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Passo a passo para fazer um plano de projeto completo e eficiente

A criação e execução de um projeto passa por várias etapas. Do planejamento à avaliação final, muitos são os momentos em que o gestor se comunica com o time, faz revisões e avalia se tudo está correto.

E, para que a orientação seja bem-feita, o plano de projeto entra em ação. Ele garante que as estratégias de gerenciamento atinjam os resultados esperados. Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura!

O que é plano de projeto?

O plano de gestão de um projeto (ou apenas plano do projeto) é um documento que lista todos os fatores que estão envolvidos em um projeto. Isso inclui os seus stakeholders, os prazos e métricas de performance. Assim, a gestão pode ter uma orientação mais clara e precisa sobre o que é necessário para atingir os resultados esperados ao término de cada etapa.

Também estão incluídos no projeto itens como as ferramentas que serão utilizadas, os objetivos e os riscos que fazem parte de cada etapa. Dessa forma, os times podem se preparar com antecedência.

Como o plano de gestão de projetos impacta nos resultados?

O plano de gestão de projetos é crucial para a qualidade de cada etapa e a manutenção de um bom fluxo de trabalho. Por meio dele, as equipes podem manter uma rotina de mais agilidade, evitar riscos e avaliar a melhor maneira de atingir os resultados.

Os custos também caem. Com mais apoio ao planejar cada tarefa, é possível evitar erros e a necessidade de refação. Assim, os prazos são mantidos e o negócio pode entregar os resultados esperados sem dificuldades.

Como criar um bom plano gestão de projetos para o seu negócio?

A criação do plano de gestão do projeto é um processo complexo e precisa ser feito com os líderes de todas as equipes. Também é importante que o gestor tenha uma visão abrangente sobre cada etapa. Assim, o documento consegue cobrir todos os fatores que são importantes para atingir os objetivos.

Veja abaixo os elementos que devem fazer parte do seu plano de projeto!

Cabeçalho

O cabeçalho lista os itens básicos do projeto e da sua documentação, como:

  • o título do documento;
  • a data de produção do plano de projeto;
  • os objetivos estratégicos do projeto;
  • a ID do projeto;
  • o destinatário final do projeto;
  • os patrocinadores do projeto;
  • o gerente do projeto.

Introdução

Na introdução, é feita uma apresentação geral do projeto. Ela contextualiza o projeto em seus aspectos mais tradicionais, como a justificativa, os benefícios, os objetivos e uma descrição geral.

Escopo

A gestão do escopo é um dos pontos mais importantes de qualquer projeto. Ela define os limites de atuação dos times e a cobertura de suas atividades. Portanto, deve ser estabelecida com todos os profissionais responsáveis pelo projeto.

Um bom escopo é claro e objetivo. Deve ser transparente, ou seja, com uma definição de fácil entendimento. Além disso, precisa ser alcançável e baseado no perfil dos envolvidos com o projeto.

Prazos

Os prazos auxiliam na definição de cronogramas e no planejamento de todos os times. Por isso é importante que eles sejam listados previamente, evitando que atrasos ocorram ou haja sobrecarga de trabalho.

Uma boa definição de cronograma auxilia o negócio a ter uma melhor distribuição de recursos. Quando todos sabem como e quando entregar resultados, fica mais fácil para o gestor direcionar tarefas e ferramentas.

Se necessário, a empresa pode utilizar métricas para avaliar a aderência de cada time aos seus prazos. Dessa forma, gargalos são identificados com agilidade e as medidas de correção de falhas podem ser aplicadas com rapidez.

Custos

O gerenciamento de custos é um ponto crítico para qualquer projeto. Se bem executado, evita desperdícios, torna os times mais eficazes e melhora o uso dos recursos disponíveis.

Além disso, o provisionamento de recursos financeiros é feito de modo mais inteligente. A companhia tem mecanismos para identificar quais são os gastos envolvidos em cada etapa e, assim, direcionar com mais qualidade as verbas necessárias para o fluxo de trabalho se manter com alto nível de continuidade.

Na definição dos custos, a empresa também pode colocar os riscos capazes de afetar o projeto. Gastos inesperados causados por atrasos, erros ou falhas em equipamentos devem ser listados. Junto a esses fatores, é importante que o gestor também enumere as medidas de prevenção e mitigação de tais falhas.

Os indicadores de qualidade e resultados esperados

Nesse item deve conter tudo aquilo que está relacionado com os objetivos do projeto e os seus índices de qualidade básicos. Assim, facilita para o gestor identificar se os objetivos foram alcançados e as rotinas estão dentro dos padrões esperados.

Nesse sentido, os indicadores de qualidade devem ser listados em conjunto com outros fatores. Isso inclui a tolerância à falta de aderência, os métodos de medição e os impactos que a baixa qualidade pode ter no projeto.

Além disso, a companhia também deve determinar o intervalo em que os indicadores serão listados. Por fim, esse item deve conter, também, as métricas-chave de performance, uma vez que são os principais indicadores de performance.

Recursos humanos e operacionais

É importante que o plano do projeto também descreva os recursos necessários para que cada etapa atinja os seus objetivos. Portanto, devem constar tanto as ferramentas que serão utilizadas em cada etapa (como sistemas de distribuição de tarefas) como as metodologias de gestão e os profissionais de cada time.

Riscos operacionais

Também devem ser citados os riscos operacionais. Isso auxilia a empresa a ter uma visão clara do que pode afetar negativamente os resultados do projeto e, assim, estruturar medidas de prevenção e mitigação de vulnerabilidades.

Os riscos devem ser analisados continuamente. Conforme o projeto evolui, novos desafios podem surgir e, nesse cenário, é importante que o negócio esteja pronto para lidar com cada um deles.

Com um plano de projeto transparente e bem estruturado, todos os processos ganham qualidade. O planejamento se torna mais eficaz e os erros menos frequentes. Com uma melhor distribuição de recursos, é mais tranquilo os times executarem suas atividades dentro dos prazos propostos.

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