O gerenciamento de aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK mais empregadas na gestão. Independentemente do porte do planejamento, essa administração está ligada à imagem do fornecedor, personagem de alta relevância para a realização dos projetos, seja fornecendo serviços ou recursos.

Surgindo como uma boa prática capaz de fazer com que o gestor se mantenha dentro dos objetivos do programa, o gerenciamento de aquisições atua na redução de impactos significativos para o cumprimento do planejamento.

Não são poucos os casos em que o fracasso de fornecedores de equipamentos, materiais ou serviços comprometeu a realização do projeto. Portanto, é preciso saber o que fazer para evitar problemas nesse relacionamento que é vital para o sucesso. Continue acompanhando este artigo para descobrir.

O que é o gerenciamento de aquisições do projeto

O gerenciamento de aquisições em projetos é um tipo de gestão que busca facilitar a construção e a manutenção das relações entre cliente e fornecedor. Nesse ponto, estamos falando de um relacionamento comercial sólido e equilibrado para que o projeto seja bem-sucedido.

Por conta do constante aumento da terceirização de serviços, a gestão das aquisições trata de uma das áreas de conhecimento mais relevantes nas empresas. De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto abarca os procedimentos necessários para a compra ou aquisição de serviços, produtos ou resultados externos.

Nesse caso, seus principais envolvidos são:

• vendedor: fornecedor, subcontratada, contratada, prestador de serviços ou fornecedor;

• comprador: cliente, empresa compradora, contratante, órgão governamental, solicitante do serviço.

A centralização e descentralização das aquisições

A importância desse gerenciamento está expressa nas práticas de aquisições da organização. Dependendo de como a empresa define sua estratégia e organiza o próprio planejamento, é possível que a gestão seja conduzida de duas formas opostas: centralizada ou descentralizada.

Uma instituição acostumada com a centralização das compras, trabalhando com uma área central desenvolvida apenas para isso, toma a responsabilidade pelo gerenciamento de aquisições para todos os projetos que existem na organização.

Quando essa gestão encontra um caminho descentralizado, isso significa que é o gerente de projeto e a equipe engajada no gerenciamento que cuidam das aquisições referentes ao projeto em que estão trabalhando, sempre sob supervisão gerencial.

Sendo assim, o fluxo de gerenciamento desenvolvido pelo PMBOK é uma garantia extremamente útil na organização das etapas que asseguram o relacionamento forte com os fornecedores. Essa segurança se reflete como uma vantagem crucial nos escritórios de projeto que dão atenção aos processos, que dependem de laços bem amarrados com as partes interessadas.

Como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens obtidas por quem decide administrar as aquisições, usaremos alguns parágrafos para mostrar como a teoria se aplica à prática. Segundo o Guia PMBOK, existem seis processos incluídos na área de conhecimentos dessa gestão específica. Continue lendo para conhecer brevemente como elas funcionam e se relacionam entre si:

Planejamento de compras e aquisições

Essa etapa consiste na definição do que, como, quanto e quando adquirir, de modo que todas as entregas previstas na Estrutura Analítica de Projeto (EAP) sejam cumpridas devidamente.

Planejamento de contratações

Nessa fase, é elaborada uma especificação descrevendo em detalhes o trabalho a ser realizado ou os produtos a serem entregues. Ela precisa ser redigida de maneira que os fornecedores a serem consultados compreendam aquilo que será fornecido, e possam elaborar suas propostas de atendimento.

Solicitação de respostas de fornecedores

Nesse momento a solicitação de proposta e respostas é feita aos potenciais fornecedores. Vale lembrar que, ao coletar as respostas, o gerente já deve se analisá-las prevendo que a escolha da proposta mais vantajosa será feita, com base na aplicação dos critérios de avaliação obrigatórios e classificatórios.

Seleção de fornecedores

Assim que um fornecedor é selecionado, se inicia a fase da negociação. É ainda nesse momento em que são mantidas tratativas junto ao fornecedor em busca de melhorias nas condições técnicas e comerciais apresentadas.

Administração do contrato

Por fim, é gerado o contrato. Ele significa uma das saídas mais importantes do processo. Sua administração é tida como uma etapa crítica no gerenciamento de aquisições do projeto, já que qualquer falha poderá acarretar em impactos financeiros, técnicos ou mesmo legais.

Encerramento do contrato

Quando o contrato acaba, é feito um balanço geral para a confirmar:

• se todas as obrigações financeiras provenientes do contrato foram liquidadas;
• se todos os serviços e produtos foram entregues e aceitos segundo o contrato;
• se os dados relativos ao contrato e à performance do fornecedor foram atualizados e arquivados;
• se as lições aprendidas foram documentadas.

Os motivos para apostar o gerenciamento de aquisições do projeto

Apesar de você já ter lido sobre vários benefícios ao longo do texto, separamos um tópico para ressaltar quais são essas razões principais. Um dos grandes motivos pelo qual as organizações têm focado nesse processo, está na conclusão de que elas precisam diminuir os custos de insumos utilizados se quiserem garantir o sucesso dos projetos.

Para chegar em um lugar de competitividade no mercado é preciso ter muito mais do que apenas preços competitivos ou demandas intensas. O gerente de projetos que se coloca à frente precisa entender que a otimização dos processos é o acelerador da produtividade. Se estiver unida com a boa gestão de custos, o casamento será perfeito.

Além disso, não podemos nos esquecer de que o acordo estabilizado entre cliente e fornecedor é um dos objetivos mais fortes do gerenciamento de aquisições. Assim, a teoria aplicada à prática determina o que é necessário ser adquirido e de quem. Depois, ela analisa os fornecedores e seleciona quem mais importa, executando negociações, gerindo os contratos, pagamentos, entregas e encerramento.

Por fim, outra causa fundamental é o apoio no controle de mudanças quando necessário. Esse auxílio fica baseado em acordos, buscando sempre atender às necessidades do projeto e cumprir o regulamento entre os membros.

Como vimos no artigo, o processo de planejamento do gerenciamento das aquisições define saídas importantes e tem um papel importantíssimo na comunicação entre o cliente e fornecedor. Uma interlocução que merece cuidados especiais desde o primeiro contato até o encerramento contratual.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a hora de você tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com base em dados concretos. Assista agora a essa demonstração do Project Builder e descubra uma solução única capaz de alavancar sua administração.