É importante solucionar problemas dentro da empresa. Os conflitos sempre aparecem e variam de intensidade. O gerenciamento de problemas trata-se de um desafio para os gestores, mas eles precisam ter coragem e habilidades para encará-lo.

Atualmente, as empresas buscam profissionais mais independentes, que saibam atuar em circunstâncias diversas sem a necessidade de sempre recorrer a outros gestores. A proatividade é uma qualidade muito buscada especialmente nos profissionais que exercem cargos de chefia e liderança.

Mais uma vez, a tecnologia pode representar um grande diferencial para o profissional. Veja como um bom software pode ajudar no gerenciamento de problemas. Mas, antes, confira algumas dicas de ouro para solucionar problemas corporativos!

Trabalhe com profissionais competentes

Trabalhar com maus profissionais só serve para dar dores de cabeça e aumentar os seus problemas. Os profissionais desqualificados ou acomodados não têm engajamento com o negócio. Por esse motivo, acabam interferindo na produtividade, podendo até mesmo atrapalhar o desempenho de outros funcionários.

O profissional competente apresenta, além de conhecimentos sobre o setor em que atua, força de vontade, proatividade, desejo de crescer. Ele ajuda a resolver problemas quando aparecem e também a evitá-los, atuando de forma preventiva.

Use boas ferramentas

Há diferentes instrumentos para fazer o gerenciamento de problemas. Algumas ferramentas de análise e gestão de riscos são recomendadas para a resolução e prevenção de problemas.

O PDCA, por exemplo, usado na gestão, segue estas etapas:

• Plan, ou Planejar;

• Do, ou Fazer;

• Check, ou Checar;

• Act, ou Agir.

No planejamento, uma equipe competente analisa a situação da empresa e identifica os problemas, criando planos de ação para solucioná-los. Na fase seguinte, é hora de executar o plano traçado. Em seguida, é preciso checar os resultados e, finalmente, praticar as ações de correção.

O processo de Análise de Causa Raiz, que também integra a metodologia PDCA, procura definir o problema e identificar as possíveis causas, verificar as causas efetivas, propor soluções, implementá-las e, no fim de tudo, analisar os resultados. Nessa análise, podem ser empregados gráficos e diagramas.

Para gerenciamento de riscos, temos ferramentas como:

• Análise Preliminar de Riscos (APR) — usada nas fases iniciais de implementação dos projetos;

• What If — são imaginadas todas as possibilidades de riscos e como solucioná-las;

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge) — conjunto de práticas para gerenciar projetos definido pelo Instituto PMI.

Todas elas podem ser otimizadas a partir de um software específico.

Defina políticas de gerenciamento de problemas

A partir de políticas bem definidas a respeito do gerenciamento de problemas, é possível engajar toda a equipe aplicando as técnicas e as ferramentas adequadas. Os objetivos devem ser claros em relação a qualquer projeto e as ações, padronizadas.

A padronização é valiosa porque contribui para prever problemas e saber como lidar com eles de antemão. Desse modo, tudo que fugir aos parâmetros deve ser realinhado. Por outro lado, a definição de políticas claras dá mais confiança aos profissionais.

Administre melhor o tempo

O controle do tempo é algo difícil, principalmente se existirem muitas atividades a cumprir. Urgências em excesso, por exemplo, adiam os processos intermediários, resultando em problemas administrativos.

A gestão malfeita do tempo pode até mesmo comprometer a viabilidade de um bom projeto. Quando os envolvidos conseguem produzir de maneira mais organizada, os projetos se desenvolvem com mais rapidez e eficiência.

Para otimizar o tempo, muitas vezes é preciso delegar tarefas. A concentração de afazeres nem sempre oferece os melhores resultados, já que sobrecarrega um determinado gestor, funcionário ou grupo.

Atente para os custos

Os problemas podem surgir devido à má administração dos custos. Por isso, é fundamental elaborar corretamente o orçamento do projeto e respeitá-lo durante toda a sua execução. Quando o projeto está adequado ao total de dinheiro disponível, a possibilidade de o orçamento estourar é muito baixa.

Entenda a relação entre um bom software e o gerenciamento de problemas

Sem dúvida, a utilização de um software de gestão avançado contribui para o gerenciamento de problemas, favorecendo a aplicação de todas as dicas citadas acima. Ele pode ajudar de diferentes formas.

Permite a automação dos processos

Quando não existe uma boa estruturação para as atividades, os retrabalhos são mais frequentes. Além disso, as tarefas consomem mais tempo do que deveriam e, consequentemente, a produtividade cai. A automação permite que os processos se desenrolem de forma mais ágil e enxuta.

Reduz os erros

Como permite a padronização dos processos, os funcionários têm mais tempo para se dedicar a tarefas mais importantes. Dessa maneira, a empresa pode lidar com o aumento do total de negócios com mais eficiência, dispensando o controle e as atividades manuais.

Também fica mais fácil identificar as ações ideais para cada operação, baseando-se nos dados do histórico e de outras fontes. O resultado é que ocorrem menos erros e imprecisões nas rotinas.

Diminui bastante o retrabalho

Com a centralização e padronização das informações, o gestor tem acesso em tempo real a todas elas. Assim, ele pode ajustar processos e efetivar um planejamento mais eficiente. Por consequência, reduz-se o tempo de trabalho e os gastos operacionais, uma vez que a automação garante o direcionamento correto dos recursos, evitando desperdícios.

Ajuda a respeitar a legislação vigente

Um dos principais benefícios de um software é a adequação à legislação vigente no Brasil. Ele atende às disposições legais específicas e às normas relativas a cada segmento. Assim, ajuda a empresa a cumprir as suas obrigações tributárias.

Ter problemas com os órgãos fiscalizadores do governo é uma das piores coisas que podem acontecer a qualquer organização.

Otimiza o compartilhamento de informações

O sistema oferece a todos os departamentos ou colaboradores de uma equipe específica as mais importantes informações em tempo real, ou seja, atualizadas. Com o software, não há necessidade de reintroduzir dados nem comparar informações de fontes diversas.

Assim, evitam-se problemas de comunicação e os efeitos desastrosos que eles costumam causar. A informação confiável é um valioso ativo intangível que a empresa tem, pois equivale a conhecimento.

Garante a segurança da informação

Perder dados é um problema grave que a empresa pode enfrentar. Eles podem ser corrompidos ou deletados acidentalmente. Contando com um gerenciamento de problemas automatizado, os dados ficam armazenados em um só lugar, com plena segurança.

As informações são atualizadas e passam por um backup regular. Desse modo, não há perigo de perda definitiva dos dados devido a acidentes ou problemas tecnológicos.

O gerenciamento de problemas a partir de um bom software previne contra os principais riscos, fazendo com que a empresa ganhe mais força competitiva e seja mais rápida na tomada de decisões, com soluções prontas e eficazes.

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