A história de Carlos Henrique da Silva com o Project Builder começou há mais de 15 anos, quando ele fazia um curso de gestão de projetos e foi apresentado à ferramenta. Hoje, ele conta com a solução todos dias no seu trabalho como assessor-chefe do escritório de Gerenciamento de Projetos na Iplanrio, da Prefeitura do Rio de Janeiro.

Entre 40 e 45 projetos são concluídos no seu escritório com o suporte do Project Builder a cada ano. Atualmente, são cerca de 50 projetos em andamento. A Iplanrio lida com pelo menos 800 sistemas na prefeitura carioca, em mais de 40 mil computadores e perto de 2 mil unidades administrativas ligadas na rede.

Com tanto trabalho, foi preciso encontrar a ferramenta ideal, que cumprisse com todos os requerimentos de custo, acessibilidade, versatilidade e funcionalidades exigidos pela prefeitura. O Project Builder se encaixou como uma luva para Carlos. Conheça mais sobre essa história!

O que faz a Iplanrio?

A Iplanrio é responsável por todas as responsabilidades de tecnologia de informação e comunicação da Prefeitura do Rio de Janeiro, incluindo os cerca de 800 sistemas utilizados por ela. “É uma infraestrutura muito grande, pois toda a parte de tecnologia de informação da prefeitura passa pela Iplanrio”, explica Carlos.

Se um dos quase 40 órgãos envolvidos precisa de uma solução que envolve tecnologia, eles buscam consultoria da Iplanrio, que tem quatro diretorias:

• sistemas;
• operações;
• administrativa e financeira;
• planejamento e novos negócios.

Ela define os padrões tecnológicos na parte de TI e, dependendo do que será feito, orienta a contratação de serviços externos ou executa com sua própria equipe.

Quando surgiu a necessidade de um software de gestão de projetos?

O escritório de projetos corporativos existe na Iplanrio desde 2006, mas a experiência de Carlos com o Project Builder começou antes disso. Ele conheceu a ferramenta em um curso, em 2003, e no ano seguinte pôde colocar o conhecimento em prática como gerente de informática da Procuradoria Geral da prefeitura.

“Na época, criei um escritório de gerenciamento de projetos e fiz uma licitação de ferramenta, treinamento e consultoria. A Project Builder venceu o processo e passei a utilizar desde então”, relembra Carlos.

Em 2006, o profissional foi chamado para o cargo de diretor de Pesquisa e Desenvolvimento da Iplanrio. Ele implementou o escritório de projetos tecnológicos da empresa e fez uma nova licitação, pois identificou que, assim como na Procuradoria Geral, era preciso um software para gerenciar os projetos.

Mais uma vez, o Project Builder foi o vencedor. “Desde então, a ferramenta começou a ser utilizada para o escritório com visão corporativa. Todos os projetos da empresa são gerenciados pelo sistema”, conta ele.

Como o Project Builder é utilizado na gestão de projetos da Iplanrio?

O time de Carlos criou uma metodologia de gerenciamento de projetos na Iplanrio inspirada nas boas as práticas do PMI — Project Management Institute. Mas, mesmo com um método um pouco diferente do convencional, a equipe percebeu que o Project Builder se encaixa perfeitamente nas necessidades do órgão.

“Uma das coisas que a ferramenta ajuda é dar uma visão de todos os projetos que a empresa tem”, destaca Carlos. Essa visibilidade permite que, mesmo com um time enxuto, o escritório consiga dar suporte para todo o volume de projetos da Iplanrio.

“A minha equipe tem cinco pessoas que dão conta do gerenciamento de projetos. O gerenciamento é feito pelas as áreas administrativas, mas temos reuniões periódicas para verificar onde estão os problemas associados aos projetos”, detalha.

Como o software ajuda na visão estratégica da Iplanrio?

A principal vantagem do Project Builder, segundo Carlos, foi a possibilidade de ter uma visão clara do portfólio de projetos. Com isso, consegue-se detectar os problemas rapidamente e reportar à diretoria para apoiar a tomada de decisão.

“Cada diretor tinha a visão do seu projeto, mas não era transparente a todos. O primeiro grande benefício é a visão holística, global e corporativa de todos os projetos da organização e parte do gerenciamento de portfólio”, pontua ele.

Outro benefício que se destaca no Project Builder é a capacidade de customização. É possível criar colunas e campos personalizados para atender às necessidades imediatas e específicas, como alguma contratação externa ou a categorização do projeto.

Carlos também destaca a possibilidade de utilização de métricas de pontos e função para criar indicadores na ferramenta, que permitem saber se o projeto está cancelado ou suspenso e qual o motivo. “Também é possível criar campos e extrair métricas associadas ao projeto, como a categoria do motivo do atraso. Sabendo o tipo de problema, facilita bastante para a diretoria agir de forma rápida”, considera.

Com os registros do Project Builder, a visibilidade e a transparência das tarefas fica muito clara. “Toda semana, o líder do projeto tem que informar um registro na versão dele de como está o andamento do projeto e criar uma avaliação. Atualizamos isso com ícones no dashboard para fazer o monitoramento e o controle, que melhoraram com as informações do Project Builder”, avalia Carlos.

Como é a relação entre a Iplanrio e o Project Builder?

A satisfação de Carlos e da Iplanrio com o Project Builder é alta. A ferramenta é elogiada por possibilitar o trabalho remoto e, com isso, reduzir custos. “Trabalhando de casa, o profissional pode saber como está o projeto e fazer notificações”, aponta ele.

Além disso, sempre que foi necessário, o time de suporte do Project Builder se fez presente e atendeu às solicitações da Iplanrio. Quando foi preciso implementar funcionalidades de Business Intelligence customizadas, por exemplo, o módulo foi desenvolvido especialmente para atender às necessidades da Iplanrio.

O sucesso do Project Builder na Iplanrio chama a atenção. “Há vários órgãos públicos e privados que vieram assistir à implantação e conhecer a metodologia da ferramenta”, ressalta Carlos.

Com mais de 15 anos utilizando o Project Builder, o profissional não pensa em trocá-la por nada. O sucesso e os bons resultados, aliados ao suporte presente da empresa, garantem a satisfação e o cumprimento das demandas da Iplanrio.

Agora que você já conhece mais sobre como o Project Builder é utilizado na prática na gestão de projetos, que tal aproveitar para começar a utilizar agora? Esperamos o seu contato!