Todo bom gestor de projetos sabe que seu trabalho começa a partir de uma definição clara e suficientemente detalhada do produto ou serviço que deverá executar. Essa definição se traduz, em um primeiro momento, na proposta de projetos, documento fundamental para comunicar o que a empresa se propõe a desenvolver.

Uma proposta de projeto tem como objetivo apresentar os pontos principais que uma empresa pretende abordar com determinado projeto. Esse documento serve para negociações internas e externas, constituindo uma ferramenta que auxilia na busca de investidores ou de aprovações dentro da própria organização.

Em termos de informações, uma proposta de projeto deve contar com pontos essenciais como objetivo, escopo, cronograma e investimentos, além de outros dados que a equipe julgue necessários para comunicar a natureza do projeto. Seu principal fim é a comunicação, por isso o documento deve ser claro e conciso.

Continue lendo, e saiba como criar uma proposta desse tipo.

O que deve ser incluído na proposta de projetos

Uma proposta de projetos não é um termo de abertura. Apesar de incluir algumas informações similares, a proposta de projetos é um instrumento de negociação, utilizado para buscar investidores ou solicitar aprovações.

Por outro lado, o termo de abertura é um documento emitido após a aprovação do projeto, cuja finalidade é autorizar formalmente seu início e conferir autoridade ao gestor de projeto responsável por realizá-lo. A proposta de projetos antecede o termo de abertura, o qual é elaborado após a aprovação da proposta.

Dessa forma, é importante não confundir os dois documentos e entender sua natureza complementar. Uma proposta de projeto deve incluir algumas das informações que servirão para elaborar seu termo de abertura, já que ele será usado para autorizar formalmente a execução do projeto, ao definir seus objetivos, requisitos, restrições, entregáveis e cronograma.

Porém, tal proposta também deve ser construída de maneira a convencer e persuadir, já que será ela a responsável por vender o projeto aos seus investidores. A seguir, listamos os principais elementos que uma proposta de projetos deve conter.

1. Identificação das partes envolvidas

Por quem a proposta é apresentada? A quem se destina?

Uma proposta de projetos deve começar pela identificação das partes envolvidas. É necessário saber quem apresenta a proposta, assim como identificar o destinatário. O documento pode ser destinado a pessoas físicas ou jurídicas, funcionários da empresa ou investidores externos, patrocinadores ou responsáveis pela aprovação.

2. Objetivo do projeto

Qual valor o produto ou serviço deverá entregar?

Essa pergunta é o aspecto mais importante da proposta e deve ser respondida com clareza e detalhamento. A essência de um projeto é entregar valor, e o resultado esperado deve ser conhecido antes de qualquer outro ponto.

Para responder a essa questão, uma boa técnica é definir objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com um tempo definido).

3. Cronograma

Quando o projeto será entregue?

Essa informação também é essencial para uma proposta de projetos. Em conjunto com o escopo e os custos, o tempo forma a chamada tríplice restrição em projetos, e, portanto, esses aspectos não podem faltar no documento.

O cronograma presente em uma proposta é uma estimativa inicial, e a profundidade dos detalhes vai depender do tipo de projeto. Se o volume de trabalho é grande e o prazo é largo, pode ser interessante preestabelecer entregas parciais já nessa fase.

4. Análise do problema

Por que o projeto será executado?

Projetos não são executados sem motivos. Geralmente, estão alinhados a um planejamento estratégico, seja esse da própria empresa ou de um cliente externo. Por isso, é importante mostrar a análise que motivou a proposição do projeto com argumentos para os motivos pelos quais ele deve ser realizado. Uma boa análise do problema contribuirá para o sucesso da negociação e, consequentemente, a aprovação do projeto.

5. Detalhamento do escopo

O que será entregue?

O escopo também faz parte da tríplice restrição e deve estar claro desde o início. É necessário definir, mesmo que em alto nível, os resultados de cada etapa e as características do produto ou serviço final. Além disso, também é aconselhável citar quais metodologias serão utilizadas.

6. Investimento

Quanto o cliente deverá pagar?

Outro aspecto dos mais importantes, o investimento define quanto custará o projeto. Essa informação deve ser mostrada de forma clara e pode ser representada em diferentes formas de pagamento (valor total, entrada + parcelas, pagamentos por entrega, entre outros).

7. Apresentação da empresa / profissional

Quem, afinal, está apresentando a proposta de projeto?

Esse tópico não é obrigatório, porém pode ser interessante utilizá-lo. Nele, pode-se incluir uma apresentação da empresa ou do profissional. Essa apresentação pode mostrar currículos resumidos, missão, visão e valores, assim como informações de contato.

Quais são as boas práticas para criar uma proposta de projetos

Uma proposta de projetos deve, antes de tudo, ser simples e concisa. O documento deve abordar os tópicos fundamentais com clareza e objetividade, em uma estrutura de fácil entendimento. As partes envolvidas devem entender muito bem seus direitos e deveres, e para isso é importante priorizar a transparência na comunicação.

Além disso, também é importante dedicar esforços ao design e apresentação da proposta. Em um mercado de alta competitividade, apresentar um documento diferenciado, atraente e de acordo com o público-alvo pode ser decisivo na hora de competir com outros profissionais e empresas.

Elaborar uma boa proposta de projetos é essencial para conseguir a aprovação de suas ideias por investidores, patrocinadores e tomadores de decisão. Sendo assim, é necessário compreender que tal documento é um instrumento de negociação e, portanto, deve ser bem estruturado, persuasivo e estar alinhado ao planejamento estratégico da empresa ou cliente.

Com respeito à apresentação, tal documento deve ser conciso e transparente. Além disso, torná-lo atrativo ao olhos, com um design direcionado ao público-alvo, é um diferencial que agrega valor à ideia.

Por fim, também é importante lembrar que a proposta de projetos, uma vez aprovada, deverá pautar o desenvolvimento de toda sua execução, motivo pelo qual aspectos como objetivos, escopo, custos e prazos devem estar bem definidos.

Para criar uma boa proposta de projetos, nada melhor do que um software de gerenciamento de projetos, que otimize todo o seu trabalho e da sua equipe! Ficou interessado? Então confira o nosso vídeo de demonstração e saiba como atingir seus objetivos corporativos!