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Saiba como fazer a implantação de sistemas de gestão de projetos

A implantação de software em empresas, voltados para a gestão de projetos, tem sido adotada por muitas companhias como uma estratégia para garantir que projetos corporativos alcancem os resultados esperados. De fato, esse tipo de aplicação pode gerar vários ganhos ao negócio, como a possibilidade de eliminar gastos, diminuir gargalos operacionais e tornar rotinas mais flexíveis.

Cada etapa terá mais qualidade e menos erros. Com isso, a companhia terá melhores resultados a médio e longo prazo — além de menos dificuldades para bater as suas metas. É crucial, então, garantir que essa implantação de sistemas seja feita da melhor forma possível. Isso evitará riscos e garantirá que a empresa aproveite corretamente todos os benefícios da ferramenta.

Quer saber quais estratégias adotar para atingir esse objetivo? Continue a leitura!

O que é um sistema de gestão de projetos?

O sistema de gestão de projetos é uma solução de TI voltada para auxiliar profissionais a controlarem o fluxo de trabalho de seus projetos. Ele permite que a evolução de rotinas seja acompanhada em um ambiente centralizado, assim como o compartilhamento de dados facilitado. Desse modo, a empresa consegue otimizar os seus resultados e atrair mais retorno para os seus investimentos.

No ambiente corporativo moderno, o sistema de gestão de projetos tem ganhado popularidade em vários setores. Ele facilita a distribuição de tarefas para a equipe, assim como a identificação e a correção de falhas. Assim, problemas tradicionais são evitados, e a equipe consegue atuar com base em um planejamento inteligente e inovador.

Quais são os benefícios desse sistema?

Um sistema de gestão de projetos consegue atrair vários impactos positivos para o negócio. Em conjunto, eles garantem que os projetos terão melhores resultados e mais habilidade de atrair receitas para a empresa. Nesse sentido, podemos apontar como principais ganhos desse tipo de ferramenta:

  • a diminuição do número de erros operacionais a partir de uma comunicação mais eficaz sobre o que deve ser feito;
  • o aumento da habilidade de profissionais planejarem-se para executar as ações dentro dos prazos combinados;
  • a melhoria dos indicadores de produtividade do negócio, uma vez que todos terão mais foco na entrega de resultados;
  • a maior integração entre as equipes, mesmo quando os times estão em locais diferentes;
  • o crescimento do nível de inovação a partir da melhoria dos graus de colaboração entre os times.

Todos esses fatores, juntos, contribuirão para criar um ambiente de trabalho mais eficiente e focado nas demandas dos usuários. Após executar a implementação de software em empresas que são voltados para o gerenciamento de negócios, o gestor garantirá que as etapas de cada projeto serão mais inteligentes e capazes de aproveitar melhor os recursos. Ao mesmo tempo, a eliminação de erros ou problemas ocorrerá de modo mais preciso, reduzindo o seu impacto nos processos da empresa.

Quando investir em um sistema de gestão de projetos?

O investimento em um sistema de gestão de projetos pode justificar-se por diferentes motivos. Veja, a seguir, os principais passos para a implantação de software em empresas!

Problemas na organização do fluxo de trabalho

O principal é o crescimento das dificuldades para organizar e monitorar o fluxo de trabalho das equipes. Isso ocorre, principalmente, quando há times grandes e com elevado nível de complexidade.

Nesses cenários, o gestor terá problemas para avaliar como cada pessoa está executando as suas atividades. Além disso, distribuir rotinas demandará mais tempo das lideranças, uma vez que elas deverão repassar ordens para várias pessoas. Isso prejudicará os prazos e a habilidade de a empresa cumprir as suas metas.

Erros e conflitos causados por falhas de comunicação

Erros e conflitos nas trocas de informações também podem impulsionar atrasos e falhas na entrega de resultados. Eles são um problema grave, afinal, prejudicam gravemente os resultados que o negócio obtém ao final de cada etapa do seu projeto.

Para evitar esse tipo de cenário, a empresa pode contar com um sistema de gestão de projetos. Ele auxiliará o gestor a definir responsabilidades e comunicar novidades rapidamente, em um único local. Desse modo, as chances de um time não executar uma demanda ou mesmo ter baixa colaboração serão mínimas.

Baixa produtividade

Um dos problemas que um planejamento ineficaz pode causar é a baixa produtividade. Se equipes têm erros de comunicação e não conseguem identificar rapidamente o que devem executar, as chances de não atingirem a performance esperada serão elevadas.

Nesse sentido, o sistema de gestão de projetos auxilia todos a se manterem no mesmo fluxo de trabalho. Além disso, permite que o gestor avalie sempre a melhor hora de aplicar correções e remover práticas de baixa qualidade. Assim, haverá um fluxo de melhorias contínuas no ambiente corporativo.

Projetos com equipes remotas ou multidisciplinares

Tem sido cada vez mais comum que empresas façam projetos com equipes multidisciplinares. Elas combinam saberes e pessoas para entregar bons resultados e, ao mesmo tempo, aumentar os índices de inovação. Porém, isso só é possível se há espaço para garantir que todos trabalhem lado a lado e consigam colaborar continuamente, ainda que trabalhando de modo remoto.

O sistema de gestão de projetos permite ao negócio estabelecer metas e prazos para todos, mesmo que eles não estejam no ambiente corporativo. Desse modo, os times poderão focar mais no que deve ser feito e em como entregar os resultados com alto padrão de qualidade. Afinal de contas, todos saberão como (e quando) fazer cada rotina.

Quais são os passos necessários para implementar um sistema de gestão de projetos?

Para implementar um sistema de gestão de projetos, o negócio deve tomar alguns cuidados. Eles aumentam o retorno obtido sobre o investimento e, ao mesmo tempo, otimizam a habilidade de equipes aproveitarem a solução. Veja a seguir!

Conhecer os pontos fortes e fracos do negócio

Uma das medidas preventivas mais eficazes para garantir que a implantação de sistemas de gestão ocorra da melhor forma possível é definir os pontos fortes e fracos da empresa.

Na verdade, esse é um passo básico para que qualquer projeto corporativo seja bem-executado, com menos erros, vulnerabilidades e conflitos. Se o gerente de projetos sabe quais são os pontos fracos e fortes da empresa, ele tem mais mecanismos para se preparar durante a instalação da ferramenta.

Medidas de prevenção e mitigação de problemas, por exemplo, terão um foco maior nos pontos de atenção da companhia. Com uma visão abrangente da empresa, o gestor poderá mitigar riscos com muito mais facilidade.

Quanto aos processos que tendem a ser executados com mais agilidade e precisam ter um foco menor, os analistas saberão que a empresa tem os recursos necessários para atingir o que se espera, o que dá mais confiabilidade para as suas estratégias e decisões.

Verificar a maturidade da equipe para o uso do software

Conhecer o grau de maturidade da equipe permite um melhor direcionamento na implantação de sistemas. Afinal, assim, a empresa tem mais mecanismos para identificar a melhor forma de aplicar mudanças sem comprometer o fluxo de trabalho ou seus resultados financeiros.

Portanto, faça uma avaliação sobre as rotinas do negócio e o perfil de cada área que será afetada pelo sistema. Identifique as metas de cada área, suas demandas, seus processos e suas normas.

Isso facilitará, inclusive, o planejamento do time de TI. Ficará mais fácil evitar riscos e conflitos que possam comprometer a rotina do negócio ou a implementação da solução.

Fazer o treinamento de toda a equipe

Sem dúvida, o treinamento da equipe é um ponto-chave para que a implantação de sistemas de gestão em projetos seja feita no menor prazo possível. Ele auxilia os usuários a terem uma visão completa sobre como a solução funciona e os passos básicos de seu uso.

Em outras palavras, a empresa deve instruir os usuários sobre os principais recursos da nova aplicação. Também é necessário treinar os times para executar os processos de troubleshooting mais comuns e usar funcionalidades que serão mais utilizadas.

Como consequência, os retornos obtidos com o investimento nessa ferramenta serão muito maiores. Os gerentes de projetos, técnicos e analistas terão, com o apoio da ferramenta escolhida, um fluxo de trabalho bem mais inteligente e integrado.

Investigar os mecanismos de segurança

A segurança de dados é um ponto-chave de qualquer empresa. Especialmente para companhias que trabalham com um fluxo focado em tecnologia, é fundamental ter mecanismos para proteger suas informações e garantir que processos, como a implantação de sistemas, não afetem a segurança do usuário.

Diante disso, sempre que a companhia investir em uma nova solução, avalie as medidas existentes e faça as modificações que forem necessárias. Assim, o usuário — e a empresa — continuará protegido contra ataques e tentativas de roubo de dados estratégicos.

Também avalie a política de privacidade da empresa e se ele está em conformidade com leis de segurança digital, como a LGDP. Isso facilitará a identificação do compromisso da empresa com a privacidade dos seus usuários e o seu alinhamento com os padrões atuais de proteção da informação de terceiros.

Conferir a compatibilidade da aplicação

É importante verificar a compatibilidade do sistema de gestão antes que ele seja implementado. Até porque sempre há o risco de ocorrer problemas com softwares já existentes, e, se eles não forem previamente identificados, o tempo necessário para a implementação será muito maior.

Executando essa etapa precocemente, por outro lado, a empresa conseguirá eliminar a incompatibilidade e garantir que a solução seja utilizada por completo. Como os problemas serão identificados já nas etapas iniciais, medidas corretivas poderão ser aplicadas rapidamente, o que evita mais erros e atrasos.

Uma boa forma de evitar problemas de compatibilidade é optar por ferramentas na nuvem. Quando falamos de cloud computing, a implantação de software em empresas torna-se muito mais simples. Afinal, essas plataformas são muito mais compatíveis com diferentes cenários de uso.

Também pode ser avaliado o suporte a APIs de envio, modificação e recebimento de dados. Elas ampliam a habilidade de a empresa personalizar a solução e integrá-la com outras aplicações já existentes. Assim, os recursos são mais aproveitados, e a circulação de dados estratégicos torna-se mais simples.

Apurar os resultados

A verificação dos resultados após a implantação de um sistema é essencial. Ela permite que o negócio resolva possíveis erros e, com isso, tenha mais capacidade para manter a ferramenta integrada ao seu dia a dia. Além disso, auxilia na aplicação de melhorias pontuais e, assim, na ampliação dos resultados obtidos com a ferramenta de TI.

Quando começar a planejar a migração, já defina um conjunto de métricas para garantir que o seu negócio possa mensurar se os resultados esperados foram atingidos. Então, assim que a integração for executada, monitore o impacto que ela terá na rotina de trabalho dos times.

Com esses dados coletados, faça as modificações necessárias para garantir que a empresa atinja os seus objetivos. Foque sempre nos objetivos do investimento no software e na origem dos fatores que levam a problemas. Isso permitirá que as melhorias sejam mais eficazes.

Ter o apoio de um parceiro

De fato, a implantação de software em empresas pode ser um processo complexo. Então, para facilitar essa integração no dia a dia do negócio, o gestor de TI pode contar com o apoio de um time especializado, reduzindo prazos e riscos. Essa parceria atuará em diferentes frentes para identificar o perfil do seu negócio e das suas operações.

Com tais informações em mãos, o time contratado poderá alinhar expectativas, definir métricas, rotinas de trabalho, prazos e metodologias. Além disso, ele executará testes e treinará profissionais. Dessa forma, a empresa conseguirá um fluxo de trabalho moderno e alinhado ao seu perfil.

A implantação de sistemas de gestão para projetos é um processo estratégico. Como vimos, ela deve ser executada pelo negócio com um foco em resultados, evitando riscos e possíveis gargalos que possam afetar o retorno obtido sobre o investimento.

Assim, uma vez concluída, essa implantação criará um ambiente de trabalho mais integrado e robusto. Em outras palavras, o negócio conseguirá melhores resultados e será muito mais competitivo!

Mas isso só é possível se há um bom planejamento. Afinal, a implantação de software em empresas exige o trabalho de muitas pessoas, assim como a aplicação de treinamentos e a verificação de resultados. Desse modo, o negócio poderá obter mais lucratividade e competitividade graças à definição de bons mecanismos de gestão de projetos.

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Walquiria Lima e San-Thiago

Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos

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