Blog PB

Tudo sobre Gestão de Projetos.

Saiba como fazer a implantação de sistemas de gestão de projetos

A implantação de sistemas de gestão de projetos tem sido adotada por muitas empresas como uma estratégia para garantir que projetos corporativos alcancem os resultados esperados. De fato, esse tipo de aplicação pode gerar vários ganhos ao negócio, como a possibilidade de eliminar gastos, diminuir gargalos operacionais e tornar rotinas mais flexíveis.

Cada etapa terá mais qualidade e menos erros. Com isso, a companhia terá melhores resultados a médio e longo prazo — além de menos dificuldades para bater as suas metas. É crucial, então, garantir que essa implantação de sistemas seja feita da melhor forma possível. Isso evitará riscos e garantirá que a empresa aproveite corretamente todos os benefícios da ferramenta.

Quer saber quais estratégias adotar para atingir esse objetivo? Continue a leitura!

Conhecer os pontos fortes e fracos do negócio

Uma das medidas preventivas mais eficazes para garantir que a implantação de sistemas de gestão ocorra da melhor forma possível é definir os pontos fortes e fracos da empresa.

Na verdade, esse é um passo básico para que qualquer projeto corporativo seja bem executado, com menos erros, vulnerabilidades e conflitos. Se o gerente de projetos sabe quais são os pontos fracos e fortes da empresa, ele tem mais mecanismos para se preparar durante a instalação da ferramenta.

Medidas de prevenção e mitigação de problemas, por exemplo, terão um foco maior nos pontos de atenção da companhia. Com uma visão abrangente da empresa, o gestor poderá mitigar riscos com muito mais facilidade.

Já os processos que tendem a ser executados com mais agilidade e precisam ter um foco menor, os analistas saberão que a empresa tem os recursos necessários para atingir o que se espera, o que dá mais confiabilidade para as suas estratégias e decisões.

Verificar a maturidade da equipe para o uso do software

Conhecer o grau de maturidade da equipe permite um melhor direcionamento na implantação de sistemas. Afinal, assim a empresa tem mais mecanismos para identificar a melhor forma de aplicar mudanças sem comprometer o fluxo de trabalho ou seus resultados financeiros.

Portanto, faça uma avaliação sobre as rotinas do negócio e o perfil de cada área que será afetada pelo sistema. Identifique as metas de cada área, as suas demandas, processos e normas.

Isso facilitará, inclusive, o planejamento do time de TI. Ficará mais fácil evitar riscos e conflitos que possam comprometer a rotina do negócio ou a implementação da solução.

Fazer o treinamento de toda a equipe

Sem dúvida, o treinamento da equipe é um ponto-chave para que a implantação de sistemas de gestão em projetos seja feita no menor prazo possível. Ele auxilia os usuários a ter uma visão completa sobre como a solução funciona e os passos básicos de seu uso.

Em outras palavras, a empresa deve instruir os usuários sobre os principais recursos da nova aplicação. Também é necessário treinar os times para executar os processos de troubleshooting mais comuns e usar funcionalidades que serão mais utilizadas.

Como consequência, os retornos obtidos com o investimento nessa ferramenta serão muito maiores. Os gerentes de projetos, técnicos e analistas terão, com o apoio da ferramenta escolhida, um fluxo de trabalho bem mais inteligente e integrado.

Verificar os mecanismos de segurança

A segurança de dados é um ponto chave de qualquer empresa. Especialmente para companhias que trabalham com um fluxo focado em tecnologia, é fundamental ter mecanismos para proteger as suas informações e garantir que processos como a implantação de sistemas não afete a segurança do usuário.

Diante disso, sempre que a companhia investir em uma nova solução, avalie as medidas existentes e faça as modificações que forem necessárias. Assim, o usuário — e a empresa — continuará protegido contra ataques e tentativas de roubo de dados estratégicos.

Conferir a compatibilidade da aplicação

É importante verificar a compatibilidade do sistema de gestão antes que ele seja implementado. Até porque sempre há o risco de ocorrer problemas com softwares já existentes e, se eles não forem previamente identificados, o tempo necessário para a implementação será muito maior.

Executando essa etapa precocemente, por outro lado, a empresa conseguirá eliminar a incompatibilidade e garantir que a solução seja utilizada por completo. Como os problemas serão identificados já nas etapas iniciais, medidas corretivas poderão ser aplicadas rapidamente, o que evita mais erros e atrasos.

Verificar os resultados

A verificação dos resultados após a implantação de um sistema é essencial, pois permite que o negócio resolva possíveis erros e, com isso, tenha mais capacidade para manter a ferramenta integrada ao seu dia a dia.

Quando começar a planejar a migração, já defina um conjunto de métricas para garantir que o seu negócio possa mensurar se os resultados esperados foram atingidos. Então, assim que a integração for executada, monitore o impacto que ela terá na rotina de trabalho dos times.

Com esses dados coletados, faça as modificações necessárias para garantir que a empresa atinja os seus objetivos.

Ter o apoio de um parceiro

De fato, a implantação de um sistema de gestão pode ser um processo complexo. Então, para facilitar essa integração no dia a dia do negócio, o gestor de TI pode contar com o apoio de um time especializado, reduzindo prazos e riscos. Essa parceria atuará em diferentes frentes para identificar o perfil do seu negócio e das suas operações.

Com tais informações em mãos, o time contratado poderá alinhar expectativas, definir métricas, rotinas de trabalho, prazos e metodologias. Além disso, ele executará testes e treinará profissionais. Dessa forma, a empresa conseguirá um fluxo de trabalho moderno e alinhado ao seu perfil.

Enfim, a implantação de sistemas de gestão para projetos é um processo estratégico. Como vimos, ela deve ser executada pelo negócio com um foco em resultados, evitando riscos e possíveis gargalos que possam afetar o retorno obtido sobre o investimento.

Assim, uma vez concluída, essa implantação criará um ambiente de trabalho mais integrado e robusto. Em outras palavras, o negócio conseguirá melhores resultados e será muito mais competitivo!

Então, gostou do nosso artigo? Quer saber mais sobre como o apoio de uma empresa pode melhorar os seus resultados com um sistema de gestão? Então, entre já em contato conosco e confira como podemos ajudar!

Comece Agora!

falar-com-consultor-de-projetos

Quero falar com consultor

Converse com um de nossos especialistas sobre o Project Builder

Fale com consultor

demosntracao-software

Quero ver uma demonstração

Veja em detalhes como o Project Builder funciona.

Solicitar Demonstração

teste-programa-portfolio

Quero fazer um teste

Conheça na prática e use o PB por 15 dias gratuitamente

Solicitar teste

A Project Builder tem uma equipe pronta para entender suas necessidades e propor soluções efetivas.
info@projectbuilder.com.br

Av. Rio Branco 109, sala 2201 (cobertura)
Centro - Rio de Janeiro - RJ
CEP 20040-004

© 2018 Project Builder
Gerenciamento de Projetos

endeavor_empresas
%d blogueiros gostam disto: