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Como definir o Plano de Ação e a sua Importância para Projetos

Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito utilizada por apresentar elevada eficiência e ser relativamente simples de se elaborar. Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se atingir uma meta maior. Para isso, a data em que cada ação deve ser finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das informações que o plano deve conter.

Um bom plano de ação auxilia o negócio a ter um foco maior em resultados e a garantir que os times possam sempre planejar-se da melhor forma possível. Ou seja, ele é fundamental para manter a companhia competitiva e com objetivos bem alinhados. Por isso, ter um plano de ação robusto é crucial.

Afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão, sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que explicaremos no post de hoje. Continue lendo e confira!

O que é um Plano de Ação?

O plano de ação é um documento que orienta a empresa em busca de cada um de seus objetivos. Ele facilita a orientação de ações, a definição de projetos e correções conforme objetivos globais e compartilhados por todas as equipes. Desse modo, a empresa pode ter maior foco em resultados e conseguir bater as suas metas sem dificuldades.

Um plano de ação contém, portanto, todos os dados necessários para se chegar a determinados objetivos. Responsabilidades, metas, a evolução esperada de indicadores e as ferramentas que forem utilizadas são apenas alguns pontos. Desse modo, os times podem planejar-se com mais facilidade e garantir que a empresa chegue a um estágio de competitividade superior ao atual.

Nos projetos corporativos, o Plano de Ação é utilizado para facilitar o planejamento de cada etapa. Quando aplicado corretamente, os times podem trabalhar com alta performance e baixo índice de erros. Afinal, todos saberão como orientar as suas ações para atender as expectativas dos envolvidos no projeto.

O que Colocar no Plano de Ação?

O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será realizada, a data em que esta deve ser concluída, o responsável por executá-la e o status em que se encontra, isto é, se ela está pendente, em andamento ou concluída. Esse é um exemplo de como ter uma boa visão do andamento das ações.

Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação. Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem deseja montar um plano eficiente é o modelo japonês 5W2H, que apresenta muita clareza nos passos a serem seguidos e facilita muito o planejamento de melhorias.

Existem ainda variações, como é o caso do Kanban, que se reduz a um quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma tabela. Normalmente, nesse caso é utilizado um grande quadro em um lugar de destaque, visível por toda a equipe.

Qual é a Importância de cada Ação?

Diante do seu papel estratégico, o Plano de Ação deve ser pensado com cuidado. Afinal, ele orienta todas as ações dos times durante projetos internos. Portanto, evitar erros e falhas nas definições de objetivos é algo crítico.

Em outras palavras, as ações devem ser bem pensadas antes de encaixadas no plano. Além disso, cada uma delas deve ter uma boa relevância para que se alcance o objetivo final.

Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde queremos? É possível realizá-la? Perguntas como estas devem ser ter respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que apresente um plano de ação coerente à equipe.

Ou seja, o gestor precisa ter uma visão completa sobre o papel do plano de ação nos projetos corporativos.

A reunião de apresentação do plano de ação também é um momento importante. Nela será possível verificar a aceitação da equipe em relação às tarefas, às datas de entrega e a outros detalhes. Por isso sempre se prepare e faça uma comunicação clara sobre tudo o que levou à formulação do plano de ação e as suas características.

Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!

Como elaborar um Plano de Ação?

Uma das vantagens de se utilizar os planos de ação é que eles podem ser feitos por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato, algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.

Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando microações a macroações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.

Em todo caso, a elaboração de um Plano de Ação robusto deve considerar uma série de fatores. Confira os principais a seguir e saiba como estruturar um que seja inteligente, alinhado com as demandas internas e capaz de guiar os times em busca de ótimos resultados! Torne as metas mensuráveis.

Como apontamos, o Plano de Ação tem um conjunto de metas para orientar as equipes a tomar decisões. Mas elas devem ser definidas com cuidado. Afinal de contas, as métricas auxiliam o gestor a avaliar a performance dos times e, assim, identificar se os objetivos foram alcançados.

Por isso sempre crie métricas mensuráveis. Elas também precisam considerar o perfil da equipe. Desse modo, os profissionais poderão otimizar o seu desempenho sem grandes dificuldades.

Defina prazos inteligentes

Os prazos também precisam ser criados com cuidado. Se muito curtos, não serão alcançados e podem colocar o time em um fluxo de trabalho mais propenso a erros. Se muito longos, podem impedir que a equipe alcance os seus objetivos.

Portanto, sempre faça uma avaliação do perfil da equipe e defina prazos de modo inteligente. Identifique as expectativas dos envolvidos e o posicionamento do negócio. Desse modo, o prazo poderá ser definido com facilidade e sem riscos de gerar problemas de qualidade para o negócio.

Elabore planos de mitigação de riscos

Todo projeto tem riscos. Eles contribuem para que os objetivos não sejam alcançados e prejuízos afetem os resultados da companhia. Não à toa, a processos de gestão totalmente dedicados a mitigar esse tipo de problema.

Na criação do Plano de Ação, os riscos não devem ser ignorados. Pelo contrário: o gestor precisa estruturar um plano de ação para mitigar cada problema que possa afetar o sucesso do projeto e, assim, maximizar a confiabilidade das suas decisões.

Tenha processos estruturados para caso algo dê errado

Ainda que a prevenção de riscos seja aplicada, problemas podem acontecer. Nesse caso, também é fundamental que a empresa esteja preparada. Quanto mais rápido as correções a problemas forem aplicadas, menos impacto a falha causará no dia a dia do projeto.

Portanto, faça um levantamento não só para identificar e prevenir riscos, mas também para eliminar possíveis erros caso eles ocorram. Desta maneira, será possível manter um fluxo de trabalho contínuo ao longo de todo o projeto corporativo.

Quais erros não cometer ao formular o Plano de Ação?

O Plano de Ação é um documento abrangente. Por isso, a empresa deve ter cuidado para que ele não seja feito com problemas. Pois, como apontamos, ele tem um papel de destaque em cada etapa do projeto e, se mal feito, levará os times a trabalharem com baixa qualidade.

Por isso é importante evitar erros que tradicionalmente ocorrem nesse tipo de processo. Veja alguns a seguir e prepare-se de modo inteligente!

Mudar os objetivos frequentemente

Como apontamos, o Plano de Ação foi feito para orientar a empresa a atingir certos objetivos. Por isso é fundamental ter uma uniformidade na definição das metas da empresa. Afinal de contas, se elas mudam regularmente, os times terão dificuldades para executar um trabalho de qualidade.

Quando as metas mudam em uma frequência elevada, o Plano de Ação também deve ser adaptado regularmente. Isso exige um retrabalho contínuo da equipe de gestão: novas metas, ferramentas e indicadores terão que ser aplicados no dia a dia do negócio.

Portanto, sempre evite mudar as metas com alta frequência. Faça uma análise ampla do mercado, identifique o melhor modo de posicionar a empresa e prepare-se antecipadamente. Assim, os times terão mais tempo e cuidado para se orientar em busca dos planos traçados pela empresa.

Não avaliar resultados

A avaliação dos resultados é algo fundamental quando a empresa tem um conjunto de metas para orientar as suas ações. Não identificar se os objetivos foram alcançados, nesse contexto, pode levar a perpetuação de más práticas. Além disso, torna mais difícil a otimização das rotinas internas.

Portanto, sempre avalie resultados. Se possível, invista em tecnologias de gestão e análise de dados. Desta maneira, o processo será mais abrangente e eficaz.

Ignorar o perfil da empresa

A definição do Plano de Ação sempre deve considerar o perfil do negócio. Afinal de contas, o modo como a empresa está estruturado influenciará diretamente nas medidas que são tomadas para atingir os objetivos traçados.

Portanto, sempre avalie o posicionamento da empresa ao definir metas e traçar rotinas. Também leve em mente as regras do mercado e as falhas existentes. Assim, você poderá tomar decisões mais fáceis de serem executadas e que contarão com alto engajamento da equipe.

Como Cobrar as Tarefas de cada um?

Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Porém, muitas vezes as ações do plano não fazem parte das atividades que os responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: nesse caso, é preciso cobrar!

Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data em que esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se necessário — e cobrar que tudo esteja saindo como planejado.

Vale lembrar que o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom monitoramento de ações — só assim é possível chegar onde se almeja no tempo determinado.

Quais são as Etapas para se Chegar ao Sucesso?

Enfim, para seguir um plano é preciso organização e disciplina. Cada etapa de uma vez: assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas.

As etapas são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

No início, um gestor eficiente deve ser capaz de realizar uma boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e custos para cada tarefa.

Já o planejamento é uma fase de suma importância, em que serão definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada membro envolvido. A execução é a etapa em que tudo que foi planejado será materializado. Os recursos e energias dos executores são gastos nessa etapa, e a maioria dos problemas também surgem aqui. Portanto, é preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.

O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o andamento das tarefas, e devem constar no cronograma as datas em que isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar tudo e trabalhar em uma solução.

Por fim, o encerramento é a fase em que tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de maneira formal.

Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o planejamento estratégico em várias partes e etapas menores para que fique mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que você vai utilizar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no Excel a um software mais completo.

O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas responsabilidades. Você pode fazer um Plano de Ação para organizar a festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso!

E aí, gostou do post? Então, continue o seu aprendizado e confira em nosso blog como metodologias híbridas podem ser utilizadas pela empresa para gerar resultados melhores!

Walquiria Lima e San-Thiago

Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos

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