No contexto empresarial, nada é mais produtivo do que ter as pessoas certas trabalhando nas funções mais adequadas ao seu perfil. Quando um funcionário tem a chance de desenvolver atividades que gosta e que estão dentro de seu conjunto de habilidades, tudo flui de maneira natural. Automaticamente, o desempenho melhora e os resultados aparecem.

Por outro lado, quando um profissional não está atuando no lugar correto, surgem diversos problemas, como falta de motivação, queda de produtividade, estagnação, atrasos e sobrecarga. Para solucionar essas questões é imprescindível utilizar a alocação de colaboradores de forma estratégica.

Neste artigo, vamos compartilhar com você cinco dicas para alocar melhor os seus funcionários dentro do ambiente organizacional. Confira a seguir!

1. Reconheça os talentos de cada pessoa

Cada colaborador é único como pessoa e como profissional. Consequentemente, possui talentos singulares que podem ser identificados a partir de uma boa observação.

No dia a dia de uma empresa, é normal que diversas habilidades e paixões dos funcionários passem despercebidas. Contudo, é dever do gestor ficar atento àquilo que cada funcionário desempenha com excelência.

Digamos que uma pessoa trabalhe na área de vendas (e esteja apresentando um desempenho limitado), mas tenha como hobby o desenho. Pode ser que uma realocação para a área de design faça com que o colaborador encontre mais satisfação, produzindo mais e evoluindo junto com a empresa.

2. Converse com os colaboradores

Por mais que os gestores estejam dispostos a observar e identificar talentos, nem sempre fica fácil perceber onde cada pessoa se encaixa melhor. Pode soar irônico, mas muitas vezes não nos damos conta de que podemos simplesmente perguntar.

Procure conversar periodicamente (pode ser de maneira informal e descontraída) com cada integrante da sua equipe, buscando compreender como eles estão se sentindo em relação ao trabalho. Aproveite para questionar sobre o que eles gostam de fazer, quais são suas ambições profissionais e assim por diante.

Em certos casos, vale a pena perguntar diretamente para a pessoa qual seria o cargo dos sonhos dela. É provável que essas conversas tragam à tona novas possibilidades que poderão ser testadas dentro da organização.

3. Experimente novas configurações

Nenhuma mudança que ocorre dentro da empresa tem que ser definitiva. Como gestor, você pode encarar a alocação de colaboradores como um assunto em evolução constante. Afinal, a estrutura da companhia estará sempre mudando e sendo aprimorada, assim como a carreira de cada funcionário.

Sendo assim, não tenha medo de fazer testes e experimentar novas configurações nas funções da sua equipe. Você pode, por exemplo, realocar alguém por algumas poucas semanas e, ao final desse período, avaliar quais foram os resultados — tanto para a empresa como para o colaborador.

O mais indicado nesse processo é ser transparente com o time, mostrando que as mudanças são feitas para o benefício de todos. É importante também deixar claro que uma realocação não significa que existe algo errado, mas sim que a instituição busca melhorias constantes.

4. Aprenda com os problemas

Quando um colaborador começa a cometer uma série de erros ou atrasar as entregas das tarefas, normalmente é sinal de que existe um problema mais profundo. Em alguns casos, o funcionário pode estar sobrecarregado; em outros, pode estar desmotivado na sua atividade (seja no cargo como um todo ou na função de um projeto específico).

Erros são parte natural do processo de alocação de colaboradores. O que não pode acontecer é fechar os olhos e fingir que nada aconteceu. Mais uma vez, uma conversa pode ser de grande ajuda.

A partir da identificação das causas dos imprevistos, o responsável pela gestão de projetos pode redistribuir tarefas, realocando os responsáveis pelos trabalhos sempre que necessário. O foco não deve ser buscar culpados, mas sim implementar melhorias.

5. Monitore a produtividade

Só é possível melhorar aquilo que você conhece e acompanha. Por isso, uma das práticas fundamentais para uma alocação de colaboradores eficiente é o gerenciamento do cronograma e o monitoramento constante das informações sobre o andamento das tarefas. Quando o gestor tem uma visão clara da evolução das atividades, fica muito mais fácil identificar problemas e solucioná-los.

Também torna-se possível dar prioridade ou urgência a certos trabalhos. Por exemplo, se você nota que um prazo de entrega está se aproximando e a equipe está atrasada, pode realocar um colaborador temporariamente para o projeto em questão.

Uma dica simples para implementar esse ponto é deixar os cronogramas disponíveis para toda a equipe (de preferência em uma parede bem visível) ou de forma mais moderna, em um software colaborativo de gerenciamento de projetos. Assim, os próprios colaboradores podem ajudar a atualizar o status de cada atividade e mantê-lo informado sobre qualquer contratempo.

Vantagens de uma boa alocação de colaboradores

Retenção de talentos

Todas as pessoas querem ter uma chance de mostrar as suas capacidades. Porém, quando um colaborador está mal alocado ou passa muito tempo realizando tarefas repetitivas, a motivação e a satisfação caem drasticamente. Como consequência, o profissional começa a cogitar mudar de empresa e buscar outras oportunidades profissionais.

Redução de custos

Sabemos que no Brasil, especialmente por conta dos impostos e obrigações trabalhistas, as folhas de pagamento têm um grande peso no orçamento das empresas. Além disso, as próprias contratações são custosas, já que é necessário despender tempo para os processos seletivos.

Quando uma equipe está bem alocada, o turnover e a necessidade de novas contratações diminuem. Em alguns casos é possível até mesmo ter uma equipe mais enxuta, já que o rendimento de cada profissional aumenta.

Otimização do tempo dos projetos

Cada projeto que é desenvolvido dentro de uma empresa exige um tempo de aprendizado. Ao receber uma tarefa, os colaboradores precisam se familiarizar com o assunto e tirar dúvidas antes de colocar a mão na massa.

Porém, quando a alocação de colaboradores é adequada, as pessoas conseguem reduzir esse tempo de adaptação e começar o projeto o quanto antes. Isso porque as tarefas são distribuídas para quem tem mais afinidade ou experiência em relação ao assunto.

Como você deve ter percebido ao longo deste artigo, a correta alocação de colaboradores é essencial para garantir a produtividade das equipes, devendo ser encarada como um ponto estratégico. Além disso, ela é um dos alicerces para reter talentos e manter o engajamento da equipe em alta.

E você, como lida com a alocação de colaboradores na sua empresa? Deixe um comentário para a gente contando as suas experiências!

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