicas de compartilhamento de ideias, como o brainstorming;
Preparar um cronograma com prazos bem delimitados para a conclusão de cada etapa por cada membro da equipe;
Atribuir as responsabilidades, delegando tarefas (quem será responsável por fazer cada atividade e a quem se reportará?);
Alocar recursos, delineando detalhadamente o total e quanto há de verbas para a consecução de cada atividade (lembre-se de queescopo, prazo e recursos são fundamentais para o sucesso de qualquer projeto);
Identificar possíveis problemas, fazendo um diagnóstico completo de tudo o que pode dar errado ao longo do processo (pode ser conseguido, por exemplo, com a matriz SWOT);
Desenvolver estratégias para acompanhar a evolução, monitorando o progresso permanentemente;
Implementar efetivamente o plano.

Qual a importância de um software de gerenciamento?

É bastante improvável que um gestor consiga controlar todas essas variáveis com a excelência desejada sem o auxílio de um software de gestão de projetos. Afinal, uma solução em gerenciamento de projetos automatiza algumas tarefas do cotidiano, disparando lembretes de prazos, mostrando por meio de um dashboard se há membros da equipe ociosos ou sobrecarregados, qual o atual percentual de dispêndio de recursos, as previsões estatísticas de custo total do projeto e assim por diante. Para o gestor, receber dados sobre a evolução do time em tempo real e dispor de relatórios com análise de indicadores de desempenho são enormes diferenciais que separam a adivinhação fracassada da execução de excelência.

Entendeu direitinho como fazer um plano de ação? Suas experiências anteriores sobre o assunto foram bem-sucedidas? Compartilhe conosco seus conhecimentos sobre o assunto e participe da conversa!

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