O guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos PMBOK apresenta uma série de processos, técnicas e ferramentas de usos múltiplos. Os capítulos sobre gerenciamento de integração, por exemplo, auxiliam na comunicação e trazem benefícios que podem ser adaptados para a gestão de qualquer tipo de projeto.

Os profissionais da área que optam pelo uso desse guia potencializam suas chances de sucesso, já que todos os padrões ensinados foram testados e aprovados na prática pelos nomes mais experientes do mercado.

Neste artigo, vamos abordar como funciona a área de conhecimento do PMBOK: gerenciamento de integração voltada para projetos. Continue lendo e fique inteirado sobre o assunto.

O que é o gerenciamento de integração?

Quem tem a responsabilidade de gerenciar as expectativas dos clientes e atender aos requisitos do projeto precisa contar com um bom nível de integração entre as partes interessadas do início ao fim do trabalho.

Dessa forma, com diversos processos e tarefas, a área de gerenciamento da integração do projeto tem alta relevância profissional. Sua atuação abrange desde a elaboração do escopo, passando pelo monitoramento e controle do projeto, e termina na organização dos materiais finais, bem como no registro das lições aprendidas.

A comunicação é não só parte integrante, mas também fator fundamental em um escritório de projetos. Imagine um ambiente marcado pela má comunicação entre os gerentes funcionais e de projeto?

Se eles não conseguem chegar a um consenso claro sobre a utilização de recursos, é possível que duas tarefas importantes sejam alocadas para o mesmo item.

Mas o gerenciamento da integração do projeto evita esse tipo de ocorrência, já que exige que as decisões sobre alocação de recursos sejam tomadas. Junto a isso, objetivos conflitantes são estudados, ao passo que as dependências mútuas entre as áreas de conhecimento passam por um gerenciamento.

Por que a integração dos processos é importante?

Não é possível encarar a integração das áreas de conhecimento dentro de um projeto como uma missão simples. Pelo contrário: associar tempo, escopo, custos e recursos exige dedicação exclusiva, sem falar na experiência e técnica profissional.

Assim, quando se trata do gerenciamento de integração, é preciso pensar na unificação de todos os processos previstos no plano do projeto. Como exemplo, você pode tentar responder às seguintes questões:

• O orçamento do projeto combina com a quantidade de recursos alocados?
• O risco cresce enquanto o tempo passa?
• Em quanto tempo as aquisições devem ser feitas?
• Há riscos envolvidos no fator qualidade?

Tudo precisa se manter interligado para que não haja conflitos durante a execução do projeto. Desse modo, todas as vezes em que o planejamento estiver pronto, revise o que foi estipulado e busque por pontos problemáticos. Você verá que, quando não há integração, os momentos conflitantes tendem a ser ainda mais alarmantes.

Que benefícios o gerenciamento de integração em projetos proporciona?

Quer entender melhor as vantagens do gerenciamento de integração? Dê uma olhada nos tópicos a seguir.

Melhoria na comunicação

Como falamos, a eficiência comunicativa é uma das principais vantagens do processo de gerenciamento de integração. O bom diálogo entre o gerente e os demais colaboradores é fundamental para o sucesso da rotina, evitando retrabalho, desgastes pessoais e custos desnecessários.

Prevenção criativa

Outro benefício dessa prática está no surgimento de soluções criativas antes que os problemas de fato aconteçam. Expor as eventuais dificuldades e os objetivos conflitantes obriga os envolvidos a levantarem as melhores formas para resolver tais equações.

Quando ninguém se importa devidamente com esse processo de avaliação, as crises pegam o gerente e a equipe de surpresa. Portanto, nada melhor do que avistar os percalços do caminho com antecedência e agir de modo preventivo.

Definição e acompanhamento programático

O trabalho com prazos apertados é uma realidade problemática que só se resolve com o estabelecimento de um cronograma eficaz logo no começo do projeto. O processo de gerenciamento de integração organiza e define datas-limite para cada tarefa, além de incentivar o monitoramento dos momentos em que cada passo deve ser cumprido.

Quais são os processos envolvidos no gerenciamento da integração?

O gerenciamento da integração é dividido em seis etapas (que interagem entre si). A seguir, veja quais são elas.

1. Preparação do termo de abertura do projeto

No primeiro passo, o foco é a elaboração de um documento que libera o início do projeto ou de uma fase. Trata-se do Termo de Abertura do Projeto (TAP), visto como o pontapé necessário para o planejamento do que se espera com o trabalho. Isso também significa que todos os requisitos iniciais, com as partes interessadas, devem ser documentados.

2. Desenvolvimento do plano de gerenciamento

A importância dessa etapa está em definir como será conduzida a gestão do projeto. São documentadas todas as ações necessárias para estabelecer, preparar, integrar e gerir os planos de todas as áreas de conhecimento. Ou seja: os possíveis subplanos inclusos no projeto devem ser consolidados e executados em sincronia.

3. Orientação e gerenciamento da execução

Como o próprio nome anuncia, essa fase é responsável pela condução, com especificações e orientações a respeito da execução das tarefas previstas. O gestor deve monitorar os detalhes do projeto quanto a:

• alocação de recursos;
• desempenho;
• aspectos técnicos;
• mudanças;
• aquisições necessárias;
• possíveis ações corretivas.

4. Monitoramento do trabalho realizado

Trata-se de acompanhar e regular o projeto para checar se os objetivos definidos no início estão sendo atingidos. Essa etapa é fundamental para a identificação de potenciais em tempo, recursos, resultados e escopo do projeto.

5. Controle integrado das mudanças

No quinto processo, as Solicitações de Mudança são analisadas. A partir de um fluxo definido, promovido e conhecido por todos, esses pedidos podem ser aprovados ou rejeitados. A grande vantagem é que as solicitações são tratadas de modo integrado, reduzindo os impactos na entrega final do produto ou serviço.

6. Encerramento do projeto ou da fase

A última etapa cuida do encerramento formal do projeto (ou de uma fase), apontando a conclusão de todas as aquisições, atividades e desmobilizações. Com isso, os recursos destinados ao trabalho são liberados e realocados em outras ações.

Em busca de aumentar os níveis de harmonização e comunicação entre as áreas envolvidas, é importante que a integração marque presença em todos os tipos de projetos.

Como vimos, o gerenciamento de integração do projeto engloba a coordenação de todos os processos e interfaces das áreas do conhecimento inclusas em seu ciclo. Como resultado, as organizações tendem a alcançar seus objetivos com mais segurança, agilidade e qualidade nas etapas interligadas.

Quer entender como é possível alavancar toda a gestão de projetos com uma única solução tecnológica? Peça uma demonstração do Project Builder agora mesmo e simplifique seu trabalho!