O gerenciamento de projetos em momentos de crise não começa quando as coisas começam a dar errado ou a sair da única programação do negócio. A verdade é que fazer uma boa gestão de projetos, classicamente, é sobre ter planejamento e um bom plano de contingência.

A ideia é ter escopos delineados para situações que são previsíveis e aplicar um bom método de ação para se adaptar a circunstâncias totalmente inesperadas. A boa gestão de projetos em momentos de crise é sobre uma postura arrojada na dinâmica organizacional, mesmo quando temos uma metodologia norteadora.

Quando o gestor de projetos está equipado com métodos, ferramentas e uma mentalidade colaborativa, as crises são momentos para testar todas as técnicas e conhecimentos, além de renderem muitos aprendizados. E você, como tem enfrentado tais lances rápidos do mercado atualmente? Vamos conversar mais sobre o assunto, venha conosco!

Analisando cenários em tempo real

A tomada de decisão reativa é sinônimo de fracasso diante de cenários instáveis. O segredo está em se adiantar e ter um plano pronto assim que a ação é necessária. Mas isso não é tão simples quando tudo está incerto e as coisas mudam a cada instante. Por isso, é fundamental manter as análises em tempo real: o plano pode mudar a qualquer hora!

A adaptação é fruto desse processo de acompanhar de perto as tendências e os resultados das ações, além de, é claro, as mudanças no mercado, no modus operandi da equipe etc. Sendo assim, a coleta de dados da sua área de atuação — e de todos os fatores relacionados — é a chave para detectar a necessidade de mudanças.

Adaptando a metodologia à realidade

Em momentos de crise, os dados vão alimentando análises que podem mudar totalmente o trajeto e a forma de operar uma determinada questão. Sendo assim, o escopo do projeto não pode ser tratado de modo engessado Ao contrário, ele serve de orientação para moldar o desenvolvimento de acordo com a realidade.

A metodologia é o que garante a organização das etapas. Independentemente do que for feito, você tem uma base sólida de conhecimento, ferramentas e método para ir acompanhando o desempenho, sem se perder no meio das informações. Nesse cenário, os relatórios gerenciais são fundamentais.

Organizando a dinâmica do fluxo de trabalho

A colaboração é um dos pilares para o bom gerenciamento de projetos em momentos de crise. Dessa forma, a ferramenta de gestão deve ter suporte para um ambiente dinâmico e de rápida adaptação. O sistema empregado não pode gerar nenhuma onerosidade para os processos.

As propostas de projeto com fluxo automático de aprovação têm o poder de agilizar a tomada de decisão sobre a seleção dos projetos. Além disso, use o sistema para alocar seus recursos de maneira eficiente, inclusive a performance da equipe. As funções devem ser utilizadas proativamente: faça alertas, evidencie prioridades etc.

A organização do fluxo de trabalho, a simples visualização das tarefas, o andamento de cada uma delas, a comunicação centralizada, as atualizações em tempo real, o agrupamento das informações para gerar relatórios, enfim, para ter tudo isso, é preciso aplicar um sistema rico em funções, cheio de clareza e de praticidade.

Usando ferramentas específicas de controle

Quais projetos geram mais valor para o seu negócio? Você tem o controle desses indicadores? Em cenários de incerteza, é fundamental priorizar aquilo que dá mais retorno e diversificar as análises para descobrir pontos-chave da estratégia naquele determinado momento.

O ideal é obter uma visão dos projetos que seja simples em contemplar se a sua estratégia está sendo refletida e, ainda, se ela é sustentável para aquela situação. Ter essa tela com dados e informações para analisar e tomar decisões também torna a sua gestão mais produtiva. Sendo assim, uma ferramenta perfeita deve fazer:

• gerenciamento de projetos;
• gestão de programas e portfólio;
• gestão de equipes;
• gestão estratégica.

Fora o sistema de gestão de projetos flexível que se adapte ao seu método, há ferramentas de gestão, necessárias ao seu conhecimento, que são extremamente importantes para momentos de crise e mudanças rápidas. Primeiro, todas as de planejamento estratégico que abrangem a previsão de cenários e algum tipo de análise preditiva de mercado:

• Matriz SWOT;
• 5 Forças de Porter;
• Matriz BCG;
• Ciclo de Vida do Produto etc.

Esses instrumentos de gestão, sobretudo quando aliados, são capazes de levar você a imaginar planos para cenários instáveis, especialmente avaliando os pontos internos e externos que podem prejudicar ou beneficiar o seu projeto. Documente e reavalie periodicamente o que foi elencado.

Além disso, há as ferramentas que devem ser utilizadas de forma situacional, ou seja, você deve acioná-las para encontrar um resultado específico. O Diagrama de Ishikawa, por exemplo, é uma delas. Para manter o controle, faça uso de kanban, 5w2h, regra 80/20, checklists etc., tudo integrado ao seu sistema de gestão de projetos!

Desenvolvendo uma cultura arrojada

Quanto mais preparado o gestor de projetos estiver, melhor será o desempenho da equipe e os resultados apresentados, mesmo entre as condições mais complicadas. As crises são provas: a sua metodologia é realmente consistente? Ela é competitiva para o seu modelo de negócios? Ela vai sobreviver às tendências e se adaptar às demandas?

Indo um pouco mais além: você está capacitado e equipado com as melhores ferramentas para exercer seu conhecimento, quando ele é realmente crucial para conter ameaças, aproveitar oportunidades e manter tudo funcionando? Superar a crise não é para amadores, então, é hora de avaliar todos esses critérios e adotar os recursos mais eficientes.

O mais importante para o gerenciamento de projetos em momentos de crise é ter todo o suporte para fazer o que você sabe de melhor: cultivar a postura arrojada diante de mudanças. Lembre-se de uma das principais características da sua função: gerenciar riscos e tomar decisões.

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