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Passo a passo: como construir do zero um modelo de projeto eficiente

Construir um modelo de projeto é uma prática que ajuda — e muito! — a economizar tempo nos processos de planejamento e padronização dos planejamentos dentro de qualquer companhia, garantindo que a qualidade no gerenciamento seja devidamente cumprida.

No entanto, a adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que têm propostas com características semelhantes. Como uma empresa de consultoria que, a cada novo projeto, precisa realizar um diagnóstico, ou empresas que desenvolvem softwares e precisam, antes de tudo, definir requisitos.

Assim, para quem já implantou ou pensa em implantar uma metodologia de gestão de projetos, esse método de elaboração de modelos é um excelente ativo, pois permite que a empresa ganhe tempo e qualidade em sua gestão.

Já explicamos como criar e implantar uma metodologia — passos fundamentais para quem pensa em profissionalizar, de uma vez por todas, a sua gestão de projetos. Agora, para ajudá-lo a dar o próximo passo, veremos neste post como construir um modelo de projeto eficiente!

Então, interessado? Acompanhe as nossas dicas e replique-as na sua empresa!

Entenda a estrutura de um modelo de projeto

A construção de um modelo de projeto que possa ser aplicado em uma organização pode ser um desafio para os gestores. Esses profissionais podem fazer uso de recursos conhecidos como modelos mentais, os quais são formados por meio de conceitos e suas relações. Uma metodologia interessante é o Project Model Canvas. Veja a seguir como é a sua estrutura!

Apresentação

A elaboração de um projeto segue vários fatores, considera diversos aspectos e uma variedade de ações. No modelo Canvas os principais pontos são separados em blocos para facilitar a visualização e a organização das ideias. Uma folha de papel A4 pode ser utilizada para registrar as informações relevantes, por exemplo.

Na primeira fase é feito o preparo que requer dos gestores o estímulo para um ambiente positivo e saudável. Esse é o momento ideal para apresentar a equipe, fazer acordos e realizar convenções. O líder deverá conduzir a reunião no início do projeto com clareza e objetividade, além de otimizar o tempo.

Durante a apresentação, o gerente do projeto poderá utilizar cores para a formação do pensamento visual e estabelecerá uma ordem para que uma sequência seja seguida durante a etapa de elaboração e construção. Os conceitos são agrupados para reduzir o número de dados processados.

Em seguida, todos os itens são integrados para diminuir o processamento e os conceitos são relacionados no mesmo desenho. Os interessados que participam do projeto recebem autonomia para opinar e o gestor precisa manter a atenção deles no problema que será resolvido.

Objetivos

Os objetivos do projeto referem-se ao resultado que deverá ser atingido por meio do planejamento. Nesse caso, o gestor pode utilizar o formato SMART, que é uma sigla mnemônica utilizada para a orientação e definição de finalidades a serem alcançadas. São utilizados adjetivos e qualificadores para a elucidação do modelo.

Finalidade

A justificativa ou a finalidade de um modelo aborda a importância do projeto para solucionar a dificuldade apresentada. Nessa etapa é preciso realizar uma descrição da realidade depois de analisar todos os fatores e caracterizar de forma objetiva e clara a situação que exige melhoria, inovação ou modificação. Nela são estabelecidas a estratégia das companhias e os parâmetros para alcançar os objetivos.

Viabilidade

O sucesso de um projeto depende de fatores externos e recursos internos disponibilizados pela própria empresa. Estão envolvidos nesse processo as tecnologias, as ferramentas, os colaboradores e o dinheiro. Por isso, é realizado um exame da viabilidade da proposta com o destaque dos aspectos que influenciarão na execução e conclusão do plano.

Orçamento

O orçamento é o documento que registra as metas e os custos provenientes de um projeto. Nele são incluídos os riscos, as despesas e o tempo desde o início até o encerramento das atividades. Desse modo, os gestores conseguem analisar os investimentos que serão feitos e o total dos gastos oriundos das tarefas e entregas realizadas pelas equipes.

Cronograma

O cronograma deve ser simples e registrar todo o tempo envolvido na execução das tarefas e busca pelos resultados almejados. As datas precisam ser dimensionadas e especificadas para que as ações diárias sejam organizadas e realizadas de acordo com as finalidades. Esse documento precisa apontar para o gestor o fluxo das atividades e os devidos recursos.

No cronograma são estabelecidas as entregas, a duração das tarefas, as restrições e os recursos necessários. O processo pode ser simplificado utilizando-se como estratégia a divisão do tempo com data inicial e data limite para a finalização das atividades. Estabeleça o prazo final para cada etapa do projeto.

Planos de ação

Os planos de ação são organizados conforme as metas, estratégias e objetivos para saber como as etapas serão realizadas no decorrer dos dias. Um plano é uma ferramenta que ajuda o gestor a avaliar a qualidade e a padronização dos procedimentos. Com ele, o profissional desenha os programas e projetos que serão implementados na empresa.

Formatação

A formatação diz respeito ao modelo e à metodologia usados para elaborar o projeto. Ela é uma parte relevante desse processo e contém as informações utilizadas durante o planejamento. Por este motivo, deve ser fácil de ser entendida, mantida e aplicada pelos interessados e responsáveis pelo projeto que pretendem alcançar os resultados e atender as expectativas dos clientes.

Saiba quando elaborar um projeto para iniciar uma pesquisa

Um projeto para iniciar uma pesquisa deve ser elaborado quando a empresa precisa obter informações sobre os seus clientes, concorrentes, fornecedores de produtos, tecnologias, entre outros aspectos. Ela servirá para a captação de dados relevantes para a alavancagem dos negócios e deverá ser planejada com cautela para conquistar a confiança dos entrevistados.

As corporações elaboram projetos de pesquisa quando precisam solucionar questões de qualidade ou de excelência no atendimento ao público, por exemplo. Elas podem ainda estar em busca de respostas para aprimorar os seus produtos, serviços ou soluções. Esse tipo de projeto é fundamental quando surgem inovações tecnológicas e no momento que a empresa perde espaço no mercado.

Descubra como usar da tecnologia para obter o sucesso no projeto

Os gestores que são bem-sucedidos em seus projetos costumam utilizar tecnologias para o gerenciamento apropriado das atividades. Um software específico pode ser muito útil e ainda ajudar a descobrir qual é a metodologia mais indicada para cada tipo de projeto. A ferramenta é uma grande aliada dos interessados na execução das tarefas.

O sistema de gestão de projetos é configurado para monitorar o desempenho dos colaboradores, centralizar as informações, integrar os departamentos, auxiliar a governança corporativa, aprimorar a comunicação entre os integrantes das equipes e gestores. O profissional pode personalizar as configurações e salvar o modelo de projeto que poderá ser utilizado no futuro para novas iniciativas.

Passo a passo para construir um modelo de projeto do zero

Sabemos que toda implantação de um novo processo é trabalhosa — mas funciona, e se paga em muito pouco tempo. Por isso, vejamos quais são os passos a seguir para construir modelo de projeto com eficiência:

1. Identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho — boa parte dessas informações é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio.

Agora, vale ressaltar que o detalhamento e a quantidade de informações variam de organização para organização. Na Project Builder, sempre utilizamos:

  • nome do projeto;
  • tipo de projeto;
  • justificativa;
  • objetivo;
  • organização/cliente;
  • programa;
  • área executora;
  • descrição;
  • escopo;
  • premissas;
  • restrições.

Essas informações vão permitir localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que, exatamente, precisa ser feito para sua conclusão. Além disso, com esses dados é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do projeto.

E ainda se pode evitar que projetos semelhantes sejam confundidos, como os que têm objetivos semelhantes, mas que são voltados para áreas distintas da empresa. Assim, dá para definir as entregas com maior confiabilidade.

2. Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Nessa etapa, são definidas as fases macro do projeto e as atividades que precisam ser executadas. Já até demos importantes dicas aqui no blog sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, mas, nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais genérica.

Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. E, como estamos criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos, a fim de que o trabalho de edição seja menor que o de criar uma EAP completamente do zero.

Outro ponto importante no modelo de EAP é criar um pacote de gerenciamento, por meio do qual serão produzidos os artefatos exigidos por sua metodologia. Em todo projeto deve ser realizado o levantamento dos riscos, a análise de partes interessadas e o plano de comunicação, por exemplo.

Essa relação vai variar de empresa para empresa, mas deixar os processos de gerenciamento que todo gerente deve seguir em um novo projeto já em sua estrutura analítica é uma excelente prática para a otimização dos trabalhos, de modo geral.

Trata-se de uma forma de economizar tempo e garantir que, independentemente da rotatividade da equipe, as etapas certas sempre serão utilizadas. Desse jeito, impede-se a perda de informações com possíveis trocas de profissionais.

3. Verificando a duração e a predecessão

Com sua estrutura analítica devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Afinal, não podemos pintar a parede antes de tê-la construída, assim como não vamos programar um software sem o cliente ter validado os requisitos, certo?

Nesse ponto, um software especialista ajuda muito. Seja o MS Project ou o Project Builder, é fundamental poder criar dependência entre as atividades e definir seu tipo — fim-início, início-início, fim-fim e início-fim.

Por mais que se invista tempo na construção do modelo, somente na prática será possível saber se ele funcionará, de fato. Por isso, pense em construir o caminho lógico do projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências.

Tenha em mente que certo refinamento do modelo criado deve ser necessário. E, nesse sentido, uma forma de saber se tudo está correto é definir a data de início do projeto, para verificar se as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.

4. Delimitando papéis e responsabilidades

Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois, nesse momento, é exatamente isso o que você fará!

Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.

Agora, quem utiliza o Project Builder ou outro software especialista de mercado sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio, e assim por diante.

Então, em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir sua entrega adequadamente.

A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. E, se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2, e por aí vai.

Por fim, antes de concluir essa etapa, outra atenção que vale um destaque para clientes Project Builder diz respeito ao tipo de envolvimento que será utilizado em cada atividade, assim como à autonomia dada a cada membro da equipe.

5. Criando, efetivamente, o modelo

Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.

Vale lembrar que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção. Por isso, é importante garantir que ele seja o mais amplo e completo possível, de modo que se encaixe em uma grande gama de possibilidades e necessidades do empreendimento.

Quem é cliente Project Builder irá, a partir da página de detalhe de projetos, acessar Serviço > Gerar Modelo. Já nessa seção, basta utilizar um nome que seja condizente com o modelo de projeto criado e salvar. Super simples, não é mesmo?

Assim, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos > Selecionar o modelo e clicar em gerar projeto. Na próxima tela, é só cadastrar as informações relativas ao trabalho específico, definir a Data Base inicial e, em envolvidos, selecionar a opção Substituir e confirme.

Então, na próxima tela, substitua cada um dos recursos genéricos por pessoas que serão, efetivamente, as responsáveis pelas etapas do seu projeto.

6. Simulando e validando

Nessa etapa, o objetivo é testar se a lógica utilizada na construção do projeto faz sentido, de fato. Como “na prática, a teoria acaba sendo outra”, nada melhor do que simular com um projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente, não concorda?

Durante nossas implantações, gostamos de simular com diferentes usuários e perfis de acesso se toda a estrutura funciona, seguindo a sequência lógica do projeto e concluindo cada uma das atividades. Assim, se funcionar perfeitamente, seu modelo está praticamente pronto.

Agora, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo, repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados concretos.

De toda forma, essa etapa é indispensável para evitar erros que, durante a execução real, podem custar caro. Sem dúvida, vale mais a pena usar um pouco mais de tempo para afinar o modelo do que ter que lidar com as consequências da aplicação da lógica incorreta.

7. Criando pacotes opcionais

Essa última etapa pode até não ser necessária, dependendo do tipo de projeto que você gerencia. O objetivo da construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está presente em todos os projetos, mas que aparece com certa frequência na organização.

Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários ou um desenvolvimento extra, que precisará seguir todo um processo. Para quem utiliza o Project Builder, é possível até construir um modelo de projeto de um pacote de trabalho e, se necessário, adicioná-lo ao seu modelo.

Seja como for, utilizar pacotes opcionais pode ser um importante ganho de tempo, principalmente se você precisa adicionar mais de um pacote — como várias turmas de treinamento, por exemplo. Para isso, basta utilizar o modelo quantas vezes forem necessárias.

Então, se for o caso de criar um pacote extra, utilize os mesmos passos utilizados na criação de um projeto inteiro. E não deixe de testar para ver se o pacote realmente funciona, ok?

Agora, conforme a sua empresa evolui na gestão de projetos, pode ser preciso criar outros modelos, que atendam a necessidades cada vez mais específicas. Para isso, repetir esses passos já deve ser o suficiente.

Como ter sucesso ao construir um modelo de projeto?

Os passos que vimos até aqui são uma condição totalmente necessária para chegar ao sucesso de determinação de um modelo funcional para o empreendimento. Porém, é preciso também executar algumas outras dicas que trarão mais segurança e efetividade para essa atuação.

Em outras palavras, ao colocar em prática essas recomendações, a construção ficará muito mais fácil, e com maiores chances de sucesso. Vejamos, então, quais são elas.

Adote uma visão estratégica

Além de precisar construir a parede antes de pintá-la, é preciso reconhecê-la para saber qual é a necessidade de tinta e como proceder. Essa analogia serve para demonstrar que é exigido ter um conhecimento completo do projeto antes de pensar em criar um modelo para ele.

Tudo deve começar com uma definição robusta dos objetivos principais com a realização dessa etapa. Sendo assim, adote uma visão altamente estratégica, reconhecendo quais são as reais exigências a respeito do projeto.

Também é exigido elaborar um escopo muito bem definido. Todas as informações relevantes devem ser estabelecidas previamente, de modo que haja o máximo de conhecimento sobre o que é, de fato, necessário para um cumprimento de projeto que seja altamente satisfatório.

Ainda, outra questão que vale a pena considerar diz respeito à definição de canais de comunicação e à alocação de recursos humanos. Isso forma a estrutura principal do projeto a ser executado, criando uma espécie de esqueleto de sustentação.

Em geral, essa parte é a que exige os maiores esforços e a dedicação mais intensa — mas é também uma das mais importantes.

Ela servirá de base para que as demais decisões sejam tomadas, então é fundamental dar atenção a ela. Para isso, deve ser executada para todos os projetos, antes de colocar em prática o modelo definido. Isso ajuda a fazer as adaptações necessárias para que ele se encaixe nas necessidades específicas.

Realize um acompanhamento do projeto

Construir um modelo de projeto que seja eficiente tem um objetivo principal: gerar os melhores resultados de eficiência, produtividade, atendimento ao cronograma e ao orçamento estabelecido. Porém, esse efeito só poderá ser alcançado se for feito um bom acompanhamento do projeto.

É preciso observá-lo bem de perto, e, para ele, é exigido que os indicadores sejam corretamente definidos.

Nesse sentido, questões ligadas ao cumprimento de prazos, horas trabalhadas, uso de recursos financeiros e andamento do projeto normalmente são os mais importantes e que impactam nos resultados obtidos.

Uma vez, então, que eles sejam definidos e que estejam estabelecidos os métodos de acompanhamento, mantenha-se por perto para entender qual é a aderência e a efetividade do modelo executado.

Se os resultados não forem completamente adequados às necessidades e expectativas do projeto, é provável que haja alguma dificuldade quanto ao modelo criado. Por isso, inclusive, é tão acompanhar os indicadores, já que permite que mudanças sejam feitas no modelo conforme as exigências demonstradas pela prática.

Além disso, também é fundamental ficar de olho na periodicidade de acompanhamento.

Não é necessário, ou mesmo estratégico, ter uma visão micro sobre os resultados. Na verdade, um intervalo muito pequeno entre execução e medição, ou entre as próprias medições, distorce a realidade e pode fazer com que o modelo se pareça menos eficiente do que é.

Ao mesmo tempo, intervalos muito grandes evitam que tendências e pontos de mudança sejam reconhecidos. Com isso, é preciso manter-se por perto dentro de certos parâmetros, de modo a otimizar a execução desse modelo.

Faça o registro de todos os passos

Uma vez que o modelo é criado, ele deve poder ser aplicado em outros projetos, até onde fizer sentido. Do contrário, o negócio desperdiça tempo e dinheiro, diminuindo a própria rentabilidade.

Assim, para que esse modelo possa ser transmitido e executado corretamente, é fundamental que seja registrado adequadamente. Todos os seus passos de elaboração precisam ser devidamente registrados, de modo que, no futuro, se saiba exatamente quais são os pontos de construção do modelo.

Tal registro é relevante também porque ajudará na adaptação para cada escopo. Afinal, reconhecendo os passos, dá para fazer adaptações, como incluir certas etapas ou eliminar outras, em busca da melhor eficiência.

E é necessário esse registro ainda por uma questão de documentação para a transmissão de conhecimento. Assim, o modelo e a sua execução não ficam restritos a apenas uma equipe, permitindo que possam ser repetidos mesmo com a troca de profissionais dentro da empresa.

Tenha planos alternativos

Bom, de fato, nem sempre o modelo de projeto funcionará para todas as possibilidades. Muitas vezes, ele pode parecer eficiente para uma determinada opção e, a partir daí, não ser adequado para as outras do negócio. Nesse caso, é indispensável contar com planos alternativos para a contingência.

Grosso modo, a gestão precisa estar preparada para lidar com as diversas dificuldades que surgem, inclusive na execução do projeto. Isso evita o gasto de uma grande quantidade de dinheiro ou de tempo, o que poderia atrasar e comprometer as entregas.

Quando a gestão se prepara para essas possibilidades, reduz os riscos existentes na criação do modelo do zero. Além disso, trata-se de algo que traz maior segurança para toda a equipe, favorecendo a consolidação de efeitos.

Estabeleça as responsabilidades

Cabe ao gestor definir os responsáveis pelas atividades relacionadas ao projeto e estabelecer o papel de cada colaborador. O gerente precisa entender o perfil dos profissionais que compõem as equipes, conhecer os seus pontos fracos e fortes e procurar aperfeiçoá-los para que conquistem os objetivos registrados nos projetos. Sendo assim, delegue as tarefas observando todos os colaboradores e suas características.

Apresente o modelo de projeto

A apresentação do modelo do projeto é a hora certa para estruturar os pilares que nortearão os colaboradores durante as fases do projeto. Mostre a todos um passo a passo do percurso que deverá ser seguido até a entrega final. Diante disso, todos os envolvidos saberão o tempo e o papel a ser desempenhado. Posicione os líderes acerca do andamento das tarefas em cada etapa desenhada.

Como vimos até aqui, é possível construir modelo de projeto eficiente e do zero, desde que você siga as etapas de elaboração e de implantação. Para quem precisa se aprofundar um pouco mais na implantação de uma metodologia de gestão de projetos, um bom material complementar é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance.

Esse é o passo a passo que deve ser seguido para construir do zero um modelo de projeto eficiente! A Project Builder é a solução para as suas dificuldades, pois se trata de uma empresa brasileira que oferece softwares específicos para a gestão corporativa. Ela é reconhecida internacionalmente por ser a provedora da melhor ferramenta de gerenciamento de projetos.

Quer saber mais sobre a nossa metodologia aplicada em mais de mil clientes, focada justamente em quem está começando a profissionalizar esse setor em sua empresa? Não hesite em solicitar uma conversa com um de nossos consultores para orientá-lo nessa empreitada!

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