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Software gerenciamento de projetos: como auxilia na tomada de decisões?

Sua empresa utiliza software de gerenciamento de projetos para auxiliar as tomadas de decisão? Definir metas, prestar um serviço de qualidade e alcançar o sucesso depende de uma série de fatores, como equipe engajada, otimização de processos e coesão na comunicação.

Implementar isso pode parecer simples, mas conforme a organização cresce ou os processos se tornam mais complexos, o gestor pode sentir dificuldades para praticar uma gestão estratégica. Dessa forma, melhorar a gestão dos projetos pode ser uma alternativa para tomar melhores decisões e os softwares podem ser uma boa solução.

Veja, neste conteúdo, como um software de gerenciamento de projetos pode ajudar na tomada de decisão!

Qual a importância da gestão estratégica nas empresas?

A gestão estratégica é o gerenciamento dos planos de ação vislumbrando o sucesso da empresa. Nesse tipo de gestão, há um planejamento e monitoramento para que o que foi planejado seja executado com a máxima eficiência e excelência.

Ter uma gestão estratégica nas empresas é a base necessária para desenvolver os processos e, consequentemente, alcançar as metas. Contudo, muitos gestores medem a qualidade da gestão apenas baseado nos lucros da organização. De fato, ele é um fator importante, mas não o único que deve influenciar as decisões.

Os processos, as pessoas, as relações e as responsabilidades precisam ser consideradas, e o planejamento e a gestão estratégica são os melhores meios para atingir níveis diferenciados no mercado.

Por isso, podemos elencar a importância da gestão estratégica com os seguintes pontos:

  •  Adéqua a empresa ao mercado;
  • define processos centrais e quais as estratégias necessárias na prática;
  • transmite conceitos claros à equipe e ao público da marca;
  •  ajuda no monitoramento de metas;
  •  cria critérios de indicadores de desempenho.

Como o mercado e as tecnologias disponíveis têm mudado com grande rapidez, modelos engessados são extremamente ineficientes. Portanto, a gestão estratégica se faz necessária para impedir que a empresa fique presa em modelos ultrapassados. Para evitar que as decisões impulsivas, utilizar um software de gerenciamento de projetos é uma possibilidade de centralizar informações e otimizar processos.

Como os softwares de gerenciamento de projetos ajudam nas tomadas de decisão?

É importante que os gerentes de projetos entendam que as tomadas de decisão impactam todo a empresa, seja ela uma pequena, média ou grande organização. Por isso, para alavancar o crescimento e manter competitividade é preciso tomar decisões acertadas e um software voltado para isso pode ser a solução.

Independentemente do nicho de atuação, um gestor precisa rotineiramente pensar sobre insumos necessários para produção, metas e prazos de entrega, custos de manutenção, gerenciamento de equipe, processo de vendas. Assim, caso ele não utilize dados e métricas para avaliar isso, o risco de cometer falhas é muito alto.

Portanto, escolhas não devem ser baseadas em intuição ou sexto sentido, elas precisam utilizar dados e estatísticas que um software é capaz de disponibilizar. Veja outros benefícios de utilizar um sistema de gerenciamento de projetos.

Facilidade de planejamento

Todo projeto começa pelo planejamento e essa etapa pode ser complicada se o gestor não souber por onde começar. Assim, ao trabalhar com um software, fica mais fácil e eficiente planejar projetos e atividades.

Esses sistemas permitem, por exemplo, utilizar projetos anteriores para consultá-los e verificar valores médios de gasto, prazos de entrega e outras informações importantes. Essa disponibilidade de dados ajuda a identificar necessidades, valida alguns dados e mostra quais os melhores métodos a serem utilizados em cada situação, impactando nas tomadas de decisão.

Aumento da produtividade

A disponibilidade de informações em um software facilita a análise da concorrência, tendências do mercado e outros aspectos importantes, como recursos humanos e financeiros do projeto. Consequentemente, esses dados contribuem para o aumento da produtividade e diminuição do tempo perdido com a análise dessas informações em sistemas separados.

Melhora na flexibilidade

Como já explicitamos, projetos engessados vão na contramão de boas decisões. Dessa forma, gestores estão acostumados a realizar mudanças durante os projetos, mas elas precisam ter uma boa base de dados para fundamentar a decisão. Assim, um software de gerenciamento de projetos auxilia na flexibilização das ações sem perder a credibilidade por falta de insumos informacionais que subsidiem as escolhas.

Otimização de processos

Ao centralizar todos os dados em um único local, tanto o gerente do projeto quanto a equipe conseguem acompanhar todas as etapas, otimizando o tempo das atividades e, consequentemente, também os resultados. Quando objetivos e metas são dispostos de forma clara em gráficos e métricas visuais, todos os envolvidos entendem com clareza o que é esperado em cada fase, melhorando o gerenciamento e as decisões.

Diminuição de erros

O uso de um software não garante a eliminação total dos erros, mas contribui para a diminuição das falhas. Por evidenciar as atividades mais importantes, os colaboradores concentram a atenção no que é mais importante e alocam recursos com mais precisão. Além disso, mesmo que o erro ocorra, com todas as etapas detalhadas em um sistema, fica mais fácil identificar a falha e mitigá-la tão logo ela seja reconhecida.

Eliminação de ruído

Com a centralização dos processos, as informações ficam mais organizadas e a comunicação ocorre de forma mais transparente. Muitos erros acontecem por falhas de comunicação, cronogramas imprecisos ou informações erradas. Assim, o software ajuda a eliminar ruídos e facilita na gestão das tarefas por toda equipe, pois todos os envolvidos saberão o que é esperado e em qual momento ele deverá entregar as atividades.

Precisão nos resultados

A precisão nos resultados é tão fundamental quanto o planejamento e monitoramento das ações. Por isso, um software de gerenciamento de projetos auxilia na compreensão dos resultados, impactando nas tomadas de decisão pós análise dos dados. Com essas informações, é possível ver o desempenho da equipe, exemplificar os resultados para os clientes, mensurar o ciclo de vida do processo e propor mudanças para o próximo projeto.

Como funciona o software de gerenciamento de projetos da Project Builder?

O software da Project Builder é um sistema completo que auxilia o gerenciamento de projetos. Com essa solução integrada, é possível consolidar informações de outros sistemas e planilhas e centralizar todos os dados em um só lugar. A ferramenta se mostra eficiente, pois permite o controle das atividades por parte dos gestores e facilita a inserção de novos dados pelos integrantes da equipe.

Portanto, podemos perceber que as ferramentas de apoio para tomada de decisão são importantes em cada fase de um projeto. Além disso, à medida que os processos se tornam mais complexos, maior é a necessidade do uso de um software de gerenciamento de projetos.

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